در دنیای کسب و کار بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند حقوق کارکنان خود را به صورت ساعت‌مزد پرداخت کنند. کارکنان کسب و کارهای مختلفی از کارگاه‌ها گرفته تا ادارات و بیمارستان‌ها ممکن است به صورت ساعت مزد کار کنند. از این جهت ضرورت استفاده از ابزاری ساده برای مدیریت حضور و غیاب‌ها برای مدیران اهمیت بسیاری دارد. به طور معمول مدیر یا مسئول بخش کارکنان باید بتواند ماهیانه گزارش حضور و غیاب‌های کارکنان را مشاهده کند تا بتواند بر اساس کارکرد آنها حقوق‌شان را پرداخت کند.

در این مطلب می‌خواهیم ابزارهای مختلف برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان را بررسی و مقایسه کنیم.

عدم نیاز به وسایل اضافه در صورت استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب

در صورتی که از نرم‌افزار حضور و غیاب استفاده می‌کنید نیازی به استفاده از وسایل اضافه مانند دستگاه حضور و غیاب یا دفتر و خودکار برای ثبت دستی ورود/خروج‌ها نخواهید داشت. اگر از روش ثبت دستی استفاده می‌کنید حتما می‌دانید که محاسبه ورود/خروج کارکنان و مجموع ساعات کاری که با تفاضل ورود/خروج روزانه به دست می‌آید, بسیار طاقت فرسا است. دستگاه حضور و غیاب نیز علاوه بر هزینه دستگاه و برق, نیاز به پشتیبانی دارد.
تعداد کمی نرم‌افزارهای حضور و غیاب وجود دارند که با کمک آنها و بدون استفاده از دستگاه بتوانید حضور و غیاب نیروی کاری خود را مدیریت کنید. از جمله این نرم‌افزارها می‌توان به Clockspot, Microsoft excel, Tsheets یا نرم‌افزارهای ایرانی “تایمنیکس” و “ایشلی” که در سالهای اخیر ارائه شده‌اند, اشاره کرد.

پیشگیری از تقلب در دستگاه‌ حضور و غیاب و نرم‌افزار حضور و غیاب

تقلب یکی از مباحث مهم در زمینه ابزارهای مدیریت حضور و غیاب است که برای مدیران و کارفرمایان نیز مهم است. آمار نشان می‌دهد که تعداد زیادی از کارکنان برای ثبت ورود/خروج خود تقلب می‌کنند یا ورود/خروج آنها به صورت صحیح ثبت نمی‌شود. البته این امر بیشتر در روش ثبت دستی یا دستگاه‌های کارتی ممکن است اتفاق بیافتد.
در صورت استفاده از دفتر ۲ نوع تقلب ممکن است اتفاق بیافتد: تقلب در ثبت ساعت صحیح, امکان تقلب و ثبت ساعت برای همکار.
در دستگاه‌های حضور و غیاب نیز بسته به نوع دستگاه امکان حادث شدن تقلب وجود دارد. مثلا در دستگاه‌های کارتی امکان دارد همکاران برای یکدیگر ورود یا خروج ثبت کنند. مطمئن‌ترین نوع دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی یا تشخیص چهره‌ای هستند.
نرم‌افزارهای حضور و غیاب نیز به روش‌های مختلفی از تقلب جلوگیری می‌کنند. برخی از این نرم‌افزارها فقط در نقطه جغرافیایی مشخص یا با IP مشخص امکان ثبت ورود/خروج می‌دهند.

عدم نیاز به پشتیبانی و تعمیرات در نرم‌افزارهای حضور و غیاب

نرم‌افزارهای حضور غیاب در مقایسه با دستگاه حضور و غیاب مزیت مهم دیگری نیز دارند. در نرم‌افزارهای حضور و غیاب نیازی به پشتیبانی کمتری وجود دارد. زیرا دستگاه حضور و غیاب که خود دارای نرم‌افزار حضور و غیاب هم هست, نیاز به پشتیبانی و بروزرسانی نرم‌افزار دارد. نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب‌ها برای دستگاه حضور و غیاب باید روی یک کامپیوتر نصب شود. علاوه بر این دستگاه برق مصرف می‌کند و نهایتا بعد از استفاده  چند ساله ممکن است نیاز به تعمیر داشته باشد. این در حالی است که نرم‌افزارهای حضور و غیاب به صورت برخط پشتیبانی می‌شوند.

سازگاری با محیط زیست در صورت استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب

نرم‌افزار حضور و غیاب در مقایسه با ثبت دستی داخل دفتر یا استفاده از دستگاه, دارای مزیت سازگاری با محیط زیست است. استفاده از دفتر باعث قطع درختان بیشتر می‌شود. دستگاه حضور و غیاب نیز بعد از استفاده و قدیمی شدن قابل بازیافت در محیط زیست نیست. تنها روش سازگار با محیط زیست و به‌صرفه استفاده از نرم‌افزار است. در این صورت کمترین میزان آسیب به محیط زیست وارد می‌شود.

امکانات بیشتر در نرم‌افزارهای حضور و غیاب در مقایسه با دستگاه یا ثبت دستی

امکانات بیشتر در نرم‌افزار حضور و غیاب

نرمافزارهای حضور و غیاب امکانات بیشتری نیز دارند. از این جمله می‌توان به امکانات زیر اشاره کرد:

  • محاسبه سریع و با دقت
  • امکان تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات
  • سهولت دسترسی به نرم‌افزار
  • امکان تعریف کاربر با سطح دسترسی مختلف
  • تنظیم نوبت برای تاخیر و تعجیل(اضافه کاری و کم‌کاری)
  • عدم محدودیت در تعداد کارکنان
  • امکان اتصال به دیگر نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی
  • و … .

شما از کدام از این سه روش استفاده می‌کنید؟ ثبت دستی, دستگاه یا نرم‌افزار؟ لطفا نظر یا پیشنهاد خود را با ما در قسمت نظرات در میان بگذارید.