OKR یا “Objectives and Key Results” روشی موثر است که به سازمانها قابلیت تعیین اهداف و رهبری آنها را در مسیر درست میدهد. در اهداف و سنجههای OKR، میتوان بلندپروازی داشت و کل سازمان را حول آن محور شکل و تعلیم داد. به این شکل سنجهها (OKRs) میتوانند در پیشرفت سازمان و رسیدن به اهداف قابل اندازهگیری تعیینشده، بسیار موثر واقع شوند. این روش، که در شرکتهای برجستهای مانند گوگل و نتفلیکس به کار میرود، به ایجاد شفافیت و تمرکز در سازمانها کمک میکند و به افراد و تیمها امکان میدهد تا به اهداف بزرگتری دست پیدا کنند. در ادامه از این مقاله از سنجمان، مفصلتر در این باره صحبت خواهیم کرد و بیشتر با نرمافزار هدفگذاری آشنا خواهیم شد.
روش OKR چیست؟
همانطور که گفتم، OKR روشی است که به سازمانها اجازه میدهد اهداف بلندپروازانهی خودشان را تعیین کرده و مسیر رسیدن به آنها ارزیابی و تحلیل کنند. در این سیستم شما با استفاده از “Objectives”، تعیین هدف و سمت و سوی سازمان را انجام میدهید. اهداف برای سازمان مشخص و بدون شک هستند. در طرف دیگر “Key Results” تعیین میکنند که برای رسیدن به این اهداف باید چه قدمهایی توسط سازمان و اعضای آن طی شود. این نتایج کلیدی، روشهای خوبی برای اندازهگیری میزان پیشرفت و همسو و همانگیزه شدن اعضای سازمان را نیز ارائه خواهند داد.
ساختار OKR را بیشتر بشناسید
برای اینکه سازمان بتواند از OKR به خوبی استفاده کند و درک عمیقتری از نحوهی پیادهسازی آن داشته باشد، باید ساختار آن را به خوبی بشناسد. همانطور که گفتیم OKR مخفف Objectives and Key Results است که در زبان فارسی اهداف و نتایج کلیدی ترجمه میشود. بنابراین میتوانیم OKR را به دو بخش اهداف و نتایج نهایی تقسیم کرده و هر کدام را جداگانه توضیح دهیم.
اهداف (Objectives)
هدف در OKR یک موضوع استراتژیک و کیفی است که مسیر حرکت سازمان را تعیین میکند. سازمان در مدت زمانی (معمولا سهماهه) که برای خود تعیین کرده است، به سوی این هدف قدم برمیدارد. هر هدف میتواند شامل گروهی از نتایج کلیدی باشد که میزان پیشرفت سازمان در رسیدن به اهداف را اندازهگیری میکنند.
نتایج کلیدی (Key Results)
در OKR نتیجه کلیدی (KR) چیزی است که میزان پیشرفت هدف را اندازه گیری می کند. در بسیاری از موارد، در سطوح ارشد، سطوح اجرایی، سطوح گروهی و تیمی، نتایج کلیدی را مشاهده نخواهید کرد اما نتایج کلیدی اهداف معمولا در سلسله مراتب پایین سازمان دیده می شود. نتایج کلیدی در دسترس کسانی هستند که اهداف برایشان تعیین شده باشد و در صورت رسیدن سازمان به هدف مورد نظر، افرادی که در سلسله مراتب بالاتر قرار دارند، به خودی خود از نتایج کلیدی بهرهمند میشوند. در ادامه برخی نکات مهم دربارهی نتایج کلیدی را بررسی میکنیم:
- نتایج کلیدی کمی هستند ، یعنی برای هر هدف نتیجهای عددی بیان میکنند.
- نتایج کلیدی به این سؤال که شما «چگونه به هدف میرسید» یا «چگونه میدانید که آیا موفق شدهاید» پاسخ میدهند.
- KRs به شما کمک میکنند تا پیشرفت انجامشده در هدف را اندازهگیری کنید.
- یک نتیجهی کلیدی بسیار شبیه به KPI (شاخص عملکرد کلیدی) است، و به گونهای نوشته شده است که شبیه MBO (مدیریت بر اساس اهداف) است.
- نتایج کلیدی پیشرفت در برابر اهداف را نشان میدهند. اهداف میتوانند نقاط عطف کیفی باشند، اما با «کامل/ناقص» یا با درصد دستیابی قابل اندازهگیری هستند و یا میتوانند یک معیار باشند – با یک عدد ($ یا ارزش پولی ، # واحد و غیره)
- نتایج کلیدی باید نتایج را توصیف کند، نه فعالیتها را.
- نتایج کلیدی گامی قابل اندازهگیری برای رسیدن به هدف هستند؛ به همین خاطر اهداف نیز باید قابل اندازهگیری باشند.
همانطور که گفتیم هر هدف شامل چندین نتیجهی کلیدی خواهد بود. اهمیت نتایج کلیدی آنجایی مشخص میشود که شما برای اندازهگیری میزان موفقیت خود در رسیدن به اهداف تعیینشده به آنها نیاز پیدا میکنید. با شناخت درست و عمیق از نتایج کلیدی میتوانید مسیر رسیدن سازمان به اهدافش را هموارتر کنید.
ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی عملکرد در سیستم OKR به فرآیندی اطلاق میشود که طی آن پیشرفت به سوی اهداف تعیینشده و نتایج کلیدی مرتبط بررسی و اندازهگیری میشود. این ارزیابی معمولاً در پایان دورهای مشخص، که اغلب سهماهه است، انجام میشود و شامل نمرهدهی به نتایج کلیدی است. روشهای مختلفی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد که در ادامه میتوانید مثالهایی از آن را ببینید:
- روش ساده “بله” یا “خیر” اندی گرو
- سیستم “قرمز، زرد، سبز” که به ترتیب به معنای “شکست”، “پیشرفت” و “تحقق هدف” است
- روش دقیقتری که توسط گوگل استفاده میشود و از مقیاس درصدی (0.0 تا 1.0) برای هر نتیجه کلیدی استفاده میکند
ارزیابی عملکرد به سازمانها این امکان را میدهد تا میزان پیشرفت خودشان را در طول زمان ببینند و بتوانند در مورد استراتژیها مورد استفادهی خود، تصمیم بگیرند. تحلیل دادههای به دست آمده میتواند میزان پیشرفت در رسیدن به اهداف سازمان را به خوبی نشان داده و فرصتی برای اصلاح رفتارهای نادرست آنها را فراهم آورد.
پیادهسازی مدل OKR چگونه انجام میشود؟
برای پیادهسازی مدل OKR در سازمان باید از یک رویکرد سیستماتیک بهرهمند شوید. این رویکرد با تعیین اهداف و نتایج کلیدی شروع شده و با تحلیلهای دورهای به کار خود ادامه میدهد. در ادامه مراحلی که برای پیادهسازی مدل OKR باید طی کنید را آوردهایم:
مرحله | توضیحات |
تعیین اهداف (Objectives) | اهداف واضح و مشخصی که الهامبخش و قابل دستیابی باشند، باید تعیین شوند. |
تعیین نتایج کلیدی (Key Results) | معیارهای قابل اندازهگیری برای سنجش پیشرفت به سوی اهداف تعیین میشوند. نتایج کلیدی باید مشخص، زمانمند و چالشبرانگیز ولی واقعبینانه باشند. |
اشتراکگذاری اهداف و نتایج کلیدی | اهداف و نتایج کلیدی باید در تمام سطوح سازمان به اشتراک گذاشته شوند تا هماهنگی و همراستایی ایجاد شود. |
پیگیری منظم | پیشرفت به سوی اهداف باید به صورت منظم پیگیری شود تا اطمینان حاصل شود که سازمان به اهداف خود نزدیک میشود. |
ارزیابی دورهای | ارزیابی منظم و دورهای از نتایج کلیدی برای بررسی میزان موفقیت در دستیابی به اهداف و اعمال تغییرات لازم در صورت لزوم انجام شود. |
با انجام مراحل بالا میتوانید از مدل OKR در پیشبرد اهداف سازمان خود استفاده کنید. پیادهسازی استاندارد مدل OKR نیازمند دانش بالای اعضای سازمان از OKR و همچنین دید باز نسبت به سازمان است که بتوان اهداف مشترک و حائز اهمیتی را برای سازمان را در نظر گرفت. در غیر این صورت ممکن است سازمان به سوی هدفی حرکت کند که آنچنان برایش صرفه نداشته باشد.
انواع OKRs را بشناسید
در سیستم OKR انواع مختلفی از OKRs ساخته شدهاند. OKRs بسته به نیاز سازمان میتوانند مورد استفاده قرار بگیرند و در مسیر رسیدن سازمان به اهدافش کمکرسان باشند. در ادامه به بررسی سه نوع اصلی OKRها خواهیم پرداخت.
OKRs تعهدی (Committed OKRs)
OKRهای تعهدی به اهدافی اشاره دارند که سازمان یا تیم به طور کامل متعهد به دستیابی به آنها هستند. این اهداف به گونهای طراحی شدهاند که در پایان دوره ارزیابی، به طور کامل قابل تحقق باشند بنابراین این نوع OKRها باید واقعبینانه و مشخص باشند و در پایان دوره (معمولاً سهماهه) انتظار میرود که به طور کامل به آنها دست یابیم. به عنوان مثال میتوان “کاهش بودجه عمومی از ۱۱٪ به ۵٪ تا پایان سال مالی” را یک OKR تعهدی معرفی کرد.
OKRs آرزومندانه (Aspirational OKRs)
OKRهای آرزومندانه که به نام “هدفهای کششی” یا “moonshots” نیز شناخته میشوند، شامل اهداف بلندپروازانه و چالشبرانگیز هستند که دستیابی به آنها ممکن است دشوار باشد و معمولاً برای رسیدن به این اهداف باید ابتدا راهی را بسازید. این اهداف به طور معمول طولانیمدت هستند و ممکن است فراتر از یک دوره OKR باشند. آنها به تشویق به نوآوری و تفکر بلندمدت کمک میکنند. به عنوان مثال میتوان “ایجاد پایینترین ردپای کربن در صنعت کفش” را یک OKR آرزومندانه معرفی کرد.
OKRs آموزشی (Learning OKRs)
OKRهای آموزشی زمانی استفاده میشوند که هدف اصلی یادگیری و کسب دانش جدید باشد. این نوع OKRها به سازمانها کمک میکنند تا به دنبال پاسخ به سوالات کلیدی و یادگیری از تجربیات باشند. این OKRها معمولاً به دنبال کشف و بررسی روشهای جدید هستند و نتایج آنها میتواند به تعیین OKRهای تعهدی و آؤزومندانهی بعدی سازمان کمک شایانی کند. از OKRهای آموزشی میتوان “شناسایی و آزمایش پنج استراتژی جدید برای جذب مخاطبان جوانتر” را مثال زد.
ویژگی | OKRهای تعهدی (Committed OKRs) | OKRهای آرزومندانه (Aspirational OKRs) | OKRهای آموزشی (Learning OKRs) |
ویژگیها | واقعبینانه، مشخص و قابل دستیابی کامل در پایان دوره. | بلندمدت، نوآورانه و ممکن است فراتر از یک دوره OKR باشند. | تمرکز بر کشف و بررسی روشهای جدید و پاسخ به سوالات کلیدی. |
مدت زمان | معمولاً در پایان دوره ارزیابی (سهماهه) انتظار تحقق کامل وجود دارد. | ممکن است بیش از یک دوره OKR طول بکشد و به مرور زمان به نتیجه برسد. | معمولاً برای دورههای کوتاهمدت تا میانمدت استفاده میشود. |
هدف اصلی | دستیابی قطعی به اهداف مشخص. | تشویق به نوآوری و تفکر بلندمدت. | یادگیری و کسب دانش جدید. |
تاثیر بر سازمان | کمک به دستیابی به اهداف کوتاهمدت و معین. | تشویق به دستیابی به موفقیتهای بلندمدت و نوآورانه. | فراهم کردن پایهای برای اهداف آینده و بهبود فرآیندها |
همانطور که دیدید هر کدام از OKRs به منظوری خاص مورد استفادهی سازمانها قرار میگیرند. سازمانی گوی رقابت را خواهد برد که شناخت خوبی نسبت به انواع OKRs داشته باشد و بتواند تشخیص دهد برای اهداف مختلف خود باید از کدام مدل OKRs استفاده کند. جدول بالا به صورت خلاصه تفاوتهای بین این سه مدل OKRs را نشان میدهد تا بتوانید دیدی بهتر نسبت به انواع OKRها داشته باشید.
مزایای OKR چیست؟
همهگیر شدن سیستم OKR بیدلیل نبوده و سازمانهای مختلف به دلایلی متعددی از این سیستم در پیشبرد کارهای خود استفاده میکنند. مزایای OKR باعث شده است تا بتوان این روزها در سازمانهای جای جای جهان، رنگ و بویی از آن را پیدا کرد. در ادامه برخی از مزایای مهم OKR را خواهید دید.
تمرکز
با تعیین حداکثر 3 تا 4 هدف کلیدی، تیمها میتوانند بر روی مهمترین اولویتها تمرکز کنند. این تمرکز باعث میشود که تلاشها در جهت اهداف استراتژیک سازمان هدایت شود و از پراکندگی و اتلاف منابع جلوگیری کند.
هماهنگی
OKR به ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در سازمان کمک میکنند. با تعریف اهداف مشترک، تیمها و افراد به یک سمت حرکت میکنند و از کار در سیلوهای جداگانه جلوگیری میشود. این هماهنگی باعث میشود که همهی اعضای سازمان در جهت یک هدف مشترک تلاش کنند.
تعهد
ایجاد تعهد در تیمها از دیگر مزایای OKR است. با شفافسازی اهداف و نتایج کلیدی، اعضای تیم مسئولیتپذیری بیشتری نسبت به انجام وظایف خود پیدا میکنند و تلاش میکنند که به اهداف تعیینشده دست یابند. این تعهد از سطوح بالا به پایین سازمان انتقال مییابد و باعث افزایش انگیزه و تلاش میشود.
پیگیری
یکی از ویژگیهای مهم OKR، امکان پیگیری و اندازهگیری پیشرفت است. با تعریف نتایج کلیدی قابل اندازهگیری، سازمانها میتوانند به صورت دورهای عملکرد خود را ارزیابی کنند و در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کنند. این پیگیری منظم باعث میشود که انحرافات از مسیر اصلی به موقع شناسایی و اصلاح شوند.
چالشپذیری
OKR با تعیین اهداف چالشبرانگیز و بلندپروازانه، سازمانها را ترغیب به تلاش بیشتر و عبور از حد و مرزهای فعلی میکنند. اگرچه ممکن است همه اهداف به طور کامل دستیابی نشوند، اما این فرآیند بهبود مستمر و یادگیری را تقویت میکند و سازمان را در مسیر رشد و توسعه قرار میدهد.
همانطور که دیدید OKR برای سازمانها مزایای مهمی را فراهم میکند. از همبستگی اعضای سازمان گرفته تا توانایی اندازهگیری میزان پیشرفت سازمان در رسیدن به هدفی مشترک، همگی از مزایای مهم OKR هستند که نمیتوان از آنها چشمپوشی کرد. OKR اگر به صورت درست و اصولی استفاده شود، میتواند مزایای بالا تضمینی به همراه داشته باشد.
منابع و ابزارهای OKR
برای اینکه بتوانید از حداکثر پتانسیل مدل OKR در سازمان خودتان بهرهمند شوید، نیاز به ابزارها و نرمافزارهای مختلفی دارید. این نرمافزارها و منابع، در مسیر رسیدن به اهداف سازمان به شما کمک شایانی کرده و علاوه بر این میتوانند در عملکرد مدل OKR سازمان شما نیز اثرگذار باشند. در ادامه برخی از منابع و ابزاری که در مدل OKR مورد استفاده قرار میگیرند را معرفی خواهیم کرد.
نرمافزارهای مدیریت OKR
- Asana: این ابزار مدیریت پروژه امکان تعریف و پیگیری OKRها را فراهم میکند. تیمها میتوانند اهداف خود را مشخص کنند و پیشرفت را در قالب پروژهها و وظایف مرتبط رصد کنند.
- Workday Adaptive Planning: این نرمافزار به شرکتها کمک میکند تا OKRهای خود را برنامهریزی، پیگیری و تجزیه و تحلیل کنند. قابلیتهای گزارشدهی و تحلیل دادهها از ویژگیهای برجسته این ابزار است.
- Ally.io: یکی از ابزارهای مخصوص مدیریت OKR که به تیمها کمک میکند تا اهداف خود را تعیین، پیگیری و ارزیابی کنند. این نرمافزار به راحتی با دیگر سیستمهای مدیریتی نیز یکپارچه میشود.
کتابها و منابع آموزشی
- Measure What Matters by John Doerr: این کتاب که توسط جان دوئر نوشته شده است، یکی از منابع اصلی برای فهم و اجرای OKR است. دوئر در این کتاب توضیح میدهد که چگونه OKR به شرکتهایی مانند گوگل کمک کردهاند تا به موفقیت دست یابند.
- Radical Focus by Christina Wodtke: این کتاب با رویکردی عملی و داستانمحور، به توضیح OKR و چگونگی پیادهسازی آن در تیمها و سازمانها میپردازد.
مقالات و دورههای آموزشی آنلاین
- دورههای آموزشی LinkedIn Learning و Coursera: این پلتفرمها دورههای مختلفی در زمینه OKR ارائه میدهند که توسط متخصصان برجسته تدریس میشوند. این دورهها به فراگیران کمک میکنند تا مفاهیم OKR را به خوبی درک کنند و بتوانند آنها را در سازمان خود پیادهسازی کنند.
- مقالات تخصصی: سایتهای مختلفی مانند Harvard Business Review و Forbes مقالات متعددی در مورد OKR منتشر کردهاند که میتوانند به عنوان منابع آموزشی مورد استفاده قرار گیرند.
ابزارهای ارتباطی و همکاری تیمی
- Slack: این ابزار پیامرسانی تیمی امکان ارتباط مستمر و به اشتراکگذاری سریع اطلاعات را فراهم میکند. تیمها میتوانند از Slack برای بحث و بررسی پیشرفت OKRها و همافزایی بیشتر استفاده کنند.
- Microsoft Teams: این پلتفرم مشابه Slack عمل میکند و امکان همکاری و هماهنگی بین اعضای تیم را بهبود میبخشد. امکاناتی مانند تماسهای ویدئویی و چت گروهی به مدیریت بهتر OKRها کمک میکنند.
سیستمهای تحلیل داده و داشبوردهای مدیریتی
- Google Data Studio: این ابزار رایگان گوگل به تیمها امکان ایجاد داشبوردهای شخصیسازی شده برای رصد پیشرفت OKRها را میدهد. این داشبوردها میتوانند اطلاعات مرتبط با اهداف و نتایج کلیدی را به صورت گرافیکی و قابل فهم نمایش دهند.
- Tableau: نرمافزار Tableau با ارائه امکانات پیشرفته در تحلیل دادهها و ساخت داشبوردهای تعاملی، به تیمها کمک میکند تا اطلاعات مرتبط با OKRها را به دقت بررسی و تحلیل کنند.
تمامی ابزارهایی که دربارهی آنها خواندید با در کنار یکدیگر قرار گرفتن میتوانند در مسیر رسیدن به هدف با استفاده از مدل OKR بسیار به سازمان شما کمک کنند. نکتهای که در اینجا حائز اهمیت است این است که سازمان شما به نسبت اندازهی خود باید از ابزارهای مختلف استفاده کند. بسیاری از نرمافزارهای معرفی شده نیز ممکن است در ایران دچار مشکلات تحریم باشند؛ بنابراین پیشنهاد ما این است که در مسیر استفاده از مدل OKR، از نرمافزارهای مدیریت اهداف ایرانی مانند سنجمان استفاده کنید.
مثالهایی از استفاده از OKR در کسب و کارها
حالا که تا حد خوبی با OKR آشنا شدید و مراحل پیادهسازی آن را نیز بررسی کردیم، بهتر است مثالهای عملی از آن را نیز با هم مرور کنیم. در ادامه مثالهایی از استفاده از OKR در محیط سازمان را خواهید دید تا دید بهتری از عملکرد آن در سازمان به شما بدهد.
بخش | هدف (Objective) | نتایج کلیدی (Key Results) |
بازاریابی | تبدیل شدن به یک منبع اصلی محتوا در لینکدین برای حسابداران | -شناسایی 20 ایده و موضوع جدید برای محتوا تا 31 ژانویه-جذب 2000 دنبالکننده ارگانیک تا پایان فصل چهارم-تشکیل تیم بازاریابی اختصاصی برای کانال لینکدین تا ابتدای فصل اول سال بعد-افزایش نرخ تعامل به میزان 2.2% هر ماه |
فروش | افزایش فروش محصولات با کیفیت بالا | -تدوین ساختار جدید انگیزشی برای محدوده محصولات با کیفیت بالا تا ژانویه-برقراری یک همکاری جدید در بازار آمریکا تا پایان فصل اول-بازنگری کامل مواد فروش تا اواسط مارس 2023 |
منابع انسانی | کاهش استرس در فرآیند انبوردینگ برای کارمندان جدید | -مستندسازی تمامی SOPها (ویدیوها، راهنماها و جلسات آموزشی) تا پایان فصل دوم-تدوین راهنماها و قالبهای انبوردینگ برای همه پنج بخش تا پایان آوریل-تخصیص مالکیت انبوردینگ به یک مدیر منابع انسانی قبل از دوره ورودی بعدی |
موفقیت مشتری | افزایش رضایت مشتریان | -بهبود نمره حفظ کاربر (URS) به میزان 25%-کاهش زمان پاسخ به پرسشهای مشتری به میزان 33%-افزایش رضایت مشتریان از طریق بررسیهای ماهانه و نظرسنجیهای فصلی-بهبود نمره خالص ترویجکنندگان (NPS) به میزان 50% |
مثالهای بالا در بخشهای مختلف سازمان میتوانند دید بهتری از نحوهی عملکرد OKR را در پیشبرد اهداف سازمان به شما بدهند. میتوانید از PKR در جای جای سازمان بهره برده و برای پیش بردن اهداف سازمان در هر بخشی، از تدابیر OKR استفاده کنید.
در آخر اینکه
استفاده از OKR در سازمانها توصیه شده و سازمانهای داخلی نیز از این قاعده مستثنا نیستند. سازمانهای ایرانی که به دنبال به دست آوردن مزایای OKR در ایران هستند، باید با دیدی باز و دانشی عمیق نسبت به سازمان خود و همچنین نحوهی کار OKR شروع به کار کنند. در این مسیر نیاز به ابزارها و نرمافزارهای مختلف بسیار احساس میشود و به واسطهی وجود محدودیتها مختلف در ایران، توصیه میشود از نرمافزار مدیریت عملکرد سنجمان به این منظور استفاده کنید.
سوالات متداول
- چه کسی OKR را مطرح کرده است؟
OKR توسط اندی گروو در اینتل ایجاد شده و توسط جان دور توسط وی آموزش داده شده است. پس از آن، بسیاری از شرکت ها از جمله All Birds ، Apartment Therapy ، Netflix و سازمانهای غیرانتفاعی مانند Code for America استفاده کردند. دوئر کسی بود که نام “OKRs” را که از فرهنگ لغت گروو جمع آوری کرده بود ، ساخت.
- چگونه می توانم OKRs را در اولویت قرار دهیم؟
OKRها افزایشی هستند. در اصل علامت درخواستی برای اولویت بندی کارها، از سوی تیم رهبری است. OKRها مسئولیت های اصلی اعضای تیم یا شاخص های عملکرد را جایگزین یا لغو نمیکنند. رهبران سازمان انتظار دارند که این اهداف دنبال شوند مگر اینکه کاری با اولویت بالاتر مورد توافق قرار گرفته باشد.