طرح منابع انسانی در مدیریت پروژه: تعریف و مراحل

هنگام کار در مدیریت پروژه، ممکن است لازم باشد تیمی از متخصصان را در کارهای مختلف رهبری کنید و گاهی اوقات می‌توانید اعضای تیم خود را استخدام کنید. یکی از راه‌هایی که می‌توانید تیم خود و مسئولیت‌های مختلف آنها را پیگیری کنید، ایجاد یک برنامه منابع انسانی است. درک اینکه برنامه منابع انسانی در مدیریت پروژه به چه معناست و چه چیزی می‌توانید در آن بگنجانید، ممکن است به شما این امکان را بدهد که برنامه‌های خود را برای پروژه‌های خود ایجاد کنید. در این مقاله، به این می‌پردازیم که برنامه منابع انسانی برای مدیریت پروژه چیست، مراحلی که می‌توانید برای ایجاد یک و چند نمودار یا لیستی که می‌توانید در برنامه خود بگنجانید، بردارید.

طرح منابع انسانی در مدیریت پروژه چیست؟

برنامه منابع انسانی تمام جنبه‌های یک برنامه مدیریت پروژه است که به اعضای فردی تیم پروژه مربوط می‌شود. این می‌تواند شامل شناسایی اعضای تیم مورد نیاز، تعیین نقش‌ها و پیگیری روابط حرفه‌ای بین اعضای کارکنان باشد. برخی از برنامه‌های منابع انسانی حاوی اسناد و نمودارهای رسمی هستند در حالی که برخی دیگر از روش‌های کمتر رسمی استفاده می‌کنند.

چرا از طرح منابع انسانی در مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

استفاده از طرح منابع انسانی به شما این امکان را می‌دهد که درک بهتری از نقش‌هایی که در یک پروژه خاص نیاز دارید به دست آورید و ممکن است به شما کمک کند نامزدهایی را استخدام کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارند. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا هر آموزشی را که باید انجام دهید یا قوانین و مقرراتی را که ممکن است باید رعایت کنید، درک کنید. در نهایت، یک طرح منابع انسانی می‌تواند به شما کمک کند پس از شروع کار بر روی یک پروژه، پیشرفت اعضای تیم را پیگیری کنید.

نحوه تدوین برنامه منابع انسانی

این چند مرحله است که می‌تواند به شما در ایجاد یک برنامه منابع انسانی برای موقعیت مدیریت پروژه خود کمک کند:

1. نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف کنید

قبل از شروع هر پروژه‌ای، ممکن است بخواهید نقش‌ها و مسئولیت‌هایی را که ممکن است برای تکمیل پروژه خود نیاز داشته باشید، تعریف کنید. به عنوان مثال، اگر بر یک پروژه بازاریابی نظارت می‌کنید، ممکن است برای انجام تحقیقات، ایجاد محتوا، انتشار آن محتوا و بررسی داده‌های تحلیلی خود به چندین متخصص بازاریابی نیاز داشته باشید. سعی کنید به تمام مسئولیت‌هایی که نیاز دارید شخصی در پروژه شما انجام دهد فکر کنید و این مسئولیت‌ها را به نقش‌ها تقسیم کنید. شما می‌توانید از این نقش‌ها برای تعیین اینکه به چه کسانی در تیم خود نیاز دارید استفاده کنید.

2. با یک نمودار سازمانی مشورت کنید

نمودار سازمانی نمایش تصویری از افرادی است که قبلاً در یک شرکت کار می‌کنند. این نمودارها همچنین ممکن است وظایف مشترک آنها و یا اینکه چه کسی بر کدام بخش‌ها نظارت دارد را فهرست کند. نگاه کردن به چارت سازمانی می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید هنگام یافتن استعداد برای پروژه خود باید با چه کسانی همکاری کنید. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا افراد موجود برای تیم خود را در شرکت پیدا کنید یا به شما امکان می‌دهد فرصت‌هایی را ببینید که ممکن است نیاز به استخدام شخصی برای یک نقش جدید داشته باشید.

3. یک استراتژی کارکنان ایجاد کنید

پس از استفاده از نمودار سازمانی برای تعیین اینکه کدام یک از نقش‌های موجود خود را می‌توانید در شرکت بیابید و چه نقش‌هایی را ممکن است نیاز به استخدام داشته باشید، می‌توانید یک استراتژی کارکنان بنویسید. استراتژی کارکنان به شما کمک می‌کند تا نقش‌هایی را که باید استخدام کنید و الزامات این موقعیت‌ها را پیگیری کنید. همچنین می‌توانید برنامه‌ای را برای اطمینان از اینکه قبل از شروع یک پروژه در همه موقعیت‌ها کار می‌کنید، در نظر بگیرید.

4. آموزش و توسعه را در نظر بگیرید

هنگام شروع یک پروژه، برخی از تیم شما ممکن است نیاز به یادگیری تکنیک‌های جدید، ابزارهایی داشته باشند که می‌توانید برای پروژه یا سیاست‌های شرکت استفاده کنید. اگر اطلاعاتی وجود دارد که باید به اعضای تیم خود بدهید، ممکن است بخواهید یک برنامه آموزشی یا توسعه شغلی را در نظر بگیرید. در برنامه منابع انسانی خود، سعی کنید بخشی را در نظر بگیرید که الزامات آموزشی بالقوه را فهرست کند.

5. پاداش‌های بالقوه را در نظر بگیرید

بسیاری از مدیران پروژه برای کمک به ایجاد انگیزه در تیم خود و کمک به تکمیل پروژه در زمان مقرر از پاداش یا تقدیر استفاده می‌کنند. این می‌تواند کمک کند که از قبل در مورد پاداش‌های احتمالی برای تیم خود فکر کنید تا بتوانید منابعی را برای آنها کنار بگذارید. به این فکر کنید که چه جوایز یا نوع شناختی را می‌توانید به اعضای تیم خود برای کار با کیفیت بالا ارائه دهید و آنها را در برنامه منابع انسانی خود یادداشت کنید.

6. فهرست منابع فیزیکی

در حالی که یک برنامه منابع انسانی در درجه اول بر اعضای تیم شما متمرکز است، ممکن است لازم باشد در نظر بگیرید که چه منابع فیزیکی می‌تواند به شما در تکمیل پروژه کمک کند. برخی از منابعی که ممکن است به آن نیاز داشته باشید عبارتند از: کامپیوتر، ابزار نرم افزار کامپیوتری، دستگاه کپی، لوازم اداری یا فضای اداری فیزیکی. سعی کنید تمام موادی را که ممکن است برای پروژه خود نیاز دارید فهرست کنید و آن را به عنوان بخشی از برنامه خود بگنجانید.

7. از رعایت موارد ایمنی اطمینان حاصل کنید

هنگام کار بر روی یک پروژه خاص، ممکن است لازم باشد از سیاست‌های شرکت، مقررات محلی یا قوانین ایمنی پیروی کنید. سعی کنید هر گونه اطلاعات مربوط به انطباق و ایمنی را که ممکن است به پروژه شما مرتبط باشد تحقیق کنید و آنها را در برنامه منابع انسانی خود یادداشت کنید. سپس می‌توانید طرح خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که از تمام مقررات و دستورالعمل‌های ایمنی پیروی می‌کند.

نمودارها و لیست‌هایی که می‌توانید برای برنامه منابع انسانی استفاده کنید

هنگام تنظیم برنامه منابع انسانی خود، ممکن است انواع مختلفی از نمودارها یا سایر تکنیک‌های سازمانی را برای کمک به پیگیری نقش‌ها، مسئولیت‌ها، نیازهای کارکنان و فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، مشورت کرده و ایجاد کنید. در اینجا چند نمونه از نمودارها و لیست‌هایی وجود دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید:

چارت سازمانی

نمودار سازمانی هنگام نوشتن یک برنامه منابع انسانی مهم است زیرا به شما امکان می‌دهد رتبه‌ها و مسئولیت‌های همه افراد در سازمان و تیم خود را ببینید. این می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری در مورد استخدام کمک کند، بدانید که در هنگام مواجهه با چالش‌های خاص با چه کسی صحبت کنید و مشخص کنید که آیا شکاف‌هایی در شرکت شما وجود دارد که ممکن است نیاز به پر کردن آن داشته باشید. می توانید از سرپرست خود بپرسید که آیا شرکت شما یک نمودار سازمانی دارد یا خود را ایجاد کنید.

ماتریس RACI

ماتریس RACI یک تکنیک مدیریت پروژه است که به شما کمک می کند مسئولیت های خاص هر یک از افراد تیم خود را درک کنید. مخفف عبارت مسئول، پاسخگو، مشورت شده و مطلع است. این به شما کمک می‌کند ببینید چه کسی کار را انجام می‌دهد، چه کسی بر آن کار نظارت می‌کند، هر متخصصی که تیم شما با آنها مشورت می‌کند و یک عضو تیم جداگانه که شخصی که کار را انجام می‌دهد گهگاه به‌روزرسانی می‌کند. استفاده از ماتریس RACI می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که تیم شما وظایف را به موقع انجام می دهد و به شما این امکان را می دهد که بفهمید هرکسی چه مسئولیت هایی در تیم شما دارد.

نمودار مسئولیت‌های متن محور

نمودارهای مسئولیت متن محور نمودارهایی هستند که به شما کمک می کنند تا توضیح دهید که چه مسئولیت‌های خاصی به هر نقش در یک تیم پروژه تعلق دارد. آنها می‌توانند به شما کمک کنند تا تعیین کنید هنگام استخدام اعضای تیم خود به دنبال چه چیزی باشید. شما همچنین می توانید نام اعضای تیم خود را پس از پیوستن به پروژه خود بنویسید تا بتوانید نقش‌ها و مسئولیت‌های فردی آنها را به خاطر بسپارید.

تقویم های منابع

تقویم‌های منابع به شما کمک می‌کنند رویدادهای مهم تیم خود را ثبت و پیگیری کنید. این می‌تواند شامل مصاحبه، فعالیت‌های اعضای تیم، جلسات آموزشی یا گفتگوهای توسعه حرفه‌ای باشد. ایجاد یک تقویم منابع برای سازماندهی رویدادهای جذب منابع انسانی خود را در نظر بگیرید. R

بیشتر بخوانید:

پرسشنامه شخصیت برای مشاغل

انیاگرام برای رهبران کسب و کار

نظریه هوش‌های چندگانه گاردنر و انتخاب‌های شغلی