گزارش تحلیلی چیست؟
گزارش تحلیلی به گزارشی اطلاق می شود که حاوی اطلاعاتی همراه با تحلیل، توضیح و توصیه لازم باشد. این گزارش ها هم اطلاعات و هم تجزیه و تحلیل ارائه می‌دهند، اما شامل توصیه‌هایی نیز می‌شوند. این یک نوع گزارش تجاری است که از داده های کمی و کیفی شرکت برای ارزیابی و همچنین تجزیه و تحلیل یک استراتژی یا رویه تجاری استفاده می‌کند. در عین حال به کارمندان قدرت می‌دهد تا بر اساس شواهد و تحلیل‌ها تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند. یعنی یک گزارش تحلیلی نه تنها اطلاعات را ارائه و تجزیه و تحلیل می‌کند، بلکه اطلاعات را نیز تفسیر می‌کند و توصیه‌هایی را ارائه می‌دهد.
گزارش تحلیلی در 3 مرحله
نوشتن یک گزارش خوب یک مهارت ضروری برای برقراری ارتباط موثر با مشتریان و ذینفعان است. گزارشی که به خوبی نوشته شود، شفاف سازی می‌کند و جایی برای اشتباه باقی نمی‌گذارد. برای شروع گزارش را با مقدمه‌ای شروع کنید که هدف از نوشتن گزارش را از دیدگاه مشتری بیان می‌کند و برای آن‌ها می‌گوید که چه چیزی را بیان می‌کند. در این گزارش هر گونه پیش زمینه لازم و سوالاتی که باید پاسخ داده شود را درج کنید. تجزیه و تحلیل داده‌های مبتنی بر کسب و کار برای افراد غیر فنی باید شامل موارد زیر باشد:
- جزئیات فنی کمتر و نوشتن ساده
- ارائه توضیح واضحی از کاری که انجام دادید و دلایل آن
- ارائه توصیه های عملی که می تواند اعمال شود
جزئیات فنی کمتر و نوشتن ساده در گزارش تحلیلی
نه تنها از تصاویر و نمودارها باید استفاده کنید بلکه کلمات ساده نیز باید همیشه وجود داشته باشند. از صحبت کردن به صورت رسمی و با جزئیات اضافی بپرهیزید. برای از دست ندادن اصل گزارش گرفتار حاشیه نشوید.
ارائه توضیح واضحی از کاری که انجام دادید و دلایل آن
در این بخش، شما از نشان دادن دانش خود در مورد آنچه می‌دانید به مشتری نترسید. شما هرگز نباید بیش از 3 معیار در یک جدول داشته باشید. همچنین داده ها باید همیشه بخش بندی شوند، و تجمیع نشوند. بخش‌بندی، خواندن را آسان‌تر می‌کند.
روش اشتباه برای انجام آن…
چیزی که گم شده است در واقع تفسیر داده‌ها است. همچنین درک زمینه و شناسایی اقداماتی است که مشتری باید انجام دهد. شما هرگز نباید مشتری را مجبور کنید که خودش فکر کند: باید بینشی ارائه شود.
کاری که باید انجام دهید…
ارائه توصیه های عملی که می تواند اعمال شود
آنچه از قبل در نمودار است را تکرار نکنید و دلیل آن را بنویسید (فروش 4٪ کاهش یافته است زیرا ….). هنگام صحبت در مورد مشتری از ضمیر “شما” استفاده کنید. توصیه‌ای برای اقدام بعد از هر بینش داشته باشید (به دلیل کاهش فروش، پیشنهاد می کنم …). این به طور ایده‌آل باید پس از درک کامل از تجارت مشتری اعمال شود. اگر توصیه‌ای نیست، حداقل باید بحثی در این مورد انجام شود (آیا به این موضوع فکر کرده اید؟…). در صورت امکان، تاثیر تصمیمات اتخاذ شده، را بیان کنید
نتیجه‌گیری گزارش تحلیل
خروجی یا نتیجه‌گیری گزارش تحلیلی، باید هدف گزارش، یافته‌ها و نتیجه‌گیری اصلی و هرگونه توصیه را بیان کند. همچنین می‌تواند با یک نکته مثبت به پایان برسد. به طور خلاصه، نوشتن گزارش باید ساده، واضح و قابل فهم برای ذینفعان باشد. یک گزارش خوب باید بتواند نکات اصلی را حتی در زمان کوتاهی بیان کند.
پیشنهاداتی برای مطالعه بیشتر:
- تجزیه و تحلیل سرمایه انسانی
- ساخت ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه سامانه سنجمان
- نرم افزار ارزیابی عملکرد
- ERP چیست؟
- تجزیه و تحلیل SWOT چیست؟
برای دریافت فایل word و pdf کلیک کنید: