استخدام کارمند اداری

تعریف شغل کارمند اداری

 

زمانی که شخصی را برای بخش اداری سازمان خود استخدام می‌کنیم، باید انتظارات سازمانی شرکت در حوزه اداری را برآورده کند. قبل از هرچیز باید دانست که کارمند اداری در ایران در دو مدل خودنمایی میکند.در نگاه اول کارمند اداری یعنی کسی که کارهای روزمره اداری مانند پاسخ به تلفن، حساب‌ و‌ کتاب، تایپ کردن و یا عملیات اداری را انجام می‌دهد، نگاه دوم کمی تخصصی‌تر به عنوان دستیار منابع انسانی وظایفی مانند جمع‌آوری و به‌روز رسانی سوابق کارکنان،نظارت بر حضور و غیاب کارکنان، بررسی پرونده‌های استخدامی و ترک کار، تنظیم قراردادهای کاری کارکنان و … است.

کارمند اداری چه وظایفی دارد؟

جمع‌آوری و نگه‌داری سوابق کارکنان مانند ضبط هر داده مربوط به هر کارمند مثل آدرس، درآمد هفتگی، حضور و یا عدم حضور، میزان فروش یا تولید.همچنین گزارش‌های مربوط به استخدامی، پرونده‌های استخدامی کارکنان اعم از قرارداد کاری کنان، تمدید قرارداد کار و یا تکمیل فرم‌های مربوط به خاتمه کارکنان از جمله وظایف محوله می‌باشد. از وظایف دیگر کارمندان اداری محاسبه پرداخت حقوق و دستمزد و همچنین کمک در امر ارزیابی از کارکنان است.

آیا من برای شغل کارمند اداری مناسب هستم؟

اگر شما شرایط زیر را داشته باشید به احتمال زیاد این شغل مناسب شماست:

1. اگر شما در مورد قوانین اداره کار و فرآیندهای منابع انسانی و نرم افزارهای حضور و غیاب و حقوق دستمزد تسلط خوبی دارید.

2. اگر به نرم افزارهای آفیس خصوصا ورد و اکسل و پاورپوینت به صورت متوسط تسلط دارید و زبان انگلیسی شما هم متوسط است

3. اگر در یکی از تست های روانشناسی زیر شرکت کردید (بهترین تست روانشناسی برای تشخیص این شغل تست کتل و هوش هیجانی است) و اکثر فاکتورهای مهم را داشتید:

• • اگر براساس تست کتل صفات بارز شما در 16 تای اول شامل این صفات  بود. پایداری هیجانی،سرزندگی،تحول گرایی،نظم و در مرتبه دوم صفات بارز  استقلال،انعطاف بالا،رهبری،سازگاری و خلاقیت بالا و برون‌گرایی را داشتید.

همین حالا در آزمون کتل شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد تست روانشناسی کتل

• اگر هوش هیجانی بالاتر از متوسط دارید و مخصوصا موارد خودشکوفایی،استقلال ،روابط بین فردی و مسئولیت پذیری و حل مسئله،خویشتن داری،تحمل فشار روانی و انعطاف پذیری متوسط به بالا باشد

همین حالا در آزمون هوش هیجانی شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد تست هوش هیجانی

• اگر MBTI بدید یکی از تیپ های ( ISTJ,ENTJ,ESTJ,ENFP,ESTP,ESFP,ENFJ ) نتیجه شما بشه

همین حالا در آزمون MBTI شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد MBTI

• اگر براساس تست نئو (NEO) شما عامل روان نژندی پایینی دارید مخصوصا تکانش وری و پرخاشگری باید پایین باشد و عوامل کفایت، نظم ، وظیفه شناسی، خویشتن داری، درک دیگران، عقاید ، ارزش ها، صمیمیت قاطعیت و فعالیت شما بالاست.

همین حالا در آزمون نئو شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد نئو (NEO)

• اگر براساس تست هالند تیپ شغلی شما CES باشد یعنی:(conventional)(قراردادی)(Enterprising)(جسور)(social)(اجتماعی).

همین حالا در آزمون هالند شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد تست هالند

4. اگر مهارت‌های گفتاری و نوشتاری متوسط به بالایی دارید و مدیریت زمان خوبی دارید.

اگر این 4 نکته بالا رو دارید به احتمال قوی این شغل برای شما مناسبه اما اگر هم ندارید نگران و ناراحت نباشید همه موارد بالا قابل یادگیره و حتی شخصیت شما با تمرین در طول زمان قابل تغییره ضمن اینکه هر کسی را بهر کاری ساختند! ممکنه به نفعتون باشه که شغل دیگری انتخاب کنید که استعدادهای شما در اون شغل شکوفاتر بشه.

اگر بعد از خواندن این مقاله دوست دارید در کلاسی برای تقویت توانایی هاتون شرکت کنید در نظر سنجی زیر برای موضوع کلاس آموزشی شرکت کنید

همین حالا برای پیش ثبت نام کلاسی که دوست دارید شرکت کنید

چگونه در استخدام کارمند اداری موفق عمل کنیم؟

بحث ما در اینجا نکات لازم برای موفقیت در استخدام کارمند اداری است. همچنین کسانی که مایل هستند در این سمت مشغول به کار شوند باید چه پارامترهایی داشته باشند که بتوانند با خیال راحت متصدی این شغل شوند.

در حال حاضر شرکت‌های ایرانی به سمت مدل‌های استاندارد جهانی برای جذب و بکارگیری نیروها می‌روند، چون در عصر ارتباطات همه چیز در کنار و نزدیکی ما هست و تعاملاتمون ناخودآکاه با جهان بیرون گره خورده.

سازمان‌ها هم ناچارند به سمت جهانی شدن بروند که راه بقاء و ادامه حیات این سازمان‌ها استانداردسازی براساس الگوهای جهانی است. در ادامه ما هم برای اینکه کسانی که می‌خواهند استخدام شوند و یا استخدام کنند الگویی کاملا کارا و اثربخش ارائه دادیم. با کمک از تکنولوژی نوین ATS شما هم می توانید از این الگوهای جدید بهره برداری کنید.

بیشتر با سیستم جذب و استخدام ATS آشنا شوید.

کسی که می‌خواهد در این سمت استخدام شود باید آشنایی کاملی با مسئولیت‌ها و وظایف، دانش و فنون مورد نیاز، شایستگی‌ها و مهارت‌ها داشته باشد. همچنین سازمان‌ها پارمترهای خاصی رو برای سنجش افراد به کار می‌برند.

شرح شغلی همیشه از پایه‌ایی‌ترین و هم از مهم‌ترین نکات قابل تامل در منابع انسانی است که استفاده فراوانی از آن می‌شود. نکاتی که در اینجا یادآور می‌شویم، نکاتی مهم در امر استخدام است که مبنای ما شرح شغلی است.

قرار است مجموعه‌ایی از شغل‌های کاربردی و پرتقاضا را برای شما جمع‌آوری کنیم که راهنمایی درست برای شما گردد. همیشه در مصاحبه‌ها تعریف شغل از سوالات اولیه می‌باشد که دانستن تعریف شغل و تشریح آن به منزله تسلط و احاطه اولیه به شغل است.

مسئولیت‌ کارمند اداری چیست ؟

آیا به مسئولیت‌ها و وظایف یک کارمند اداری آگاه هستید؟ آیا می‌دانید در بخش شرح شغلی بند مسئولیت‌ها و وظایف از اهمیت ویژه‌ایی برخوردار است؟

بگذارید اینطور نگاه کنیم که مسئولیت‌ها و وظایف یک شغل از دوباره‌کاری‌ها و تداخل‌های کاری جلوگیری می‌کند.

همچنین میزان سنجش عملکرد کارکنان است، نشان دهنده میزان تخصص و مهارت کاری در سمت مورد نظر است و هر آنچه که مورد انتظار است در بخش مسئولیت‌ها می‌آید.

برای شما که می‌خواهید استخدام شوید و یا شما که می‌خواهید جذب کنید، فرقی ندارد. آگاهی شما از مسئولیت‌ها و وظایف کامند اداری به میزان قابل توجهی در جذب و استخدام مفید و کارا است.

یک کارمند اداری دارای مسئولیت‌ها و وظایف به شرح زیر است:

• پردازش، تأیید و حفظ اسناد مرتبط با پرسنل، از جمله، استخدام، آموزش، شکایت، ارزیابی عملکرد، طبقه بندی، و برگه غیبت کارکنان.

• ثبت داده‌های رکورد در پرونده پرسنلی برای هر کارمند از جمله اطلاعاتی مثل آدرس‌ها، درآمد هفتگی، عدم حضور، میزان فروش و یا تولید، گزارشات مربوط به نظارت بر عملکرد و همچنین تاریخ و دلایل پایان به کار کارکنان.

• توضیح سیاست‌های شرکت برای کارکنان و همچنین مزایا و رویه‌های شرکت برای کارکنان و متقاضیان شغل

• کمک به بخش اداری برای برنامه‌های مزایای کارکنان و برنامه‌های جبران خدمات

• پاسخ به سوالات پرسنلی کارکنان اعم از حقوق مزایا و سایر اطلاعات مربوطه

• آماده‌سازی و تنظیم فعالیت‌های کارکنان جدید سازمان

• جمع‌آوری سوابق کارکنان از ادارات سابقشان و استعلام از شرکت بیمه

• بررسی فایل‌های کارمندان برای رفع مغایرت‌ها و تایید صحت و سقم اطلاعات ابراز شده از جانب کارکنان

• تهیه گزارش و اسناد مربوط به فعالیت‌های پرسنلی و ثبت آنها

• انجام مصاحبه اولیه شغلی متقاضیان برای کسب و تایید اطلاعات مورد استفاده و ارزیابی آنها

• بررسی برنامه‌های استخدامی برای ارزیابی صلاحیت و یا واجد شرایط بودن متقاضیان

• مطلع نمودن متقاضیان شغل از پذیرش و یا رد اشتغال خود.

• ارزیابی مهارت‌های متقاضی و کارامدی متقاضیان و کارکنان

• ثبت اطلاعات مربوط به اضافه‌کاری برای پرداخت حقوق و دستمزد

• محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان و ارائه آن به واحد مالی برای پرداخت

شما به عنوان کسی که برای جذب در سازمان‌ها برای سمت کارمند اداری تقاضا می‌کنید باید به وظایف‌های این شغل واقف باشید. چون دانستن اینکه وظایف یک کارمند اداری چیست نشان دهنده آگاهی شما از سمت مورد نظر است و توجه مصاحبه‌گر را به خودتان جلب می‌کنید.

دانش و فنون موردنیاز و مهارت‌های کارمند اداری چیست؟

در حقیقت دانش و فنون با مهارت‌ها دو آیتم مجزا است که هر کدوم قابل بحث می‌باشند. دانش و فنون مورد نیاز و مهارت‌ها برای استخدام کارمند اداری به شرح زیر است:

دانش‌و‌فنون

• آگاهی از قوانین کار وامور اجتماعی (تسلط بالا)
• آگاهی از فرایند‌های منابع انسانی (تسلط بالا)
• کامپیوتر و مهارت‌های نرم‌افزاری مثل آفیس در (تسلط بالا)
• آگاهی از داشن زبان انگلیسی (تسلط متوسط)
• دانش مصاحبه و رفتارشناسی در مصاحبه (تسلط متوسط)
• آشنایی با برنامه‌های حضور غیاب و پرداخت حقوق و دستمزد (تسلط بالا)

مهارت‌ها

در بخش مهارت‌ها یا همان SKILLs برای استخدام کارمند اداری براساس استانداردهای بین‌المللی 13 پارامتر را مشخص کرده‌اند.

• گوش دادن فعال: به معنی آن است که چه میزان توجه کامل خود را به آنچه که دیگران می‌گویند، می‌گذارید. چقد از وقت خودتون رو برای فهمیدن نکاتی که دیگران به شما می‌گویند می‌گذارید(خوب)
• تفکر خواندن(درک مطلب): درک جملات و نوشته‌های نامه و اسناد مربوطه در حوزه کار(خوب)
• مهارت‌های ارتباطی: صحبت با دیگران برای انتقال اطلاعات به طور موثر و قابل فهم. مهارت ارتباطات گفتاری(سخنوری) با دیگران(خوب)
• نوشتاری: برقراری ارتباط به طور موثر در نامه‌نگاری‌ها و مهارت در انجام نامه‌نگاری اداری(خوب)
• تفکر انتقادی: استفاده از منطق و استدلال برای شناسایی نقاط قوت و ضعف و ارائه راه‌حل‌های جایگیزین، انجام نتیجه‌گیری با توجه به رویکرد انتقادی در مشکلات به وجود آمده(خوب)
• نظارت: نظارت و ارزیابی عملکرد خود و افراد سازمان برای بهبود و انجام اقدامات اصلاحی(خوب)
• مدیریت زمان: توانایی مدیریت زمان خود و دیگران(متوسط)
• یادگیری فعال: درک مفاهیم اطلاعات جدید برای حل مسائل حاضر و آینده و تصمیم‌گیری در خصوص آنها(متوسط)

شایستگی‌های عمومی و ویژگی‌های شخصیتی برای استخدام کارمند اداری موفق چیست؟

شایستگی‌های عمومی و ویژگی‌های شخصیتی در حقیقت سبک کاری هستند. یعنی فرد شاغل در این شغل باید دارای این شایستگی‌های عمومی و ویژگی‌های شخصیتی باشد. باید خودتان را کامل بشناسید تا بهتر شغل مورد علاقه خودتان را بدست آورید. دانستن آنچه شما می‌توانید انجام دهید،آنچه شما دوست دارید انجام دهید و شما چگونه آن را دوست دارید، نقطه شروعی است برای پیدا کردن خودتان.

• توجه به جزییات(جزئی‌نگری): نیازمند آن است که جزیئات در کار را به صورت کامل و دقیق اجرا کند(عالی)
• همکاری: نیازمند آن است وظایف را به صورت گروهی انجام داده و از کار گروهی لذت ببرد(عالی)
• اطمینان: این شغل نیازمند آن است که شخصی با قابلیت اطمینان، مسئولیت‌پذیر و متعهد در تعهداتش انجام وظیفه نماید(عالی)
• صداقت و اخلاق در کار: این شغل نیازمند آن است که رفتارهای صادقانه و اخلاق‌مدار داشته باشید(عالی)
• کمک به دیگران: نیازمند آن است که به نیازها و خواسته‌های دیگران توجه کنید و درک درستی از احساسات کارکنان داشته باشید(عالی)
• نگرش مثبت به تغییرات: نیازمند آن است که نسبت به تغییرات آمادگی داشته باشید(نیازمند تنوع قابل توجه در کار)(خوب)
• خلاقیت: نیازمند آن است که دارای روحیه خلاقیت و ابتکار در مسئولیت‌ها و چالش‌ها داشته باشید(خوب)
• تحمل استرس و فشار کاری(کنترل خشم): نیازمند آن است که پذیرش انتقاد و برخورد با آرامش داشته باشید و تحمل فشار و استرس بالا در کار را پذیرا باشید(خوب)
• روحیه استقلال طلبی: آنچه که شما در کار نیاز دارید روحیه استقلال طلبی است، بدین صورت که مسئولیت‌های خود را با نظارت کم یا بدون نظارت انجام دهید(خوب)
• تفکر سیستمی: باید در این شغل با استفاده از تفکر سیستمی خود اطلاعات را تجزیه و تحلیل کرده و مسائل مربوط به مشکلات کار را رسیدگی کنید(خوب)
• رهبری: از ویژگی‌های مورد نیاز این شغل رهبری و مدیریت در کار است(خوب)

توانایی‌های(Abilities) لازم برای کارمند اداری

شاید برای شما سوال باشد که مهارت با توانایی چه فرقی دارد

. خیلی خلاصه بیان می‌کنم: توانایی‌ها طبیعی و یا درونی هستند در حالی که مهارت‌ها رفتارهایی هستند که می‌آموزیم و یاد می‌گیریم.

به طور مثال رهبری یک توانایی است که می‌توان با آموزش و مهارت در خود تقویت کنیم.

اینجاست که توانایی‌ها برای کارفرما در اولویت قرار دارند تا مهارت، چون مهارت به دست آوردنی است و می‌توان با تجربه و آموختن به دست آورد و تقویت کرد اما توانایی، قابلیتی طبیعی(Natural) می‌باشد.اما توانایی‌های لازم برای استخدام کارمند اداری به شرح زیر است:

• توانایی گوش دادن و درک اطلاعات و ایده‌هایی که از طریق کلمات و جملات گوینده(سخنران) ارائه می‌شود(خوب)
• توانایی انتقال اطلاعات و ایده‌ها به دیگران به طوری که آنها درک مناسبی از صحبت‌های شما دشته باشند(خوب)
• توانایی درک خواندن و درک اطلاعات و ایده‌های ارائه شده به صورت متنی و در نوشتار(خوب)
• توانایی دیدن جزیئات در محدوه نزدیک(جزئی‌نگری)(خوب)
• توانایی گفتن چیزی که اشتباه است یا احتمال دارد به اشتباه کشیده شود در زمان درست و به‌موقع(فرار از مشکلات)(خوب)

چگونه از تست های روانشناسی برای استخدام کارمند اداری استفاده کنیم؟

تمام مسائلی که در بالا ذکر شد قابلیت‌ها، مسئولیت‌ها و ویژگی‌هایی است که باید در کار داشته باشید. اما چطور و چگون می‌توان پارامترهای بالا را سنجید و تعیین کرد که کدام‌ یک از آن‌ها در شخص داوطلب وجود دارد بحثی است که همیشه با مشکلاتی همراه بوده.

اگر بتوان نیرویی مستعد با ویژگی‌های بالا در این سمت جذب کرد می‌توان مطمئن شد که بیشتر راه تطابق شغلی را طی کرده‌ایم.

تمام این تست ها به صورت رایگان برای سازمان هایی که از ATS سنجمان استفاده می کنند موجود است .

برای دمو رایگان ثبت نام کنید

هالند(HOLLAND)

تست هالند یا همان تست رغبت‌سنجی شغلی است که نوع علاقمندی شغلی داوطلب را می‌سنجد. هماهنطور که می‌دانید تست هالند براساس 6 معیار سنجیده می‌شود(RIASEC)(واقع‌گرا، جستجوگر، هنری، اجتماعی، جسور، قراردادی)

سمت کارمند اداری و کارگزینی به قرار زیر است

باید CES باشد یعنی:

(conventional)(قراردادی): این افراد مشاغلی را ترجیح می‌دهند که دربرگیرنده‌ی فعالیت‌های روتین و قانون‌مند است و در آنها بایستی از دستورالعمل و قواعد مشخصی پیروی کرد.

(Enterprising)(جسور): این افراد به مشاغل و فعالیتهای مدیریتی و نیز رهبری و جهت دهی سایر افراد برای رسیدن به یک هدف مشخص تمایل دارند. مشاغلی که در آنها بتوانند آغازگر و یا مدیر یک پروژه‌ی تجاری باشند و بدون هراس و با پذیرفتن ریسک، تصمیم بگیرند.

(social)(اجتماعی): برای این افراد مشاغلی مناسب است که دائما در ارتباط با دیگران باشند و به آنها کمک کنند، آموزش و مشاوره بدهند، از آنها مراقبت کنند و یا خدماتی را به آنها ارائه کنند.

همین حالا در آزمون هالند شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد تست هالند

تحلیل MBTI برای کارمند اداری و کارگزینی

یک کارمند اداری قطعا نیاز به برونگرایی دارد که بتواند تعاملات روزانه همراه با روابط دوستانه با کارکنان سازمان داشته باشد.

می تواند جزئی نگر باشد و یا اینکه شهودی باشد، هر دو می‌تواند باشد اما برای کسی که نقش کارمند اداری بازی می‌کند باید جزئی‌نگر باشد. کمی احساسی اما  قالب منطق باشد. منظم و مرتب باشد.

تیپ‌های مناسب این شغل(ISTJ,ENTJ,ESTJ,ENFP,ESTP,ESFP,ENFJ )

همین حالا در آزمون MBTI شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد MBTI

 

 

تحلیل نئو(NEO_PI-R)

در بخش نئو می‌توانیم بخشی از پارامترهای مورد نظر در هر شغل را بسنجیم. در نئو پنج عامل اصلی روان‌نژندی، برون‌گرایی، انعطاف‌پذیری، دلپذیر بودن و باوجدان بودن می‌سنجیم که هر کدام دارای 6 زیر عامل هستند.

قبل از سنجش پارامترها باید به این نکته توجه کنیم که عامل اول یعنی روان‌نژندی یک عامل مهم و موثر است. چون عواملی مانند اضطراب، پرخاشگری، افسردگی، حساسیت به خویشتن، تکانش وری و آسیب‌پذیری را می‌سنجد.

براساس تست نئو  عوامل زیر معیاریست که تطابق با شغل کارمند اداری را می‌توان سنجید.

کنترل خشم، صمیمیت، جمع‌گرایی،فعالیت،اعمال، اعتماد، تبعیت( استقلال)، درک دیگران،وظیف‌شناسی تصمیم‌گیری و تلاش برای موفقیت است.

همین حالا در آزمون نئو شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد نئو (NEO)

تحلیل تست کتل(CATTELL)

کتل و نئو جزء تست‌هایی هستند که می‌توان به جرات گفت که کاملترین تست‌ها در رتبه‌بندی میان تست‌های هم رده خود هستند.

کتل که 16 صفت در مرتبه اول و 8 صفت در مرتبه دوم را می‌سنجد که کاملترین تست و سنجش برای افراد می‌باشد.

این تست برای کسانی که می‌خواهند رهبری و خلاقیت خود را بسنجند(و البته خیلی از عامل‌های دیگر) کتل گزینه خوبی برایشان است.

براساس کتل اگر صفات بارز برون‌گرایی، آرامش، انعطاف در کار، استقلال، کنترل، سازگاری، رهبری و خلاقیت را داشته باشید، بیشتر احتمال تطابق شغلی خواهید داشت.

همین حالا در آزمون کتل شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد تست روانشناسی کتل

هوش هیجانی(Bar-On)

تست بارا-آن یا هوش هیجانی  در پنج عامل و هر عامل در سه زیر عامل می‌سنجد.

این پنج عامل اصلی عبارتند از خوآگاهی،بیان خود، روابط با دیگران، تصمیم‌گیری و مدیریت استرس است.

همانطور که قبلا بیان شد، از ویژگی‌های بارز شغل کارمند اداری همکاری، کمک به‌دیگران،مدیریت استرس و فشار در کار و روحیه استقلال طلبی می‌باشد.

در تست هوش هیجانی می‌توان این صفات بارز را سنجید و میزان تطابق فرد با شغل را بدست آورد.

همین حالا در آزمون هوش هیجانی شرکت کنید

اطلاعات بیشتر در مورد تست هوش هیجانی