آنچه در این مطلب خواهید خواند:
ارزیابی عملکرد را می‌توان سنگ بنای مدیریت موثر منابع انسانی دانست؛ مزایای این فرایند را در ادامه مطرح می‌کنیم.
- به سازمان ها کمک می کنند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند.
- نکات نیازمند بهبود را شناسایی کنند.
- تصمیمات آگاهانه ای در مورد ترفیع، پاداش ها و نیازهای آموزشی بگیرند.
با این حال، بسیاری از سازمان ها با خطاهای ارزیابی عمدست و پنجه نرم می کنند که می تواند اثربخشی سیستم های مدیریت عملکرد آنها را تضعیف کند. در این مطلب، برخی از رایج ترین خطاهای ارزیابی عملکرد را بررسی خواهیم کرد و نکات عملی را برای جلوگیری از بروز آنها ارائه خواهیم داد.
خطاهای رایج ارزیابی عملکرد چیست؟
خطاهای رایج در ارزیابی عملکرد زیادی در علوم شناختی وجود دارد که تعصب و جانب‌داری، اثر هاله‌ای و اثر تازگی یا تأخیر تنها برخی از آنها است. در ادامه، ۱۲ مورد از مهم‌ترین این خطاها را نام می‌بریم.
۱. تعصب و جانب‌داری
۲. اثر هاله‌ای
۳. اثر تازگی یا تأخر
۴. خطای ملایمت یا سخت‌گیری
۵. خطای گرایش به حد وسط
۶. خطای شباهت
۷. اثر کنتراست
۸. خطای خودبرتربینی
۹. خطای بزرگنمایی صفات
۱۰. خطا در مقیاس
۱۱. تبانی در ارزیابی
۱۲. خطای تعمیم
۱. تعصب و جانب‌داری
سوگیری در ارزیابی عملکرد زمانی اتفاق می‌افتد که نظرات ذهنی ارزیاب بر ارزیابی او از عملکرد یک کارمند تأثیر بگذارد. این خطا می‌تواند بر اثر ترجیحات شخصی، پیش داوری ها یا کلیشه ها باشد. به عنوان مثال، ارزیاب ممکن است به یک کارمند امتیاز بالاتری بدهد؛ صرفا به این دلیل که پیشینه‌ای مشابه با او دارد. این خطا زمانی رخ می‌دهد که علایق شخصی، اولویت ها و تعصبات ارزیاب، جایگزین شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی می‌شوند.
راهکار: برای به حداقل رساندن سوگیری، از معیارهای ارزیابی استاندارد استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که چندین ارزیاب در فرآیند ارزیابی مشارکت دارند. آموزش ارزیابان برای شناخت و کاهش تعصبات آنها نیز می تواند مفید باشد.
۲. اثر هاله‌ای
اثر هاله‌ای زمانی اتفاق می‌افتد که تصور کلی یک ارزیاب از یک کارمند بر رتبه‌بندی او در سایر معیارهای عملکرد تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، اگر یک کارمند در یک زمینه برتر باشد، ارزیاب ممکن است در همه زمینه ها به او امتیاز بالایی بدهد، حتی اگر عملکرد او در سایر زمینه ها متوسط باشد.
راهکار: از معیارهای خاص و مبتنی بر رفتار و عملکرد برای ارزیابی ها استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که هر معیار به طور مستقل ارزیابی می شود. فرم‌های ارزیابی را مرتباً بررسی و به‌روزرسانی کنید تا مطمئن شوید که مرتبط‌‌‌ترین معیارهای عملکرد را منعکس می‌کنند.
۳. اثر تازگی یا تأخر
اثر تازگی زمانی اتفاق می‌افتد که یک ارزیاب بیش از حد بر عملکرد اخیر یک کارمند تمرکز می‌کند؛ نه اینکه عملکرد او را در کل دوره ارزیابی در نظر بگیرد. این می تواند منجر به ارزیابی های ناعادلانه شود، به خصوص اگر کارمند اخیراً عملکرد بسیار خوب یا بسیار بدی داشته باشد.
راهکار: ارزیابان را تشویق کنید که یادداشت های عملکرد را در طول دوره ارزیابی منظم نگه دارند. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که ارزیابی، عملکرد کلی کارمند را منعکس می‌کند؛ نه فقط رویدادهای اخیر.
۴. خطای ملایمت یا سخت‌گیری
برخی از ارزیابان در رتبه بندی های خود به طور مداوم سهل‌گیر یا سخت‌گیر هستند. سوگیری ملایمت منجر به رتبه‌بندی‌های اغراق‌آمیز می‌شود، در حالی که تعصب سخت‌گیری منجر به رتبه‌بندی‌های بیش از حد منفی می‌شود که هر دو می‌توانند تصویر واقعی عملکرد یک کارمند را مخدوش کنند.
راهکار: جلسات کالیبراسیون را اجرا کنید که در آن ارزیابان به بحث و بررسی و تراز رتبه بندی خود برای اطمینان از سازگاری بپردازند. ارائه دستورالعمل ها و مثال های واضح برای هر سطح رتبه بندی نیز می تواند به کاهش این سوگیری‌ها کمک کند.
۵. خطای گرایش به حد وسط
سوگیری گرایش به حد وسط زمانی اتفاق می‌افتد که ارزیابان از دادن رتبه‌بندی شدید اجتناب می‌کنند و در عوض اکثر کارکنان را متوسط ارزیابی می‌کنند. این می تواند مانع از شناخته شدن افراد با عملکرد بالا و دریافت بازخورد مورد نیاز برای بهبود افراد با عملکرد پایین شود.
راهکار: ارزیابان را تشویق کنید تا از طیف کامل مقیاس رتبه بندی استفاده کنند و مثال های خاصی برای توجیه رتبه بندی خود ارائه دهند. آموزش منظم در مورد تکنیک های ارزیابی موثر نیز می تواند به رفع این مشکل کمک کند.
۶. خطای شباهت
سوگیری شباهت زمانی اتفاق می‌افتد که ارزیابی‌کنندگان از کارمندانی حمایت کنند که از نظر سابقه، علایق یا شخصیت شبیه خودشان هستند. این می تواند منجر به رتبه های ناعادلانه بالا برای آن دسته از کارمندان و رتبه های پایین تر برای دیگرانی شود که متفاوت هستند.
راهکار: آموزش تنوع و شمول را برای کمک به ارزیابان برای شناخت و غلبه بر تعصبات خود ترویج دهید. از پنل های ارزیابی متنوع برای اطمینان از ارزیابی متعادل‌تر استفاده کنید.
۷. اثر کنتراست
اثر کنتراست زمانی رخ می دهد که رتبه یک ارزیاب از یک کارمند تحت تاثیر عملکرد کارمند دیگر قرار گیرد. به عنوان مثال، یک کارمند با عملکرد متوسط، ممکن است در صورت ارزیابی پس از فردی با عملکرد بالا، رتبه کمتری دریافت کند؛ یا اگر پس از فردی با عملکرد پایین ارزیابی شود، رتبه بالاتری دریافت کند.
راهکار: هر کارمند را به طور مستقل ارزیابی کنید و از مقایسه مستقیم آنها با همتایان‌شان خودداری کنید. از معیارهای عینی و فرم های ارزیابی استاندارد برای حفظ ثبات استفاده کنید.
۸. خطای خودبرتربینی
بسیاری از افرادعلاقه دارند بالاتر از آنچه که هستند ارزیابی شوند. این افراد بدون در نظر گرفتن میزان فعالیت‌ها، خود را جزء موثرترین افراد سازمان می‌دانند کافی است که از بخش‌های مختلف سازمان بپرسید که موثرترین بخش در موفقیت‌های سازمان کدام است. درصد بالایی از افراد بخش خود را موثرترین می‌دانند. همین اتفاق راجع به برآورد فرد از نقشش در سازمان هم وجود دارد که تمایل دارد بالاتر از واقعیت خود را برآورد کند.
راهکار: یک سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه را اجرا کنید که در آن کارمندان ارزیابی هایی را از همتایان، زیردستان و سرپرستان دریافت می کنند. این بازخورد چند منبعی می تواند دید متعادل تری از عملکرد یک فرد ارائه دهد و تمایل به خودبرتربینی را کاهش دهد.
۹. خطای بزرگنمایی صفات
در این خطا یکی از صفات فرد بزرگنمایی می‌شود و دیگر صفات او در نظر گرفته نمی‌شوند. مثلا کسی که زبان انگلیسی بسیار خوبی دارد بالاتر از دیگران قرار می‌گیرد؛ هر چند که در مجموع از وضعیت مناسبی در ارزیابی در راستای اهداف سازمان برخوردار نیست. یا کسی که توانایی ارتباطی پایینی دارد به مراتب پایین‌تر از دیگر افراد سازمان قرار می‌گیرد هر چند که با در نظر گرفتن دیگر قابلیت‌هایش جزء بهترین نیروهای موجود در سازمان باشد.
راهکار: از فرم ارزیابی جامعی استفاده کنید که شامل معیارهای عملکردی متعدد مرتبط با اهداف سازمان باشد. اطمینان حاصل کنید که ارزیاب ها برای ارزیابی همه ویژگی ها به طور یکسان و عدم تاکید بیش از حد بر هیچ یک از ویژگی ها آموزش دیده اند.
۱۰. خطا در مقیاس
افراد در سازمان باید به تناسب با شغل و گروه خود ارزیابی شوند. یعنی الزاما فردی که در واحد مالی کار می‌کند با شخصی که در واحد بازاریابی کار می‌کند از هر لحاظ قابل مقایسه نیست. ویژگی و توانایی که در یک بخش بسیار مهم است در بخش دیگر نقطه ضعف محسوب می‌شود. پس باید به معیارهای درست برای ارزیابی توجه کرد.
راهکار: معیارهای ارزیابی شغلی خاص را ایجاد کنید که منعکس کننده الزامات و مسئولیت های منحصربه‌فرد هر نقش باشد. اطمینان حاصل کنید که ارزیابان برای اعمال این معیارها به طور مداوم در بخش های مختلف آموزش دیده اند.
۱۱. تبانی در ارزیابی
گاهی اوقات در سازمان افراد برای حفظ منافع شخصی اقدام به تبانی می‌کنند و در نتیجه افرادی به صورت ناعادلانه امتیازهای بیشتری می‌گیرند. این اتفاق در زمانی که ارزیابی‌ها به صورت مستقیم با پاداش افراد در ارتباط باشد بیشتر رخ می‌دهد. یا اینکه منافع مدیران در گرو کارکنان قرار گیرد. برای همین تنها عامل ارزیابی نباید پرسشنامه‌ها و نتایج آنها باشد و نیاز به شواهد بیشتر برای ارزیابی حس می‌شود هر چند که با تقویت روش‌های ارزیابی می‌توان از این خطا جلوگیری کرد.
راهکار: یک سیستم ارزیابی قوی را اجرا کنید که شامل چندین منبع از شواهد، مانند داده های عملکرد، ارزیابی همتایان، و خودارزیابی است. برای شناسایی و رسیدگی به موارد تبانی لازم است به طور منظم فرآیند ارزیابی را بررسی کنید.
۱۲. خطای تعمیم
گاهی افراد یک یک صفت را به یک جامعه تعمیم می‌دهند؛ مثلا «تمام خانم‌های اینجا پرحرف هستند». در نتیجه واقعیت را نمی‌بینند که بعضی از کارمندان این‌گونه نیستند ولی آنها هم در این صفت امتیاز پایینی دریافت می‌کنند. این تعمیم می‌تواند در زمینه قومیت ،جنسیت و … باشد که در نتیجه کل یک جامعه بدون اینکه واقعا دارای یک صفت باشند، با آن توصیف می‌شوند.
راهکار: ارزیابان را تشویق کنید تا بر عملکرد فردی تمرکز کنند و از تعمیم بر اساس ویژگی های گروهی خودداری کنند. برای کمک به ارزیاب ها برای شناسایی و غلبه بر تعصبات خود، آموزش تنوع و شمول ارائه دهید.
سنجمان چگونه می تواند به کاهش خطاهای ارزیابی عملکرد کمک کند؟
سنجمان، راهکارهای جامعی برای مدیریت عملکرد جامعی ارائه می‌کند که برای کمک به سازمان‌ها در انجام ارزیابی‌های منصفانه و دقیق و به حداقل رساندن خطاهای ارزیابی عملکرد طراحی شده‌اند. ماژول‌های ارزیابی عملکرد سنجمان عبارتند از:
- فرم های ارزیابی استاندارد: فرم های ما برای به حداقل رساندن سوگیری طراحی شده اند تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان با استفاده از معیار یکسان ارزیابی می شوند.
- ردیابی عملکرد: نرم افزار ما به مدیران اجازه می دهد تا عملکرد کارکنان را در طول دوره ارزیابی، رصد کنند و اطمینان حاصل شود که ارزیابی ها بر اساس داده های جامع است.
- گزارش‌های هوشمند و پویا: سامانه سنجمان به طور خودکار از تک تک فرآیندها و وقایع حساس داخل سازمان، داده‌های معنادار ثبت می‌کند و از کلان داده‌های تولید شده، گزارش‌های هوشمند و پویا ارائه می‌کند.
برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار ارزیابی عملکرد سنجمان، اینجا کلیک کنید.