در پاسخ به سوال شرح شغل چیست. باید بگوییم که آن به عنوان یک ابزار مدیریتی، می تواند مدیریت منابع انسانی یک سازمان را بسیار ساده کند. به طور خلاصه می توان گفت ، خلاصه‌ی مسئولیت‌ها، فعالیت‌ها، شایستگی‌هاو مهارت‌های اساسی که فرد برای فعالیت در یک حرفه یا موقعیت کاری است. این سند که به عنوان JD نیز شناخته می شود ، نوع کار انجام شده را شرح می دهد.

JD شامل:

• جزئیات مهم شغل(شناسنامه شغل)
• شرح وظایف اختیارات و مسئولیت‌ها
• فرهنگ سازمانی
• معیار سنجش عملکرد
• شرایط محیط کار
• مزایایی که شرکت برای کارکنان فراهم می کند
• دامنه‌ی حقوق
• سرپرست یا مدیر بالا دستی

اگر این سند موثر و با جزئیات کافی تدوین گردد به متقاضیان کار کمک می کند تا تصمیم بگیرند که آیا برای این حرفه یا موقعیت کاری مناسب هستند یا خیر؟ در یک نظر سنجی مشخص شد که ۵۲% از متقاضیان کار کبفبت شرح شغل را بر تصمیم‌شان برای درخواست کار مؤثر دانسته اند.

اهمیت شرح شغل

در اینجا به چند دلیل اهمیت شرح شغل مناسب و به‌روز اشاره می شود:

1. ضامن استخدام بهترین کارمند برای شغل مورد نظر است. هرچه مفصل و توصیفی باشد، برای جذب و حفظ کارکنان با کیفیت بالا که عاشق حرفه‌ی خود هستند، بهتر خواهد بود.
2. اطمینان از برآورده شدن انتظارات و کمک به برآورده شدن آن. وقتی کارکنان درک کاملی از مسئولیت‌های خود داشته باشند، در نقش های مربوطه خود به طور مؤثرتری فعالیت خواهند کرد. همچنین آگاهی از انتظارات به کارفرمایان کمک می کند تا عملکرد کارکنان را به درستی ارزیابی کنند.
3. پاسخگویی به نیازها و خواسته‌های کارکنان را پشتیبانی می کند. اگر مبهم یا غیرقابل تفسیر باشد، زمان ارزیابی، نقد و بررسی سازنده کارکنان، کارفرما دچار مشکل می شود.
4. باعث افزایش بهره‌وری می شود. شرح شغلی خوب می تواند کلید انگیزه و شادی در کارکنان باشد، و کارکنان پر نشاط کارمندانی مولد هستند که نه تنها وظایف خود بلکه فراتر ازآن را انجام می دهند.
5. ریسک را کاهش می دهد و مسئولیت را محدود می کند. اگرچه هیچ قانونی مبنی بر شرح شغل وجود ندارد، اما اگر کارمندی علیه یک شرکت شکایت کند، می تواند به عنوان یک سند قانونی مفید قابل استفاده باشد.

استاندارد شرح شغل

استاندارد شرح شغل، کار در سطح بالا را توصیف می کند و مشاغل سازمان را به مشاغل مشابه موجود در بازار متصل می کند. این استاندارد مجموعه ای از وظایف کلی است، بدون در نظر گرفتن کارمند خاصی یا وظایفی که وی دارد، نقش و تأثیر آن موقعیت کاری را بر سازمان بیان می کند. این استانداردها به صورت رایج و متداول در سراسر دنیا استفاده می شوند.

سنجمان با استفاده از استانداردهای جهانی اقدام به بومی سازی و رفع نواقص آن نموده است. به نحوی که به طور مطلوب قابل استفاده برای شرکت‌های ایرانی باشد.

شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل به خصوصیات، قابلیت‌ها، تجربیات و مهارت‌هایی که متصدی یک شغل باید برای انجام آن داشته باشد اشاره دارد. معمولأ شرایط احراز شغل در زمان تدوین شرح شغل نوشته می شود. فردی که می خواهد شغلی را احراز نماید باید از مهارت‌های فنی و انسانی، شرایط فیزیکی، تحصیلات، تجربه، و … برخوردار باشد. در هنگام استخدام شرایط احراز شغل باید توسط کارشناسان و متخصصان منابع انسانی در فرد متقاضی سنجیده شود.  تنظیم شرایط احراز شغل، نقش مهمی در فرآیند انتخاب افراد ایفا می کند چرا که می ت.ان افرادی را انتخاب و استخدام نمود که بیشترین شایستگی را برای تصدی آن شغل دارند. شرایط احراز شغل به طور کلی عبارتند از:

• تحصیلات لازم
• تجربیات لازم
• دوره‌های تخصصی
• قدرت قضاوت
• ابتکار
• توان تصمیم گیری
• مهارت‌های فیزیکی و جسمی
• نهارت در انتقال مفاهیم
• خصوصیات روحی و روانی
• نیاز به استفاده بیش از اندازه از هر کدام ار حواس پنجگانه
• خصوصیات و ویژگی‌های لازم دیگر

 تفاوت شرح شغلی و شرح وظایف

برای درک تفاوت شرح شغلی و شرح وظایف باید بدانید که شرح شغلی یک مرجع داخلی و سند اتطباق است. این سند توصیف کاملی از یک موقعیت کاری، نقش‌ها و مسئولیت‌های آن، مهارت‌های بالقوه مورد نیاز و جایگاه آن در نمودار سازمان است. سازمان‌ها از شرح شعل فقط برای استفاده‌های داخلی استفاده می کنند. اما اگر شما بخواهید آن شغل را برای افراد خارج از سازمان مثلأ متقاضیان کار توصیف کنید. این کار را در قالب کوتاه تر و قابل هضم تر انجام خواهید داد. این کار سبب می شود تا از دادن اطلاعات اضافه خودداری کنید. شرح وظایف یک نمای کلی از نقش‌ها، مسئولیت‌ها، حداقل الزامات مورد نیاز برای آن موقعیت، و همچنین یک دید کلی از حقوق و مزایا را به افراد می دهد.

برای دیدن بیش از ۷۰۰ قالب شرح شغل می توانید از این سایت استفاده کنید.

گروه تخصصی منابع انسانی سنجمان، در زمینه‌ی مشاوره و آنالیز مشاغل همچنین تهیه شرح و شناسنامه شغلی در صنایع مختلف همراه مطمئن شماست.

بیشتر بخوانید:

• تجزیه و تحلیل شغل
• شغل چیست؟
• تعریف غنی سازی شغلی، توسعه شغلی، گردش شغلی
• مدیر فنی کیست و چه وظایفی دارد؟
• کاربرد چارت سازمانی

برای دریافت فایل word و pdf مقاله فوق کلیک نمایید.