یک سیستم ATS خوب برای سازمان شما، باید بتواند مانند یک منجی خودش را نشان دهد. سیستم ATS خوب و مناسب شما، فرایند استخدام کارجو را با استفاده از امکانات متنوعی آسان کرده و با وقت و انرژی که برای شما می‌خرد، بهره‌وری را در سازمان بالا و بالاتر می‌برد. سیستم‌های ATS متنوعی را می‌توانید با یک جستجوی ساده پیدا کنید، اما کدام یک از آن‌ها بهترین عملکرد را برای شما به همراه خواهد داشت؟ در ادامه به جواب این سوال خواهیم رسید، اما قبل از آن یک آشنایی کلی با دنیای ATS داشته باشیم. می‌توانید برای آشنایی کامل‌تر سری به هر آنچه باید درباره‌ی نرم‌افزار ATS بدانید بزنید.
سامانه مدیریت جذب و استخدام (ATS) چیست؟
سامانه مدیریت جذب و استخدام یا (ATS (Applicant Tracking System سامانه‌ای است که برای مدیریت فرایند جذب و استخدام در سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شود. سامانه‌های این‌چنینی، عصای دست کارفرمایان و مدیران منابع انسانی می‌شوند. در ادامه برخی از ارزش‌های این سیستم را برای سازمان‌ها می‌توانید ببینید:
- مدیران می‌توانند فرایند استخدام را بهینه‌سازی کنند
- مدیریت رزومه‌ها با یک نرم‌افزار مناسب بسیار آسان می‌شود
- اطلاعات کارجویان سازمان می‌یابد و مقایسه آسان می‌شود
- می‌توان آگهی‌های استخدام را ارسال کرد
- خود سیستم رزومه‌ها را بررسی کرده و وقت مصاحبه می‌دهد
با خواندن موارد بالا، می‌توانید از اهمیت استفاده‌ی درست از ATS برای سازمان‌ها باخبر شوید. در ادامه‌ی این مقاله تلاش می‌کنیم تا شما را بیشتر با ATS و نکاتی که باید بدانید آشنا کنیم، تا بتوانید بهترین انتخاب را از بین سیستم‌های ATS متنوع بازار داشته باشید.
سیستم ATS خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
هر سیستم ATS باید برخی از ویژگی‌ها را به صورت استاندارد برای سازمان شما به همراه داشته باشد. برای اینکه بتوانید بهترین عملکرد را بین سیستم‌های ATS پیدا کنید، باید از ویژگی‌های اصلی باخبر باشید و در قدم بعدی بدانید کدام سیستم‌ها، امکانات بیشتر و مفیدتری را برای سازمان شما فراهم می‌آورند. در ادامه برخی از ویژگی‌های اصلی یک سیستم ATS استاندارد را با هم بررسی می‌کنیم:
- توانایی اتصال با دیگر نرم‌افزارهای منابع انسانی: عمده‌ی کمک ATS، در حوزه منابع انسانی است و به همین دلیل باید بتواند در اکوسیستم نرم‌افزارهای منابع انسانی که شما استفاده می‌کند، خودش را وفق دهد.
- قابلیت جستجو در کلمات کلیدی: امکان جستجوی کلمات کلیدی مانند نام، نام خانوادگی، جایگاه شغلی و کلمات این‌چنینی، پیدا کردن پرونده‌ی کارجویان را بسیار آسان می‌کند.
- بررسی سیستماتیک رزومه‌های ارسال شده: مانند یک کارخانه باید رزومه‌ها وارد شده و اطلاعات داخل هر کدام پردازش شود و به عنوان نتیجه به دست مدیران منابع انسانی برسد.
- پخش آگهی‌های شغلی به ساده‌ترین و سریع‌ترین شکل ممکن: اگر جایگاه شغلی در سازمان شما نیاز به کارمند پیدا کرد، باید بتوانید با استفاده از ATS، آگهی مربوط به نیازمندی خودتان را سریعا پخش کنید.
- بهبود ارتباط سریع بین اعضای تیم: چه سازمان بزرگ باشد چه کوچک، ارتباط سریع بین کارکنان می‌تواند فاصله‌ی زیادی بین شما و رقبا بیندازد. این ارتباط سریع را ATS باید بتواند برای سازمان شما فراهم کند.
- پایگاه داده‌ی امن و دقیق: اطلاعاتی که در فرایند جذب و استخدام به دست سازمان می‌رسد، اطلاعات حساسی هستند و ATS خوب باید بتواند تضمین کند این اطلاعات به اندازه‌ی کافی امن هستند و هر کسی به آن‌ها دسترسی ندارد.
- برنامه‌ریزی وقت مصاحبه: یکی از ویژگی‌های جذاب ATS، دادن وقت مصاحبه است. شما زمان‌هایی که شلوغ هستید را در تقویم قرار داده و ATS به نسبت زمان‌های خالی شما، به کارجویان وقت مصاحبه می‌دهد.
- داشتن قالب‌های آماده برای ارسال اطلاعیه به کارجویان: آماده کردن قالب برای ارسال اطلاعیه به کارجویان یعنی زمان بیشتری برای سازمان خریدن و در سازمان‌ها هیچ چیزی مهم‌تر از زمان نیست.
- توانایی ارائه‌ی گزارش‌های دقیق: این کارخانه باید محصولات مواد اولیه‌ی خودش را دقیق به دست شما برساند. هیچ نکته‌ای نباید از قلم بیفتد تا بتوان شایسته‌ترین کارجو را انتخاب کرد.
تمامی مواردی که اشاره کردیم، ویژگی‌های استاندارد یک سیستم ATS خوب هستند. برخی موارد دیگر مانند رابط کاربری و زبان نرم‌افزار، جزو ویژگی‌های سلیقه‌ای و خاص بین سازمان‌ها هستند که باید خود سازمان بین موارد گفته شده، بهترین را برگزیند. در ادامه نمونه‌هایی را خواهید دید که این ویژگی‌ها را در خود داشته باشند.
بهترین سیستم‌های ATS خارجی
سیستم‌های ATS خارجی اکثرا ویژگی‌های اصلی یک سیستم ATS خوب را دارند، اما برخی از این ویژگی‌ها برای ایرانی‌ها به دلیل وجود یک‌سری مشکلات قابل استفاده نیستند. به هر صورت، داشتن اطلاعات جهانی درباره‌ی ATS خالی از لطف نیست و در ادامه تلاش کردیم برخی از نام‌آشناهای دنیای ATS را برای شما معرفی کنیم. در نمودار زیر می‌توانید امتیاز میانگین این سیستم‌های ATS را با توجه به نظرات در سایت‌های G2 و Capterra، ببینید؛ طبیعتا می‌توانید متوجه شوید که تلاش کردیم بهترین‌ها را براتان گلچین کنیم. (امتیازها بین 0 تا 5 است).
Greenhouse
یکی از شناخته‌شده‌ترین سیستم‌های ATS حال حاضر Greenhouse است. این سامانه پر شده از قابلیت‌های سودمند و به همین دلیل بسیاری از سازمان‌های متوسط و بزرگ را به سوی خود جذب کرده است. از ویژگی‌های مهم این سیستم می‌توان به برنامه‌ریزی پیشرفته، شخصی‌سازی روند کار و سیستمی یکپارچه از اطلاعات منابع انسانی اشاره کرد. در ادامه برخی از نقاط قوت و نقاط ضعف این نرم‌افزار را گرد هم آوردیم:
- نقاط قوت
- ماژول آشنا کردن کارجو با سازمان
- یکپارچگی با بیش از 300 راه‌حل برای مدیریت انسانی بهتر
- سفارشی‌سازی پیشرفته و قالب‌های کاری مناسب
- نقاط ضعف
- نداشتن نسخه‌ی دموی رایگان
- گزارش‌های آن می‌تواند چالش‌برانگیز باشد
- هزینه‌ی آن می‌تواند بالا باشد
- نداشتن برخی ویژگی‌های اصلی مدیریت منابع انسانی و تمرکز کامل روی ATS
با بررسی اجمالی Greenhouse می‌توان دلیل محبوبیت آن را به سادگی متوجه شد. این نرم‌افزار بسیار خودش را به همه‌چیز تمام بودن نزدیک کرده است، اما مشکل اینجاست که با رسیدگی به نیازهای فراوان یک سازمان بزرگ، توانایی خود را برای خدمت‌رسانی مناسب به شرکت‌های کوچک از دست داده است. رابط کاربری Greenhouse دلربا اما سنگین و سخت است و اگر آشنایی زیادی با آن نداشته باشید، نمی‌توانید از قابلیت‌های اختصاصی آن خبردار شوید. در آخر اما انتخاب Greenhouse برای هر سازمانی، انتخابی بد نخواهد بود و مدیران منابع انسانی را هرگز ناامید نخواهد کرد.
Pinpoint
نرم‌افزار Pinpoint جایی است که محتوا و چارچوب با یکدیگر ترکیبی زیبا و چشم‌نواز می‌سازند. این ATS، بیشتر تمرکز خودش را روی تجربه‌ی خوب کاربر و حس خوب استفاده از آن گذاشته است. تجربه‌ی هنری‌مانندی که با استفاده از Pinpoint خواهید گرفت در کنار ویژگی‌های مفید آن،از آن یک نرم‌افزار ATS جذاب ساخته است. در ادامه برخی مزایا و معایب این نرم‌افزار را بررسی می‌کنیم:
- نقاط قوت
- اتوماسیون‌های پیشرفته
- قابلیت کاستومایز بالا
- شغل‌ها و اعضای تیم نامحدود در تمامی پلن‌ها
- باعث می‌شود تیم‌ها استعداد خودشان را پیدا کنند
- نقاط ضعف
- ماژول آشنایی با سازمان هزینه اضافی دارد
- هزینه‌ی بالا
- نداشتن نسخه‌ی دمو
رابط کاربری قوی Pinpoint بزرگ‌ترین مزیت آن است که باعث می‌شود تازه‌کاران ابزار ATS هم بدون مشکل بتوانند رزومه‌ی خود را داشته باشند و با این نرم‌افزار به سادگی سر و کله بزنند. بزرگ‌ترین مشکل این ابزار اما از طرف دیگر قیمت بسیار بالای آن است، که در سال 2024 برای پلن‌های سالانه چیزی حدود 600$ در هر ماه باید بپردازید (این تعرفه غیر از امکانات اضافی است که برای آن‌ها نیز باید مبلغ جدایی را بپردازید). مشکل قیمت باعث شده تا بسیاری از سازمان‌های کوچک تا متوسط از این ابزار دوری کرده و به سراغ گزینه‌های به‌صرفه‌تر بروند.
BambooHR
شرکت Bamboo به جز ATS، نرم‌افزارهای دیگری در حوزه‌ی مدیریت منابع انسانی ارائه داده است. یکی از بزرگ‌ترین مزایای استفاده از BambooHR، همگام بودن بسیار قوی بین ATS و دیگر نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی است که می‌تواند روند کاری سازمان شما را بسیار سریع‌تر و بهره‌ورتر بکند. برخی از مزایا و معایب این نرم‌افزار را در ادامه می‌توانید مشاهده کنید:
- نقاط قوت
- به شما اجازه می‌دهد قیمت‌گذاری ماه به ماه انجام دهید!
- دوره‌ی آزمایشی رایگان ۷ روزه در دسترس است (و می‌توانید این دوره را در صورت نیاز به مدت یک هفته دیگر تمدید کنید)
- اپلیکیشن موبایل به خوبی کار می‌کند
- زمان پاسخ‌دهی به درخواست‌های موفقیت مشتری بسیار سریع است، کمتر از ۲ دقیقه در تجربه‌ی ما
- نقاط ضعف
- اگر از زمان تخصیص داده شده برای پشتیبانی مشتری فراتر بروید، باید هزینه اضافی بپردازید
- دسترسی به پشتیبانی مشتری محدود به ساعات کاری ایالات متحده است
- ماژول‌های خاصی مانند ردیابی زمان، مدیریت عملکرد و نظرسنجی‌ها تنها به عنوان افزودنی‌ها قابل دسترسی هستند و نیاز به هزینه‌ی اضافی دارند
سیستم BambooHR به دلیل داشتن یک سیستم همگام می‌تواند مشکلاتی از قبیل اطلاعات ایزوله کارکنان را حل کند و جانی دوباره به جریان کار در سازمان ببخشد؛ اما مشکل اینجاست که ما ایرانیان نمی‌توانیم تا حد زیادی از امکانات این نرم‌افزار بهره‌مند شویم، ضمن اینکه رسیدن به یک جریان پویا و کارآمد از طریق BambooHR نیازمند این است که کل مدیریت منابع انسانی سازمان شما با نرم‌افزارهای Bamboo عمل کند.
JazzHR
در اولین برخورد با JazzHR فضای کار ساده‌ی آن توجه‌تان را جلب خواهد کرد. JazzHR تمرکز خودش را روی بیزینس‌های کوچک و (SMBs (Small and Midsize Business گذاشته و تلاش کرده تا مسیر شروع کار با نرم‌افزار و رسیدن به نتیجه‌ی دلخواه در کمترین زمان و به ساده‌ترین شکل ممکن انجام شود. از نقاط ضعف و قدرت JazzHR می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نقاط قوت
- قیمت‌گذاری مناسب، بدون محدودیت کاربر و دوره آزمایشی رایگان 21 روزه
- ویژگی‌های داخلی برای مدیریت پیشنهادات، از جمله قالب‌ها و گزینه‌های DIY
- نقاط ضعف
- نسخه رایگان برای سازمان‌هایی با نیازهای کم وجود ندارد
- برخی کاربران گزارش داده‌اند که گزارش‌ها می‌توانستند قابل سفارشی‌سازی‌تر و آسان‌تر باشند
- اپلیکیشن موبایل ندارد
همان‌طور که گفتیم JazzHR آمده تا بازار ATS سازمان‌های کوچک را تصاحب کند. برای این منظور قیمت‌های منصفانه ماهانه در کنار امکان انتخاب ویژگی‌هایی که مورد نیاز شما و سازمان است را قرار داده، تا سازمان‌های کوچک (SMBs) بتوانند به بهترین شکل از امکانات آن بهره‌مند شوند. مشکلی که می‌توان در رابطه با JazzHR آن را کمی توی ذوق‌زننده دانست، نداشتن اپلیکیشن موبایل است که برای کارهای کمی پیچیده شما را مجبور به استفاده از نسخه‌ی دسکتاپ می‌کند.
Manatal
می‌رسیم به یکی از بهترین انتخاب‌های ATS، که با ویژگی‌هایی مانند قیمت منصفانه و مجهز بودن به هوش مصنوعی، جای خود را در بین ATSها به خوبی پیدا کرده است. یکی از انتخاب‌های مناسب و پر‌امکانات برای سازمان‌های کوچکی که بودجه‌ی زیادی برای خرج کردن برای نرم‌افزار ATS ندارند، Manatal است. در ادامه نقاط قوت و ضعف این نرم‌افزار را ببینید:
- نقاط قوت
- یکی از ارزان‌ترین گزینه‌های ATS در بازار
- ارائه‌ی دوره‌ی آزمایشی رایگان 14 روزه
- استفاده‌ی آسان با قابلیت درگ اند دراپ در کانال‌های استخدامی
- دارای ویژگی توصیه‌های مبتنی بر هوش مصنوعی
- وب‌محور، بنابراین روی چندین دستگاه کار می‌کند
- قیمت‌گذاری شفاف و انعطاف‌پذیر
- نقاط ضعف
- ویژگی پیشنهادات مبتنی بر هوش مصنوعی فقط در زبان انگلیسی خوب عمل می‌کند
- هیچ برنامه رایگانی وجود ندارد
- یکپارچه‌سازی‌های ADP و Zapier محدود به پلن‌های بالاتر هستند
- جستجوی Boolean و جستجوی پیشرفته نمی‌توانند با هم استفاده شوند
Manatal جای خود را در لیست بهترین‌های ATS به خوبی پیدا کرده است و با ارائه‌ی ویژگی‌های قابل توجه‌ای مانند قیمت بسیار رقابتی توانسته تا گوی رقابت را از بسیار برباید. قیمت خدمات و برنامه‌های Manatal به نسبت میزان کاری که می‌خواهید از آن بکشید، متفاوت است اما با حداقل 15$ ماهانه می‌توانید تا 10000 کاندیدا و 15 شغل را تحت پوشش قرار دهید که عدد قابل توجهی است. ضمنا این نکته را نیز در ذهن داشته باشید که Manatal بر پایه‌ی وب است و به همین دلیل بر روی تمامی دستگاه‌ها سازگاری دارد. از مشکلات آن اما باید به ناتوانی هوش مصنوعی در شناسایی دیگر زبان‌ها غیر از انگلیسی اشاره کرد که می‌تواند برای برخی از سازمان‌ها وجود این قابلیت را بی‌فایده کند.
اگر می‌خواهید در این باره بیشتر بدانید و به ویژگی‌های بزرگان دنیای سیستم‌های ATS علاقه‌مند هستید، به شما پیشنهاد می‌کنیم سری به مقالات زیر بزنید و اطلاعات بیشتر خودتان را از آن‌جا کسب کنید.
The 18 Best ATS Systems Reviewed & Compared by Experts
10 Best Applicant Tracking Systems Of 2024
بهترین سیستم‌های ATS ایرانی
از آن‌جایی که بسیاری از سیستم‌های ATSئی که تا الان معرفی کردیم در ایران دچار مشکلات و محدودیت‌هایی هستند، بسیاری از شرکت‌ها تصمیم به ارائه‌ی ATS داخلی گرفتند. برخی از این سامانه‌های مدیریت جذب و استخدام چنگی به دل نمی‌زنند و برخی دیگر توانایی رقابت با نسخه‌های غیرایرانی را دارند. از بین ATSهای داخلی می‌توانیم به لیست زیر به عنوان بهترین سامانه‌های مدیریت جذب و استخدام اشاره کنیم:
- سنجمان
- کندو
- کاربوم
- هایر‌کمپ
- آد‌یلار
اینکه استفاده از ATSهای ایرانی برای سازمان‌های داخلی منطقی‌تر است که با شرایط استفاده‌ی محدود از ATSهای خارجی و قیمت‌های بالای آن‌ها، واضح است؛ اما چرا در بین ATSهای ایرانی ما در این مقاله سنجمان را به عنوان سیستمی معرفی می‌کنیم که بهترین عملکرد را دارد؟ در ادامه به پاسخ این سوال خواهید رسید.
چرا سنجمان؟
تا الان از ویژگی‌های مثبت نرم‌افزارهای غیرایرانی گفتیم، اما از آن‌جایی که این ابزارها به دلیل محدودیت‌های زیادی که برای کاربران ایرانی دارند، در اکثر مواقع انتخاب مناسبی برای سازمان‌های داخلی نیستند، باید برای پیدا کردن بهترین ATS، در بین نسخه‌های داخلی بگردیم. هرچند در آخر اینکه چه سیستمی را برای سازمان برگزینید، به انتخاب و سلیقه‌ی خودتان بازمی‌گردد اما با نیم‌نگاهی به ویژگی‌های منحصربه‌فرد ATS سنجمان، می‌توانید به انتخاب بهترین سامانه‌ی مدیریت جذب و استخدام برای سازمان خودتان نزدیک شوید. در ادامه برخی از ویژگی‌های قابل توجه ATS سنجمان را لیست کرده‌ایم:
- مدیریت گرافیکی رزومه‌ها: در فرایند استخدام، رزومه مهم‌ترین مدرک است و باید فضای کار با رزومه‌ها در ATSها مورد توجه قرار بگیرد. سنجمان هم با علم به این مهم، فضای گرافیکی مناسبی برای امتیازدهی، گرفتن وقت مصاحبه و دسته‌بندی رزومه‌ها تدارک دیده است.
- صفحه‌ی اختصاصی سازمان: در ATS سنجمان، پروفایل اختصاصی خودتان را بسازید و در آن با استفاده از فیلترهای ارائه‌شده، رزومه‌ها و اطلاعات کارمندان را غربال کنید. دیگر نیازی به گشتن در بین دفترهای قدیمی نخواهید داشت.
- تست‌های مهارتی و روانشناسی: یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که سنجمان در ATS خود به خوبی از آن استفاده می‌کند، استفاده‌ی درست از تست‌های شخصیتی و روانشناسی به منظور دقیق کردن فرایند استخدام است که به بهترین شکل از پس آن برآمده است.
- نسخه‌ی دمو: نسخه‌ی دموی ATS را می‌توانید استفاده کنید و آن را تست کنید و سپس تصمیم خود را برای انتخاب ATS قطعی کنید. برای استفاده از نسخه‌ی دمو می‌توانید روی درخواست دمو بزنید.
ATS سنجمان بسیاری از فاکتورهای بهترین ATS را تیک زده و می‌توان روی آن برای فرایند استخدام سازمان خود حساب کرد. در آخر اما باز این سلیقه و نیاز سازمان و شرکت شماست که تعیین‌کننده‌ی بهترین نرم‌افزار ATS است.
نکات مهمی که نباید هنگام انتخاب کردن ATS آن‌ها را فراموش کنید
شاید برای شما نیز این سوال پیش آمده باشد که از بین این همه نرم‌افزار، کدام یک برای سازمان من بهتر است؟ بهترین انتخابی که باید برای سازمان خود به نسبت اندازه‌ی سازمان و میزان کار داشته باشم، کدام است؟ دانستن نکاتی که در ادامه شرح می‌دهیم می‌تواند رسیدن به جواب این سوال‌ها را برای شما بسیار ساده‌تر کند. نکاتی مانند:
- مرور کردن روند استخدام: از اینکه سازمان شما چگونه روند استخدام را انجام می‌دهد آگاه باشد و ترجیحا مسیر را یادداشت کنید.
- کمبودهای شیوه‌های حال حاضر را شناسایی کنید: به دنبال ویژگی‌های مهمی باشید که در روند استخدام خود آن‌ها نمی‌بینید.
- ایده‌آل خودتان را لیست کنید: یک لیست از نیازهایی که می‌خواهید یک سیستم ATS از سازمان شما برطرف کند بسازید و طبق آن موارد انتخابی را خط بزنید.
- بودجه‌ی معین داشته باشید: بدانید تا چه میزان می‌توانید برای سیستم ATS هزینه کنید و به نسبت نیاز خودتان این بودجه را تعیین کنید، اگر با سیستم‌های ارزان‌قیمت می‌توانید روند خوبی داشته باشید، به دنبال هزینه‌های بالا در این باره نباشید.
- استانداردهای اولیه‌ی سازمان را بشناسید: هر سازمانی فرهنگ مخصوص به خودش را دارد و به همین نسبت ممکن است استانداردهای خاصی را برای کارکنان و محیط کاری تعریف کرده باشد، با علم به این استانداردها به دنبال یک سیستم ردیابی کارجو بگردید.
- نرم‌افزار را محک بزنید: اگر توانستید از نسخه‌ی آزمایشی (نسخه دمو) ATS مد نظر استفاده کرده و آن را تست کنید.
- نسخه‌ی موبایل: یکی از نکات مهم ATS سازگاری با انواع دستگاه‌هاست.
- امنیت سیستم را در نظر بگیرید: به هیچ عنوان از سیستم‌های مشکوک استفاده نکرده و تا جایی که امکان دارد به دنبال نرم‌افزارهای به‌نام باشید تا امنیت و حریم شخصی کاربران سازمان را به خوبی حفظ کنید.
با رعایت نکاتی که ذکر کردیم، شما خواهید توانست به انتخاب بهترین ATS مناسب سازمان خودتان نزدیک شوید. از آن‌جایی که ممکن است چندین ATS برای سازمان شما مناسب باشند، در آخر این خود شما هستید که به نسبت سلیقه و اولویتی که در ذهن دارید، ATS سازمان را برمی‌گزینید.
حرف آخر اینکه
این روزهایی که سریع انجام دادن کارها یکی از واجبات برای پیشرفت سازمان است، نیاز به سیستم‌هایی مانند ATS بسیار چشم‌گیر است. با استفاده از مطالبی که در این مقاله خواندید، انتظار می‌رود بتوانید در مسیر انتخاب بهترین ATS برای سازمان خود، انتخاب‌های درست‌تری داشته و بهتر تصمیم بگیرید. همان‌گونه که انتخاب ATS مناسب می‌تواند به رشد سازمان شما کمک کند، به همان اندازه انتخاب یک ATS بد می‌تواند وضعیت سازمان را به هم بریزد و روند را از قبل نیز کندتر کند؛ پس در انتخاب ATS سازمان خود با حوصله عمل کرده و وضع سازمان خود را به خوبی تحلیل و تجزیه کنید.