شرح شغلی بهمعنای توصیف ساختارمند تمام اطلاعات مهم در مورد شیوه فعالیت کارمندان شاغل در سازمان است. سازمانها با کمک شرح شغلی میتوانند وظایف، مسئولیتها و انتظارات مربوط به آن موقعیت شغلی را از طریق سامانه جذب و استخدام به کارجویان نمایش دهند. در این مطلب از مجله سنجمان یاد میگیریم که شرح شغلی چیست و با شیوه نوشتن آن بهطور دقیق آشنا میشویم.
شرح شغلی چیست؟
«شرح شغلی» (Job Description) یکی از اسناد بالادستی سازمان است که با توصیف دقیق فعالیتهای کارمندان و معرفی انتظارات سازمان، تصویری روشن از یک موقعیت شغلی در سازمان ارائه میدهد. به بیان سادهتر، تدوین شرح شغلی به سازمانها کمک میکند تا بهطور دقیق انتظارات خود را از افراد شاغل در سازمان روشن کنند. در ادامه مهمترین اطلاعات موجود در یک شرح شغلی استاندارد را نام میبریم.
عملکرد امروز سازمان خود را دقیق بسنجید تا موفقیت فردا را تضمین کنید.
- هدف از انجام شغل
- شرایط احراز شغل
- مسئولیتهای شاغل
- شرح دقیق و گامبهگام فعالیتها
- روابط سازمانی بین بخشی
تدوین شرح شغلی برای هر موقعیت یکی از بهترین شیوهها برای جلوگیری از انتظارات نابهجا و ایجاد سوءتفاهمها در آینده است. البته شرح شغلی فقط برای زمان استخدام نیست و سازمان میتواند از این سند در مراحل مختلف مدیریت منابع انسانی، از جذب و انتخاب نیروی مناسب گرفته تا تعیین اهداف شغلی، ارزیابی عملکرد و برنامهریزی برای توسعه کارکنان استفاده کند. وقتی مسئولیتها و انتظارات یک موقعیت از ابتدا بهدرستی مشخص شده باشند، مدیر و کارمند نیز معیار روشنتری برای همکاری خواهند داشت.
شرح شغلی شامل چه مواردی است؟
محتوای یک شرح شغلی با توجه به نوع موقعیت، ساختار سازمان و سطح شغلی میتواند متفاوت باشد، اما بخشهای اصلی آن را در زیر معرفی میکنیم.
- عنوان دقیق
- اهداف سازمانی
- جایگاه سازمانی
- مسئولیتهای کلی
- شرح وظایف اجرایی
- شرایط احراز
- روابط کاری
- محیط کار
حال که میدانیم مهمترین عناصر موجود در شرح شغلی چیست، در ادامه شیوه تدوین هر کدام را بهطور دقیق توضیح میدهیم.
۱) عنوان شغلی
عنوان شغلی نخستین بخشی است که در شرح شغلی مشخص میشود و باید بهصورت کوتاه، دقیق و متناسب با جایگاه واقعی فرد در سازمان انتخاب گردد. عنوانی مانند «کارشناس منابع انسانی» یا «مدیر فروش» باید به اندازهای روشن باشد که فرد بتواند بدون نیاز به توضیحات اضافی، حوزه کلی فعالیت و سطح موقعیت را تشخیص دهد.
همچنین استفاده از عنوانهای مبهم یا غیرمتعارف میتواند در فرایند استخدام نیز مشکل ایجاد کند، زیرا متقاضی ممکن است درک متفاوتی از موقعیت داشته باشد. بنابراین بهتر است عنوان شغلی با ساختار و نامگذاری رایج سازمان هماهنگ بوده و متناقض به نظر نرسد.
۲) هدف شغل
هدف شغل توضیح میدهد که چرا این موقعیت در سازمان وجود دارد و حضور فرد در این جایگاه قرار است چه نیازی را برطرف کند. این بخش باید تصویری کلی از نقش فرد در دستیابی به اهداف واحد یا سازمان ارائه دهد و همچنین، مهمترین نتایج مورد انتظار از افراد دارای این موقعیت شغلی را مشخص کند. هدف شغل نباید با فهرست کردن فعالیتهای روزانه اشتباه گرفته شود. برای مثال، هدف یک کارشناس جذب و استخدام میتواند تأمین بهموقع نیروی انسانی مورد نیاز سازمان باشد، در حالی که انتشار آگهی، بررسی رزومه و هماهنگی مصاحبهها در بخش وظایف او قرار میگیرند.
۳) جایگاه سازمانی
جایگاه سازمانی نشان میدهد یک موقعیت شغلی در ساختار شرکت در چه سطحی قرار دارد و فرد با چه بخشها و افرادی در ارتباط است. در این بخش اطلاعات زیر مشخص میشوند.
- تعیین مدیر مستقیم
- تعیین واحد سازمانی
- تعیین کارکنان تحت نظارت فرد
وجود این بخش به نیروهای جدید کمک میکند تا در زمان کوتاه، با جایگاه خود در سازمان آشنا شوند و تصویر دقیقتری از سلسهمراتب سازمانی داشته باشند. این اطلاعات بهویژه در سازمانهای بزرگ اهمیت دارد، زیرا مشخص نبودن مسیر گزارشدهی یا حدود ارتباط با سایر واحدها میتواند باعث تداخل مسئولیتها و ایجاد ابهام در تصمیمگیری شود. حال که میدانیم اهمیت جایگاه سازمانی در شرح شغلی چیست، به اهمیت این سند بالادستی بیشتر پی میبریم.
۴) مسئولیتها
مسئولیتها شامل حوزههایی کاری میشوند که فرد در قبال آنها پاسخگو است. بهبیان دقیقتر، مسئولیت به نتیجه یا حوزهای مربوط میشود که فرد باید آن را مدیریت یا پیگیری کند. این بخش نیز شامل فعالیتهای جزئی و عینی برای دستیابی به نتیجه نمیشود و بهطور کلی، حوزههای مورد انتظار سازمان را تعیین میکند. برای مثال، «مدیریت فرایند جذب نیرو» میتواند یکی از مسئولیتهای کارشناس منابع انسانی باشد. در این حالت، فرد ممکن است برای انجام این مسئولیت، فعالیتهای مختلفی مانند بررسی رزومهها، هماهنگی مصاحبهها و پیگیری مراحل استخدام را انجام دهد.
۵) شرح وظایف
شرح وظایف بخش عملیاتیتر یک موقعیت شغلی است و بهطور دقیق مشخص میکند فرد برای انجام مسئولیتهای خود، چه فعالیتهایی عینی و اجرایی را باید انجام دهد. وظایف باید تا حد امکان روشن و متناسب با نقش فرد نوشته شوند تا هم کارمند و هم مدیر بدانند چه فعالیتهایی در محدوده این موقعیت قرار میگیرند. برای نمونه، در شرح وظایف کارشناس منابع انسانی میتوان مواردی مانند انتشار آگهیهای استخدامی، غربال رزومهها، هماهنگی جلسات مصاحبه، پیگیری فرایند جذب و بهروزرسانی اطلاعات کارکنان را قرار داد. بنابراین شرح وظایف کمک میکند مسئولیتهای کلی یک موقعیت به فعالیتهای مشخص و قابل اجرا تبدیل شوند.
۶) شرایط احراز
شرایط احراز به ویژگیها و توانمندیهایی مربوط میشود که فرد برای تصدی یک موقعیت شغلی باید داشته باشد. تحصیلات، سابقه کاری، مهارتهای تخصصی، تواناییهای فردی، دانش موردنیاز و در برخی مشاغل گواهینامهها یا مدارک حرفهای، میتوانند بخشی از شرایط احراز باشند. این بخش بیشتر به ویژگیهای فرد مناسب برای شغل مربوط است، در حالی که شرح وظایف و مسئولیتها درباره انتظارات سازمان از خود موقعیت شغلی صحبت میکنند. به همین دلیل، شرایط احراز در فرایند جذب و انتخاب کارکنان نیز اهمیت زیادی دارد.
۷) روابط کاری
یکی از بخشهایی که در پاسخ به سؤال شرح شغلی چیست باید مورد توجه قرار گیرد، مشخص کردن روابط کاری است. در این بخش مشخص میشود فرد برای انجام وظایف و مسئولیتهای خود با چه افراد یا واحدهایی در ارتباط خواهد بود. این روابط میتواند شامل ارتباط با مدیر مستقیم، اعضای تیم، واحدهای دیگر سازمان، مشتریان یا حتی افراد و مجموعههای خارج از سازمان باشد. مشخص کردن روابط کاری به کارکنان کمک میکند بدانند برای دریافت اطلاعات، هماهنگی یا پیگیری امور باید با چه بخشهایی در ارتباط باشند و چه نوع همکاریهایی از آنها انتظار میرود.
۸) شرایط و محیط کار
شرایط و محیط کار، ویژگیهای مرتبط با نحوه انجام فعالیت را مشخص میکند. محل کار، ساعات کاری، نوع همکاری و در صورت وجود، شرایطی مانند دورکاری، کار شیفتی، مأموریت یا نیاز به حضور در محیطهای خاص میتواند در این بخش قرار گیرد. اهمیت این اطلاعات به نوع شغل بستگی دارد.
برای یک موقعیت اداری ممکن است محل کار و امکان دورکاری اهمیت بیشتری داشته باشد، در حالی که برای مشاغلی که نیازمند حضور در کارخانه، کارگاه یا محیطهای عملیاتی هستند، شرایط فیزیکی و محیط انجام کار نیز باید بهطور دقیق مشخص شود. در مجموع یک شرح شغلی استاندارد باید اطلاعاتی ارائه دهد که بتوان بر اساس آن، ماهیت یک موقعیت شغلی، هدف آن، مسئولیتها، وظایف، شرایط موردنیاز و نحوه ارتباط آن با ساختار سازمان را بهروشنی درک کرد.
تفاوت شرح شغلی با شرح وظایف و شرایط احراز شغل چیست؟
شرح شغلی تصویری کلی از یک موقعیت شغلی ارائه میدهد، شرح وظایف روی فعالیتهایی تمرکز دارد که فرد باید انجام دهد و شرایط احراز مشخص میکند چه شایستگیهایی برای بر عهده گرفتن آن موقعیت موردنیاز است. در زیر هر کدام از مفاهیم را بهطور کامل توضیح میدهیم تا تفاوت آنها بهطور دقیق روشن شود.
بیش از ۹۰٪ سازمانهای بزرگ دنیا فرآیند استخدام خود را با نرمافزارهای ATS مدیریت میکنند. سازمان شما چطور؟
۱) شرح وظایف
شرح وظایف بخش عملیاتیتر یک موقعیت شغلی است و مجموعه کارها و فعالیتهایی را شامل میشود که فرد برای انجام مسئولیتهای خود باید انجام دهد. برای مثال، در شرح وظایف یک کارشناس منابع انسانی میتوان فعالیتهایی مانند انتشار آگهیهای استخدامی، بررسی رزومهها، هماهنگی جلسات مصاحبه، پیگیری مراحل جذب و بهروزرسانی اطلاعات کارکنان را در نظر گرفت. بنابراین، شرح وظایف به این سؤال پاسخ میدهد که «فرد بهطور دقیق در این موقعیت چه کارهایی باید انجام دهد؟»
۲) شرایط احراز
شرایط احراز درباره ویژگیهای فردی است که برای انجام موفق یک شغل به آنها نیاز دارد. تحصیلات، سابقه کاری، دانش تخصصی، مهارتهای فنی، مهارتهای ارتباطی و سایر توانمندیهای موردنیاز میتوانند در این بخش قرار بگیرند. برای نمونه، ممکن است برای یک کارشناس منابع انسانی، مدرک تحصیلی مرتبط، سابقه کار در حوزه منابع انسانی، آشنایی با فرایند استخدام و توانایی برقراری ارتباط مؤثر بهعنوان شرایط احراز تعیین شود.
۳) شرح شغلی
شرح شغلی مفهوم گستردهتری را شامل میشود و میتواند هر دو مورد قبل را در کنار سایر اطلاعات درباره موقعیت شغلی دربر بگیرد. به بیان دقیق وقتی میپرسیم شرح شغلی چیست، منظور سندی است که تصویری جامع از یک موقعیت ارائه میکند. این تصویر از هدف و جایگاه آن در سازمان را پوشش میدهد و تا مسئولیتها، وظایف، روابط کاری و شرایط موردنیاز برای تصدی آن ادامه مییابد.
حال که میدانیم تفاوت این مفاهیم با شرح شغلی چیست، دانش عمیقتری نسبت به اصطلاحات موجود در منابع انسانی داریم. در زیر تفاوت مفاهیم را در جدول مرور میکنیم.
| نمونه اطلاعات | تمرکز اصلی | مفهوم |
| عنوان شغل، هدف، جایگاه سازمانی، مسئولیتها و روابط کاری | معرفی کلی یک موقعیت شغلی | شرح شغلی |
| بررسی رزومه، هماهنگی مصاحبه و پیگیری فرایند جذب | فعالیتهایی که فرد باید انجام دهد | شرح وظایف |
| تحصیلات، سابقه کاری، مهارتهای تخصصی و مهارتهای رفتاری | ویژگیها و توانمندیهای موردنیاز فرد | شرایط احراز شغل |
چگونه یک شرح شغلی استاندارد بنویسیم؟
شرح شغلی استاندارد با پیشبرد مراحل دقیق و تدوین ساختار استاندارد انجام میشود. در زیر فرآیند تدوین شرح شغلی را بهصورت گامبهگام معرفی میکنیم.
- جمعآوری اطلاعات
- تعیین اهداف
- تدوین وظایف
- تدوین شرایط احراز
- تعیین جایگاه و روابط کاری
- تدوین واضح شرح شغلی
در نتیجه نوشتن شرح شغلی فقط به فهرست کردن چند وظیفه محدود نمیشود. برای اینکه این سند بتواند در استخدام، مدیریت کارکنان و ارزیابی عملکرد کاربرد داشته باشد، باید بر اساس اطلاعات واقعی همان موقعیت شغلی تهیه شود. اینکه شرح شغلی چیست و چه اطلاعاتی باید در آن قرار بگیرد، موضوعی است که هنگام تدوین این سند باید به آن توجه شود. همچنین یک شرح شغلی استاندارد باید هم برای مدیر قابل استفاده باشد و همچنین، برای فردی که قرار است در آن جایگاه فعالیت کند، تصویر روشنی از شغل ایجاد کند. در ادامه هر یک از موارد بالا را توضیح میدهیم.
۱) جمعآوری اطلاعات
اولین مرحله با گردآوری اطلاعات و شناخت دقیق موقعیت شغلی مورد نظر شروع میشود. در این مرحله باید تمام اطلاعات مورد نیاز از شیوه فعالیت نیروها در جایگاه شغلی مورد نظر را بهدست بیاوریم. در زیر مهمترین منابع کسب اطلاعات را معرفی میکنیم.
الف) منابع اطلاعاتی عمومی
منابع اطلاعاتی برای کسب دادههای دقیق بینالمللی از موقعیت شغلی به شرح زیر است.
- وبلاگهای معتبر کاری مانند «Indeed»، «SHRM» یا «AIHR»
- شبکههای اجتماعی معتبر حرفهای مانند «Linkedin»
- ابزارهای هوش مصنوعی استدلالی
- پادکستهای تخصصی حوزه منابعانسانی
- آگهیهای شغلی موجود در سایتهای کاریابی مانند «Job Vision» یا «Iran Talent»
کارشناسان جذب و استخدام که میدانند شرح شغلی چیست، با کمک منابع موجود در اینترنت میتوانند آگاهی خوبی از شرح شغلی مورد نظر بهدست بیاورند.
ب) منابع اطلاعاتی اختصاصی
منابع اطلاعاتی برای آشنایی با وظایف اختصاصی نیرو داخل شرکت مورد نظر به شرح زیر است.
- همکاران داخل واحد سازمانی
- مدیر مستقیم
- مدیر عامل
- مدیر منابع انسانی
- کارمندان باتجربه یا بازنشسته
توجه داشته باشیم که افراد دارای موقعیت شغلی یکسان در دو شرکت مختلف ممکن است با انتظارات و وظایف متفاوتی مواجه شوند. در نتیجه کسب اطلاعات دقیق از مسئولیتها و شرح وظایف دقیق موقعیتهای شغلی در سازمان از اهمیت ویژهای برخوردار است.
۲) تعیین اهداف
در مرحله بعد باید مشخص شود این موقعیت چه نقشی در سازمان دارد و حضور فرد در این جایگاه قرار است چه نیازی را برطرف کند. هدف شغل باید روشن و مختصر باشد و به جای تمرکز روی فعالیتهای جزئی، نتیجه و نقش کلی موقعیت را توضیح دهد.
۳) تدوین وظایف
پس از مشخص شدن هدف، باید مسئولیتهای اصلی و فعالیتهایی که فرد برای انجام آنها نیاز دارد، مشخص شوند. در این مرحله بهتر است میان مسئولیت و وظیفه تفاوت قائل شویم. مسئولیت به حوزهای اشاره میکند که فرد در قبال آن پاسخگو است، در حالی که وظایف، فعالیتهای مشخصی هستند که برای انجام آن مسئولیت انجام میدهد.
با ماژول هوشمند ATS سنجمان هزینههای جذب نیرو را تا ۵۰٪ کاهش دهید.
۴) تدوین شرایط احراز
در این مرحله باید مشخص شود فرد مناسب برای این موقعیت چه ویژگیهایی دارد. تحصیلات، سابقه کاری، دانش تخصصی، مهارتهای فنی و مهارتهای نرم میتوانند بخشی از شرایط احراز باشند. این معیارها باید واقعبینانه و متناسب با نیاز واقعی شغل تعیین گردند و صرفاً برای طولانیتر کردن آگهی یا محدود کردن تعداد متقاضیان نوشته نشوند.
۵) تعیین جایگاه و روابط کاری
مدیر مستقیم، واحد سازمانی، کارکنان تحت نظارت و بخشهایی که فرد با آنها ارتباط مستمر دارد باید در شرح شغلی مشخص شوند. این اطلاعات به تعیین مسیر گزارشدهی و جلوگیری از تداخل مسئولیتها کمک میکند.
۶) تدوین واضح شرح شغلی
در نهایت، تمام اطلاعات باید با زبانی روشن و بدون ابهام کنار هم قرار گیرند. بهتر است از عبارتهای بسیار کلی، اصطلاحات پیچیده و وظایفی که معنای مشخصی ندارند پرهیز شود. همچنین شرح شغلی باید متناسب با شرایط واقعی سازمان باشد، نه فهرستی از انتظاراتی که در عمل امکان اجرای آنها وجود ندارد.
تدوین شرح شغلی با سیستم سنجمان
نوشتن شرح شغلی یکی از مهمترین گامها در مسیر جذب نیروی حرفهای، ارزیابی عملکرد دقیق و آموزش سازمانی کارآمد است. یکی از بهترین ابزار برای تدوین شرح شغلی مورد نیاز هر موقعیت شغلی، استفاده از «پرونده سازمانی» موجود در سامانه ارزیابی عملکرد سنجمان است. هر کدام از نیروها در این سامانه «پروفایل اختصاصی» خود را دارند و با مراجعه به آن، میتوانند شرح شغلی دقیق مربوط به خود را مشاهده کنند.
اشتباهات رایج در نوشتن شرح شغلی و شرح وظایف
حتی اگر سازمان اهمیت شرح شغلی را بداند، اشتباه در تدوین آن میتواند باعث شود این سند به جای کمک به فرایند استخدام و مدیریت کارکنان، باعث ایجاد ابهام شود. برخی از رایجترین خطاها را در زیر معرفی میکنیم.
- نوشتن وظایف بهصورت مبهم
- طولانی کردن بیش از حد فهرست وظایف
- تعیین انتظارات غیرواقعی
- مشخص نکردن سطح مسئولیت
- بهروز نکردن شرح شغلی
حال که میدانیم اشتباهات رایج در نوشتن شرح شغلی چیست، در ادامه هر کدام را با دقت توضیح میدهیم.
۱) نوشتن وظایف بهصورت مبهم
عبارتهایی مانند «انجام امور مربوط به منابع انسانی» یا «پیگیری فعالیتهای سازمان» اطلاعات مشخصی درباره فعالیتهای کاری نیرو ارائه نمیکنند. برای اینکه مشخص شود شرح شغلی چیست و چه کاربردی دارد، لازم است وظایف در آن تا حد امکان روشن و شفاف نوشته شوند تا کارمند و مدیر برداشت یکسانی از مسئولیتها و انتظارات شغلی داشته باشند.
۲) طولانی کردن بیش از حد فهرست وظایف
شرح وظایف قرار نیست تمام فعالیتهایی را که ممکن است فرد در طول دوره کاری خود انجام دهد را دربربگیرد. فهرست بسیار طولانی میتواند تمرکز فرد را از مسئولیتهای اصلی دور کند و تشخیص اولویتها را دشوار سازد.
۳) تعیین انتظارات غیرواقعی
گاهی در یک شرح شغلی، مجموعهای از مهارتها، وظایف و مسئولیتها کنار هم قرار میگیرند که انجام همه آنها توسط یک نفر عملاً امکانپذیر نیست. چنین رویکردی میتواند افراد مناسب را از درخواست شغل منصرف کند و حتی پس از استخدام نیز باعث نارضایتی و فرسودگی شغلی شود.
۵) مشخص نکردن سطح مسئولیت
شرح وظایف یک کارشناس، سرپرست و مدیر نمیتواند یکسان باشد. اگر سطح اختیار و مسئولیت مشخص نشود، ممکن است فرد نداند در چه مواردی باید تصمیم بگیرد، چه موضوعاتی را به مدیر ارجاع دهد و در قبال چه نتایجی پاسخگو است.
۶) بهروز نکردن شرح شغلی
نقشها و مسئولیتهای شغلی با تغییر ساختار سازمان، فناوریها و فرایندهای کاری تغییر میکنند. بنابراین شرح شغلی نباید سندی ثابت و همیشگی باشد. بازبینی دورهای آن کمک میکند اطلاعات موجود همچنان با شرایط واقعی موقعیت شغلی مطابقت داشته باشد.
نمونه شرح شغلی و شرح وظایف کارشناس منابع انسانی
برای اینکه تفاوت میان بخشهای مختلف یک شرح شغلی بهتر مشخص شود، میتوان موقعیت کارشناس منابع انسانی را بهعنوان نمونه در نظر گرفت.
- عنوان شغلی: کارشناس منابع انسانی
- واحد سازمانی: منابع انسانی
- گزارشدهی به: مدیر منابع انسانی
- هدف شغل: پشتیبانی و اجرای بخشی از فرایندهای منابع انسانی با تمرکز بر جذب و استخدام، امور کارکنان و هماهنگی فعالیتهای مرتبط با نیروی انسانی.
حال که میدانیم بخشهای اصلی شرح شغلی چیست، در ادامه این موارد را بهطور کامل توضیح میدهیم.
مدیریت درخواستها از صفر تا صد را به سیستم هوشمند سنجمان بسپارید.
۱) مسئولیتهای اصلی
تمام انتظارات شرکت از فرد استخدام شده را در زیر معرفی میکنیم.
- همکاری در فرایند جذب و استخدام نیرو
- پیگیری امور مربوط به کارکنان
- ثبت و بهروزرسانی اطلاعات منابع انسانی
- همکاری با مدیر منابع انسانی در اجرای فرایندهای مرتبط با کارکنان
- هماهنگی میان متقاضیان، مدیران و واحد منابع انسانی در مراحل استخدام
۲) شرح وظایف
تمام اقدامات اجرایی مورد نیاز برای انجام کامل انتظارات به شرح زیر است.
- تهیه و انتشار آگهیهای استخدامی
- بررسی اولیه رزومههای دریافتشده
- هماهنگی زمان مصاحبه با متقاضیان و مدیران
- پیگیری وضعیت متقاضیان در مراحل مختلف استخدام
- ثبت و بهروزرسانی اطلاعات کارکنان
- تهیه گزارشهای موردنیاز واحد منابع انسانی
- همکاری در اجرای برنامههای آموزشی و توسعه کارکنان
- پاسخگویی و پیگیری درخواستهای مرتبط با امور کارکنان
۳) شرایط احراز
تمام مهارتهای نرم و سخت مورد انتظار شرکت برای پیشبرد درست این جایگاه شغلی را در ادامه معرفی میکنیم.
- مدرک تحصیلی مرتبط با منابع انسانی، مدیریت یا رشتههای مشابه
- تجربه کاری مرتبط، متناسب با سطح موقعیت
- آشنایی با اصول جذب و استخدام
- توانایی کار با ابزارها و نرمافزارهای اداری
- مهارت ارتباطی مناسب
- توانایی مدیریت و پیگیری چند فعالیت بهصورت همزمان
۴) روابط کاری
کارشناس منابع انسانی با مدیر منابع انسانی، مدیران واحدهای مختلف، کارکنان سازمان و متقاضیان استخدام در ارتباط است. این نمونه بهطور دقیق نشان میدهد که شرح شغلی چیست و چگونه بخشهای مختلف آن در کنار یکدیگر قرار میگیرند. عنوان و هدف، هویت کلی موقعیت را مشخص میکنند، مسئولیتها حوزه پاسخگویی فرد را نشان میدهند، شرح وظایف فعالیتهای اجرایی را مشخص میکند و شرایط احراز نیز ویژگیهای موردنیاز فرد برای تصدی این موقعیت را توضیح میدهد.
سؤالات متداول
حال که یاد گرفتیم شرح شغلی چیست و با مراحل گامبهگام پیادهسازی شرح شغلی آشنا شدهایم، در ادامه سؤالات رایج در این حوزه را پاسخ میدهیم.
۱) عناصر شرح شغلی چیست؟
عناصر شرح شغلی شامل عنوان شغلی، اهداف سازمانی، جایگاه سازمانی، مسئولیتهای کلی، شرح وظایف اجرایی، شرایط احراز، روابط کاری و محیط کاری میشود.
۲) تفاوت شرح شغلی با شرح وظایف و شرایط احراز چیست؟
شرح شغلی چارچوب کلی موقعیت را مشخص میکند، شرح وظایف فعالیتهای موردانتظار از فرد را توضیح میدهد و شرایط احراز مشخص میکند چه فردی از نظر دانش، مهارت و تجربه برای آن موقعیت مناسب است. تفکیک درست این موارد به سازمان کمک میکند هم در زمان استخدام انتخاب دقیقتری داشته باشد و هم پس از استخدام، انتظارات روشنتری از کارکنان خود تعریف کند.
منابع
۱) AIHR
۲) Indeed
۳) SHRM
