نرمافزار جذب و استخدام (ATS) یکی از کلیدیترین ابزارهای منابعانسانی است که در تمام مراحل جذب از انتشار آگهی استخدام تا غربالگری و مصاحبه را در یک بستر یکپارچه مدیریت کنند. اگر بدانیم سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست، با صرف کمترین هزینه و انرژی، استعدادهای موجود در بازار کار را شناسایی و جذب میکنیم. در این مطلب آشنایی دقیق با این سیستم
سامانه جذب و استخدام (ATS) چیست؟
«سامانه جذب و استخدام» (Applicant Tracking System | ATS) محصولی مجهز به ابزارهای تحلیلی و سنجشی برای مدیریت فرآیند جذب نیرو است و با ثبت، تحلیل و یکپارچهسازی تمامی دادهها، فرآیند استخدام را تسهیل و دقیقتر میکند. کارشناسان و مدیران منابع انسانی با کمک سامانه جذب و استخدام، مراحل مورد نظر خود را ر فرآیند جذب طراحی میکنند، کارجویان را با ابزارهای سنجشی ارزیابی میکنند و همچنین، گزارشهای تخصصی از فرآیند جذب خود را به هیئت مدیره گزارش میدهند.
در حالیکه در بسیاری از سازمانهای سنتی، اطلاعات مربوط به متقاضیان میان فایلهای اکسل، فرمهای استخدامی و پیامرسانهای مختلف پراکنده و مفقود میشود و با افزایش خطاهای انسانی، بسیاری از کاندیداهای با استعداد در میان انبوهی از اطلاعات گم شوند.
با استفاده از سامانه ATS سنجمان فرایند استخدام خود را کوتاه کنید
در نهایت کارشناسان منابع انسانی و مدیرانی که میدانند سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست، در هر لحظه وضعیت متقاضیان را بررسی کنند، از اطلاعات ثبت شده بهره میگیرند و تصمیمهای مهم یا گزارشهای خود را بر اساس دادههای دقیق طراحی میکنند.
امکانات کلیدی سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست؟
یک سیستم ATS استاندارد تمام قابلیتهای مورد نیاز برای پیشبرد کامل فرآیند جذب را دارد. در زیر این ویژگیها را مشاهده میکنیم.
- تدوین مراحل: امکان طراحی مراحل اختصاصی برای فرآیند جذب و استخدام
- ثبت آگهی: امکان تدوین آگهی استخدامی با تمام مؤلفههای مورد نیاز برای احراز شایستگی کارجو
- پرسشنامههای روانسنجی: امکان استفاده از ابزارهای روانسنجی و شخصیتشناسی برای غربال
- فرمساز: امکان طراحی فرمهای ارزیابی اختصاصی و چندمرحلهای
- تجمیع رزومهها: وجود بانک رزومهها متصل به جاببردهای اصلی جهت انباشت تمام رزومهها
- غربال رزومهها: امکان غربال رزومهها مبتنی بر اطلاعات اولیه مانند حقوق، سن، سابقه یا محل سکونت
- تشخیص رزومههای تکراری: شناسایی رزومههای تکراری و ارسالشده از سوی کارجوها در آگهیهای گذشته
- انتخاب ارزیابها: ناعیین ارزیابهای اختصاصی برای هر کدام از آگهیهای جذب
- جلسه آنلاین: اتصال سامانه به پنلهایی مانند «گوگلمیت» یا «اسکایروم» جهت برگزاری جلسات آنلاین
- پرونده کارجو: امکان تشکیل پرونده برای هر کدام از کارجویان جهت ثبت بازخورد مصاحبهکنندگان
- استخر استعدادها: وجود فضای ذخیرهسازی جهت استفاده از رزومه افراد مستعد در سایر موقعیتهای استخدامی
- ثبت دادهها: ثبت تمام اطلاعات مربوط به فرآیند جذب مانند «زمان استخدام» (Time to Fill) و «زمان جذب» (Time to hire)
- امکان ارسال پیام به کارجو: امکان ارسال خودکار پیامک یا ایمیل به کارجوها و اطلاعرسانی پیشرفت مراحل جذب و امکان تدوین متن پیام از سوی تیم جذب و استخدام
- تدوین گزارش: امکان تحلیل خودکار تمام اطلاعات و ارائه نتایج تحلیل در قالب نمودارها
- مجهز به هوش مصنوعی: استفاده از هوش مصنوعی برای غربال دقیقتر رزومهها و تحلیل گزارشهای نهایی
وجود این امکانات به تیم منابع انسانی شرکتها کمک میکند تا تمام فرآیند جذب را با بیشترین سرعت و کیفیت پیش ببرند و کارجویان مستعد و مناسب با پوزیشن شغلی را پیش از سایر سازمانها شناسایی و استخدام کنند. حال که میدانیم ویژگیهای سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست، تا جای ممکن در صرف هزینه و زمان جذب صرفهجویی میکنیم. برای شناخت بهترین سامانههای ATS موجود، میتوانیم از مطلب «کدام سیستم ATS بهترین عملکرد را دارد؟» را مطالعه کنیم.
فرآیند جذب و استخدام در نرمافزار ATS چگونه است؟
نرم افزار جذب و استخدام (ATS) تمام مراحل استخدام از طراحی فرآیند تا گزارشگیری را در یک بستر ساختاریافته و قابل پیگیری مدیریت میکند. در زیر میتوانیم فرآیند کار یک سیستم ATS را بهصورت گامبهگام مشاهده کنیم.
- تعیین مراحل موجود در فرآیند استخدام
- تدوین و انتشار آگهی شغلی
- دریافت و جمعآوری رزومهها
- غربالگری و بررسی متقاضیان
- مدیریت مصاحبهها و ارزیابیها
- پایش مستمر مراحل جذب
- گزارشگیری و تحلیل دادههای استخدام
حال که میدانیم مراحل سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست، در ادامه مراحل استفاده از این سیستم را معرفی میکنیم.
۱) تعیین مراحل موجود در فرآیند استخدام
شروع فرآیند جذب و استخدام با تعیین مراحل جذب آغاز میشود. در این مرحله کارشناسان جذب و استخدام تعیین میکنند تا مبتنی بر پوزیشن مورد نظر خود و سیاستهای جذب، فرآیند جذب و استخدام چه مراحلی داشته باشد. در زیر یکی از استاندارترین مراحل جذب را معرفی میکنیم.
- رزومههای ارسالشده
- رزومههای تأیید شده
- احراز اولیه تلفنی
- مصاحبه آنلاین
- انجام آزمونهای روانشناختی
- مصاحبه حضوری
- مصاحبه فنی
- تأیید نهایی
- کارجویان رد شده
کارشناسان جذب با طراحی اولیه این مراحل، فرآیند جذب خود را بهطور کامل مشخص میکنند. در نتیجه تمام رزومههای غربالشده بهطور خودکار داخل مرحله «روزمههای ارسالشده» قرار میگیرند و بعد از مرحله غربالگری، رزومههای تأیید شده به مرحله «رزومههای تأییدشده» و موارد رد شده به مرحله «کارجویان رشد شده» منتقل میشوند. اگر بدانیم این اتوماسیونسازی در سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست و از آن استفاده کنیم، مسیر جذب بسیار سادهتر و کارآمدتر خواهد شد.
۲) تدوین و انتشار آگهی شغلی
بعد از طراحی مراحل جذب، نوبت به تدوین و انتشار آگهی شغلی میرسد. نرمافزار ATS به کارشناسان کمک میکند تا تمام اطلاعات مورد نیاز برای ثبت آگهی را تدوین کنند. در زیر این اطلاعات را معرفی میکنیم.
- عنوان شغلی: تعریف دقیق و کامل پوزیشن شغلی
- شرح وظایف: شرح شغلی مورد انتظار سازمان
- شرایط احراز: مهارتهای نرم و سخت مورد انتظار
- ابزارهای تخصصی: تسلط به نرمافزارها یا ابزارهای فنی تخصصی مورد انتظار شرکت
- سابقه کاری: سالهای فعالیت حرفهای مرتبط
- محل سکونت: محل جغرافیایی زندگی
- سن و جنسیت: اطلاعات هویتی کارجو
- رفاهیات: تمام امکانات و خدمات رفاهی شرکت مانند وام، حمل و نقل، ناهار و شام یا بیمه تکمیلی
- حقوق و پاداش: اعلام حقوق در نظر گرفته شده و سایر مزایای مالی
کارشناسان جذب تمام این اطلاعات در سیستمهای ATS صرفاً با چند کلیک ساده ثبت میکنند و در گام بعد، آگهی استخدامی مورد نظر خود را در صفحه فرصت شغلی سازمان یا سایر کانالهای جذب مانند سایتهای کاریابی منتشر میکنند. همچنین در این مرحله میتوانیم ابزارهای سنجشی مورد نیاز خود را طراحی و در مراحل مختلف جذب از آنها استفاده کنیم. برای مثال اگر برای جذب یک جایگاه شغلی نیاز به ارزیابی صلاحیتهای انگلیسی است، میتوانیم با استفاده از فرمسازها، تست زبانی را با سطح مورد نظر خود طراحی کنیم تا کارجو در مرحله مورد نظر ما، با استفاده از این پرسشنامه سنجیده شود.
۳) دریافت و جمعآوری رزومهها
پس از آن که آگهی منتشر شد، رزومههای دریافتی از منابع مختلف، در یک بانک رزومه بصورت یکجا ذخیره و جمعآوری میشوند. این قابلیت به کارشناس و مدیران، اجازه میدهد تا فقط در یک پلتفرم واحد جذب و استخدام، به تمامی رزومهها دسترسی داشته باشند و نیازی به جابجا شدن مداوم میان فایلهای اکسل و ایمیلها نباشد. همچنین در برخی نرمافزارهای ATS مانند نرمافزار سنجمان، رزومههای تکراری نیز شناسایی و اطلاعات قبلی مربوط به آنها رزومه مانند مصاحبههای قبلی یا نظرات ارزیابان شناسایی میشود.
۴) غربالگری و بررسی متقاضیان
در مرحله غربالگری کارشناسان جذب و استخدام با کمک ابزارهای غربالگری موجود در سیستم ATS، رزومههای ارسالی را بررسی میکنند. این فرآيند در ابتدا میتواند با حذف رزومههای نامرتبط شروع شود.
- حذف اولیه رزومههای نامرتبط: برخی رزومههای ارسالی با توجه به عدم تناسب سن، میزان سابقه، محل سکونت یا جنسیت میتوانند از ابتدا حذف شوند تا در مدت زمان غربال صرفهجویی شود. کارشناسان جذب با استفاده از ابزارهای غربالگری، این موارد را بهطور گروهی انتخاب و در چند ثانیه رد میکنند.
- رد و تأیید سایر رزومهها: در این گام تمام رزومهها با دقت ارزیابی میشوند و با توجه به وجود صلاحیتهای موجود، رد یا تأیید میشوند.
- ارسال رزومههای آیندهدار به استخر استعدادها: برخی مواقع کارشناس جذب با رزومههایی مواجه میشود که در حال حاضر مورد نیاز سازمان نیست اما در آینده میتوانند به عنوان گزینههای مطلوب در نظر گرفته شوند. در این مواقع رزومهها به استخر استعدادها منتقل میشوند تا در آینده به آنها رجوع شود.
بهطور کلی افراد با تجربه که میدانند سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست، با استفاده از امکان فیلتر کردن، جستوجوی پیشرفته و دستهبندی موجود در نرم افزار ATS، سرعت عملکرد خود را افزایش میدهند.
۵) مدیریت مصاحبهها و ارزیابیها
بعد از غربال دقیق اطلاعات، متقاضیان منتخبی که از مراحل قبلی عبور کردهاند، وارد مرحلهی احراز اولیه تلفنی، مصاحبه و ارزیابی پرسشنامهای میشوند. در زیر مهمترین تمام انواع مصاحبه و ارزیابی را معرفی میکنیم.
- احراز تلفنی: اطلاعات موجود در رزومه مانند سن، حقوق درخواستی یا محل زندگی برخی کارجویان قدیمی یا غیردقیق است. در نتیجه برخی کارشناسان با هدف صرفهجویی در وقت و هزینه، تماس چند دقیقهای با کارجو برقرار میکنند تا تمام اطلاعات اولیه را مجدد با آنها چک کنند.
- مصاحبه آنلاین: بسیاری از شرکتها برای احترام به وقت کارجو، اولین مصاحبه را به صورت آنلاین برگزار میکنند تا زحمت و هزینه رفت و آمد به کارجویان تحمیل نشود.
- ارزیابی با پرسشنامه: استفاده از انواع پرسشنامه شخصیتشناسی، توانمندسنجی یا استعداد و هوش به مدیران منابع انسانی کمک میکند تا شناخت دقیقتری از مهارتهای نرم کارجو بدست بیاورند.
- مصاحبه حضوری: هدف از مصاحبه حضوری، شناخت دقیق کارجو از نزدیک و انطباق اطلاعات گردآوری شده در مراحل قبل با اطلاعات بدست آمده در جلسه مصاحبه است. همچنین، کارجو با مسیر رفت و آمد و محیط شرکت نیز آشنا میشود.
- مصاحبه فنی: ارزیابی فنی نیز با هدف بررسی دقیق مهارتهای سخت یا تخصصی مورد نیاز برای انجام فعالیت شغلی است. این ارزیابی بهطور معمول از سوی تیمهای فنی شرکت انجام میشود.
ترتیب این مراحل به صلاحدید سرپرست جذب و سیاستهای شرکت میتواند متفاوت باشد. همچنین کارشناسانی که میدانند سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست با استفاده از سیستم جذب و استخدام زمان مصاحبه، نتیجه ابزارهای سنجشی و بازخورد مصاحبهکنندگان را در پرونده هر کارجو ثبت میکنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد میتوانیم از مطلب «تأثیر ATS در مدیریت مصاحبه» استفاده کنیم.
۶) پایش مستمر مراحل جذب
یکی از بزرگترین چالشهای تیم منابعانسانی، ارزیابی و پایش وضعیت رزومهها در فرآیند جذب و عدم تداخل جلسات، اطلاعات و فعالیتها است. بر این اساس مدیران منابع انسانی با کمک سیستم ATS، وضعیت رزومهها و میزان پیشرفت جذب و استخدام را در تمام مراحل پایش میکنند تا هیچکدام از موقعیتهای شغلی از دست نرود.
۷) گزارشگیری و تحلیل دادههای استخدام
در پایان فرآیند جذب و استخدام، سامانه ATS با تحلیل دادههای ثبت شده و ارائه گزارشی دقیق و نمودارمحور، اطلاعات بسیار ارزشمندی را در رابطه با عملکرد کارشناسان در اختیار افراد قرار میدهد. با وجود قابلیت گزارشگیری در سیستم ATS، سرپرستان جذب با صرف کمترین زمان و انرژی نقاط قوت و ضعف تیم خود را در فرآیند جذب و استخدام ارزیابی میکنند.
صفر تا صد جذب و استخدام با سامانه جذب و استخدام سنجمان
مجموعه سنجمان با طراحی اولین و کاربردیترین سیستم جذب و استخدام مدرن و اتصال آن به بزرگترین جاببردهای موجود در ایران، سعی دارد تا بهینهترین، دقیقترین و کمهزینهترین فرآیند جذب و استخدام را برای سامانها فراهم کند. در زیر مهمترین ویژگیهای سامانه مدیریت جذب و استخدام یا ATS سنجمان را مشاهده میکنیم.
- مرحلهبندی فرآیند جذب: مدیران منابعانسانی میتوانند مراحل جذب را مبتنی بر نیاز شرکت اختصاصی کنند.
- آزمونهای روانشناسی: متخصصان جذب در تمام مراحل استخدام میتوانند از تستهای روانشناسی استفاده کنند تا ارزیابی دقیقتری از ساختار شخصیتی و توانمندهای کارجویان داشته باشند.
- فرمساز اختصاصی: سامانه ATS سنجمان امکان ساخت فرمهای اختصاصی دارد تا تمام سؤالات چندگزینهای یا تشریحی مورد نیاز را در مراحل مختلف جذب از کارجویان بپرسیم.
- اعلام رزومههای تکراری: ATS سنجمان روزمه کارجویانی که در آگهیهای قبلی نیز درخواست جذب داشتند را شناسایی و گزارش میکند.
- امکان ثبت گزارش جلسات: سامانه ATS با ارائه فضایی برای تدوین گزارش کارجو، امکان ذخیرهسازی و نگهداری صورتجلسات مصاحبه را فراهم کرده است.
- اطلاعرسانی ایمیل و پیامکی به کارجویان: سامانه جذب سنجمان امکان ارسال پیامک و ایمیل را برای تعامل با کارجویان فرآهم کرده است و پیامهای ارسالی را نیز میتوانیم تا جای ممکن شخصیسازی کنیم. همچنین امکان امکان ارسال پیام خودکار برای اعلام پیشرفت فرآیند جذب یا قبولی و رد شدن کارجو را نیز فراهم کرده است.
- ردیابی جزئیترین اطلاعات: سامانه سنجمان با ارائه ثبت و تحلیل مرحلهای و تحلیلی، به گونهای طراحی شده که سازمان بتواند عملکرد هر مرحله از فرآیند جذب را بررسی کند. همچنین امکان ثبت و مشاهده گزارشها بر اساس تاریخ، ارزیاب و مرحله مشخص نیز فراهم شده است تا تحلیل دقیقتری از فرآیند استخدام به دست آید.
- گزارشسازی دقیق از فرآیند جذب: نرمافزار سنجمان با تحلیل آماری مدتزمان جذب و تعداد روزمههای ارسالشده، بررسیشده و ردشده، گزارش آماری دقیق از صفر تا صد فرآیند جذب برای هر کدام از آگهیها ارائه میدهد.
- اتصال به سایر جاببردها: سامانه سنجمان امکان اتصال به جاببردها را فراهم کرده تا امکان بررسی تمام رزومهها در یک صفحه وجود داشته باشد.
- اتصال به هوش مصنوعی: سامانه سنجمان با استفاده از تکنولوژی هوش مصنوعی و طراحی سیستم اختصاصی یادگیری عمیق، امکان تحلیل دادههای جذب و ارزیابی دقیقتر کارجویان را فراهم کرده است.
- پشتیبانی سریع: تیم پشتیبانی سنجمان در تمام مدتزمان استفاده از محصول، پشتیبان سازمانها و شرکتها است.
- تجربه کاربری ساده: سامانه سنجمان المانهای تصویری را تا جای ممکن ساده و قابل دسترس طراحی کرده تا از سردرگمی کاربران جلوگیری شود.
حال که میدانیم ویژگیهای سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست، میتوانیم مسیر جذب حرفهای در سازمان داشته باشیم. با پیشبرد فرآیند جذب و استخدام استاندارد و اصولی، حرفهای بودن سازمان خود را به کارجویان نشان میدهیم، برند کارفرمایی را در ذهن افراد بالا میبریم و انگیزه مورد نیاز برای فعالیت مشتاقانه را در شرکت فراهم میکنیم.
مهمترین چالشهای استخدام سنتی که ATS آنها را حل میکند
استخدام نیروی انسانی در حالت سنتی با چالشهایی مانند پراکندگی و آشفتگی اطلاعات و رزومهها همراه است. همچنین به هر میزان که تعداد موقعیتهای جذب بیشتری وجود داشته باشد، این چالشها با آسیب بسیار بیشتری همراه میشوند. در زیر تمام چالشهای جذب سنتی را معرفی میکنیم. در ادامه چالشهای اساسی جذب سنتی را معرفی میکنیم.
- پراکندگی اطلاعات و رزومهها
- زمانبر بودن غربالگری
- عدم شفافیت میزان پیشرفت در فرآیند جذب
- ناهماهنگیهای بین تیمی
- از دست رفتن استعدادهای ارزشمند
- نبود داده برای بهینهسازی فرآیند جذب
این چالشها میتواند مسیر جذب نیروی توانمند را با چالش همراه کند و در شرایط کمبود نیروی متخصص، فرآیندهای اجرایی سازمان را نیز به چالش بکشد. حالا که میدانیم چالشهای جذب سنتی چیست، در زیر نشانهها، پیامدها و راهکار ATS برای حل آن مشکل را توضیح میدهیم.
۱) پراکندگی اطلاعات و رزومهها
یکی از رایجترین مشکلات استخدام سنتی، پراکندگی اطلاعات متقاضیان است. در این فرآیندها کارجویان رزومههای خود را از طریق ایمیل، سایت شرکت، انواع سوشالمدیاها مانند لینکدین، پلتفرمهای کاریابی و پیامرسانهای داخلی و خارجی ارسال میکنند. در نتیجه مدیریت همهی آنها و شناسایی افراد شایسته به یک مشکل جدی تبدیل میشود.
الف) نشانههای این مشکل چیست؟
در زیر علائم وجود این چالش را معرفی میکنیم.
- رزومهها از طریق چندین کانال مختلف دریافت میشوند.
- اطلاعات برخی از متقاضیان ناقص ثبت میشود.
- پیدا کردن یک رزومه قدیمی زمان زیادی میگیرد.
- بعضی از رزومهها به اشتباه نادیده گرفته میشوند.
ب) پیامدهای این مشکل برای سازمان چیست؟
وقتی اطلاعات متقاضیان پراکنده باشد، احتمال از دست رفتن نیروهای بااستعداد افزایش پیدا میکند. گاهی بهترین کاندیدا نه به دلیل ضعف در مهارتها، بلکه به دلیل بینظمی در فرآیند استخدام از چرخه جذب خارج میشود. این موضوع میتواند هزینههای استخدام را افزایش داده و زمان بیشتری برای یافتن نیروی مناسب از سازمان بگیرد.
ج) سیستم ATS چگونه این مشکل را حل میکند؟
سامانه ATS تمامی رزومهها و اطلاعات متقاضیان را در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره میکند. به این ترتیب، تیم منابع انسانی میتواند بهراحتی به سوابق متقاضیان دسترسی داشته باشد، رزومهها را جستجو کند و هیچ فرصت ارزشمندی را از دست ندهد.
۲) طولانی شدن فرآیند استخدام و از دست رفتن کارجویان برتر
در بازار کار امروز، سرعت استخدام به یک مزیت رقابتی تبدیل شده است. بسیاری از کاندیداهای توانمند، همزمان در چند فرآیند استخدامی شرکت میکنند و معمولاً پیشنهاد همکاری سازمانی را میپذیرند که سریعتر تصمیمگیری کند.
الف) نشانههای این مشکل چیست؟
در ادامه علائم این چالش را معرفی میکنیم.
- بررسی رزومهها هفتهها طول میکشد.
- هماهنگی مصاحبهها زمانبر است.
- تصمیمگیری میان مدیران مختلف به کندی انجام میشود.
- متقاضیان مدت زیادی منتظر دریافت پاسخ میمانند.
ب) پیامدهای این مشکل برای سازمان چیست؟
هر روز تأخیر در استخدام، میتواند هزینههای قابل توجهی به سازمان تحمیل کند. علاوهبر این، نیروهای برتر معمولاً منتظر نمیمانند و پیشنهاد شرکت دیگری را میپذیرند. در نتیجه سازمان ناچار میشود فرآیند جذب را دوباره از ابتدا آغاز کند.
ج) سیستم ATS چگونه این مشکل را حل میکند؟
با خودکارسازی بسیاری از فعالیتهای تکراری، متمرکز کردن اطلاعات و تسهیل همکاری میان کارشناسان استخدام، زمان انجام فرآیند جذب را کاهش میدهد. در نتیجه سازمان میتواند سریعتر به متقاضیان مناسب دسترسی پیدا کرده و فرصت جذب استعدادهای برتر را از دست ندهد.
۳) عدم شفافیت میزان پیشرفت در فرآیند جذب
در بسیاری از سازمانها، زمانی که تعداد متقاضیان افزایش پیدا میکند، پاسخ دادن به یک سؤال ساده دشوار میشود:
«این متقاضی اکنون در چه مرحلهای قرار دارد؟»
الف) نشانههای این مشکل چیست؟
در ادامه علائم این چالش را معرفی میکنیم.
- وضعیت متقاضیان در فایلهای مختلف ثبت میشود.
- اعضای تیم استخدام اطلاعات متفاوتی از وضعیت افراد دارند.
- پیگیری مراحل استخدام نیازمند تماس یا ارسال پیامهای متعدد است.
- احتمال فراموش شدن برخی متقاضیان وجود دارد.
ب) پیامدهای این مشکل برای سازمان چیست؟
نبود شفافیت باعث سردرگمی تیم استخدام، افزایش خطاهای انسانی و ایجاد تجربه نامطلوب برای متقاضیان میشود. از طرف دیگر، مدیران نیز تصویر دقیقی از وضعیت فرصتهای شغلی باز در اختیار نخواهند داشت.
ج) سیستم ATS چگونه این مشکل را حل میکند؟
سامانه ATS یک نمای کامل از قیف استخدام در اختیار سازمان قرار میدهد. تیم منابع انسانی و مدیران میتوانند در هر لحظه مشاهده کنند که هر متقاضی در کدام مرحله قرار دارد و چه اقداماتی باید برای او انجام شود.
۴) ناهماهنگیهای بین تیمی
استخدام موفق بهطور معمول نتیجه همکاری چندین نفر است. از کارشناس جذب و استخدام گرفته تا مدیر مستقیم واحد، مدیر منابع انسانی و گاهی حتی مدیرعامل، که عدم شفافیت و پیوستگی بین این افراد میتواند معایب غیرقابل چشمپوشی بسیاری داشته باشد.
الف) نشانههای این مشکل چیست؟
در زیر علائم این چالش را معرفی میکنیم.
- رزومهها از طریق ایمیل برای افراد مختلف ارسال میشوند.
- بازخوردها در کانالهای مختلف ثبت میشود.
- تصمیمگیریها به دلیل عدم هماهنگی به تأخیر میافتد.
- سوابق ارزیابیها بهصورت متمرکز نگهداری نمیشوند.
ب) پیامدهای این مشکل برای سازمان چیست؟
عدم هماهنگی میان ذینفعان استخدام میتواند باعث افزایش زمان جذب، تصمیمگیریهای ناهماهنگ و ایجاد تجربهای غیرحرفهای برای متقاضیان شود.
ج) سیستم ATS چگونه این مشکل را حل میکند؟
ATS یک فضای مشترک برای همکاری ایجاد میکند که در آن تمامی افراد درگیر در استخدام، میتوانند رزومهها را مشاهده کنند، بازخوردهای خود را ثبت کنند و بر اساس اطلاعات یکسان تصمیم بگیرند.
۵) از بین رفتن استخر استعداد سازمان
بسیاری از شرکتها پس از پایان یک فرآیند استخدام، ارتباط خود را با صدها رزومه ارزشمند دیگر از دست میدهند. در نتیجه برای هر استخدام جدید لازم است که دوباره هزینه جذب و تبلیغات را متحمل شوند.
الف) نشانههای این مشکل چیست؟
- رزومههای گذشته بهسختی پیدا میشوند.
- هیچ بانک اطلاعاتی منظمی از متقاضیان وجود ندارد.
- سازمان برای هر موقعیت شغلی از نقطه صفر شروع میکند.
ب) پیامدهای این مشکل برای سازمان چیست؟
هزینه جذب افزایش پیدا میکند و فرصت استفاده از استعدادهایی که قبلاً شناسایی شدهاند، از بین میرود.
ج) ATS چگونه این مشکل را حل میکند؟
سامانه ATS رزومهها را در یک «استخر استعداد» (Talent Pool) نگهداری میکند. به این ترتیب، سازمان میتواند در فرصتهای شغلی آینده نیز از متقاضیان واجد شرایط گذشته استفاده کند و هزینههای جذب را کاهش دهد.
۶) نبود داده و گزارش برای بهبود فرآیند استخدام
یکی از بزرگترین ضعفهای استخدام سنتی این است که تصمیمها اغلب بر اساس حدس و تجربه گرفته میشوند، نه دادهی ثبت شده. که همین امر در گذر زمان باعث میشود که تیم منابع انسانی، متوجهی عملکرد جذب و استخدام و نقاط ضعف و قوت خود نشود. در این صورت تا مدتها یک مشکل مدام تکرار میشود.
الف) نشانههای این مشکل چیست؟
در زیر علائم این مشکل را معرفی میکنیم.
- مشخص نمیشود که بهترین کانال جذب کدام است.
- مدت زمان استخدام بهدرستی اندازهگیری نمیشود.
- هزینه جذب هر نیرو قابل محاسبه نیست.
- عملکرد تیم استخدام بهصورت دقیق ارزیابی نمیشود.
۲) پیامدهای این مشکل برای سازمان چیست؟
وقتی دادهای وجود نداشته باشد، بهبود فرآیند استخدام نیز دشوار خواهد بود. سازمان نمیتواند بررسی کند که چه چیزی مؤثر بوده و چه چیزی نیاز به اصلاح دارد.
۳) سیستم ATS چگونه این مشکل را حل میکند؟
سامانههای ATS با ارائه گزارشها و داشبوردهای تحلیلی، شاخصهایی مانند زمان استخدام (Time to Hire)، منبع جذب (Source of Hire)، نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی و سایر KPIهای استخدام را در اختیار سازمان قرار میدهند. این اطلاعات به مدیران کمک میکند تصمیمهای دقیقتر و مبتنی بر داده اتخاذ کنند.
مزایای استفاده از سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست؟
سامانه ATS فرآیند استخدام را دقیقتر و سریعتر میکند. در زیر مزایای کلیدی این سیستم را بهطور کامل معرفی میکنیم.
| مزیت | تاثیر بر سازمان | نتیجه در کسبوکار |
| ۱) کاهش زمان استخدام | سامانه جذب و استخدام با متمرکزسازی رزومهها، مدیریت مراحل استخدام و تسهیل همکاری میان ذینفعان، زمان مورد نیاز برای جذب نیرو را کاهش میدهد. | سازمان میتواند قبل از رقبا به استعدادهای برتر دسترسی پیدا کند و هزینه ناشی از خالی ماندن موقعیتهای شغلی را کاهش دهد. |
| ۲) افزایش کیفیت استخدام | دسترسی به اطلاعات ساختاریافته و سوابق کامل متقاضیان، ارزیابی و مقایسه کاندیداها را دقیقتر میکند. | احتمال استخدام افراد نامتناسب کاهش یافته و عملکرد و ماندگاری کارکنان افزایش پیدا میکند. |
| ۳) کاهش هزینههای جذب | بسیاری از فعالیتهای دستی حذف یا سادهسازی میشوند و سازمان میتواند از بانک رزومههای موجود نیز استفاده کند. | هزینههای تبلیغات، غربالگری و جذب مجدد نیرو کاهش پیدا میکند. |
| ۴) بهبود تجربه متقاضی | متقاضیان در طول فرآیند استخدام ارتباطات منظمتر و شفافتری را تجربه میکنند. | تصویر حرفهایتری از سازمان شکل میگیرد و برند کارفرمایی تقویت میشود. |
| ۵) ایجاد استخر استعداد | تمامی رزومهها در یک پایگاه داده قابل جستجو ذخیره میشوند. | فرصتهای شغلی آینده سریعتر و با هزینه کمتر تکمیل میشوند. |
| ۶) تصمیمگیری مبتنی بر داده | گزارشها و شاخصهای استخدامی، دید دقیقتری از عملکرد فرآیند جذب ارائه میدهند. | مدیران میتوانند استراتژیهای استخدام را بر اساس دادههای واقعی بهینهسازی کنند. |
| ۷) افزایش بهرهوری منابع انسانی | زمان کمتری صرف کارهای اجرایی و اداری میشود و تمرکز بیشتری روی جذب استعدادها ایجاد میشود. | تیم منابع انسانی میتواند با منابع ثابت، استخدامهای بیشتری را مدیریت کند. |
| ۸) تقویت برند کارفرمایی | تجربه استخدام منظم و حرفهای، برداشت مثبتی در ذهن متقاضیان ایجاد میکند. | جذب نیروهای باکیفیت آسانتر شده و اعتبار سازمان در بازار کار افزایش مییابد. |
سامانه ATS در هر مرحله از فرآیند جذب و استخدام چه نقشی دارد؟
فرآیند جذب و استخدام، از لحظهای که سازمان به نیاز خود در جذب نیروی جدید پی میبرد، تا زمانی که فرد منتخب عضوی از سازمان میشود، شامل مراحل مختلفی است. سامانه ATS در هر کدام از این مراحل، نقش قابل توجهی دارد که در ادامه، ابتدا در جدول و سپس در بخشهای مجزا، این فرآیند را مورد بررسی قرار میدهیم.
| مرحله | نقش ATS |
| ۱) نیازسنجی و تعریف موقعیت شغلی | ثبت درخواست جذب نیرو، تهیه شرح شغل، تعیین شرایط احراز و ایجاد گردش کار استخدام |
| ۲) جذب و انتشار آگهی | انتشار فرصت شغلی در کانالهای مختلف و جمعآوری متمرکز رزومهها |
| ۳) غربالگری رزومهها | دستهبندی، فیلتر و جستجوی متقاضیان براساس معیارهای موردنظر |
| ۴) مصاحبه و ارزیابی | زمانبندی مصاحبهها، ثبت نتایج ارزیابی و دریافت بازخورد مصاحبهکنندگان |
| ۵) پیشنهاد همکاری (Job Offer) | مدیریت فرآیند تأیید، ثبت پیشنهاد شغلی و پیگیری وضعیت پذیرش |
| ۶) آنبوردینگ | انتقال اطلاعات فرد استخدامشده و تسهیل فرآیند ورود به سازمان |
حالا در ادامه هر یک از مراحل را بررسی میکنیم.
1.نیازسنجی و تعریف موقعیت شغلی
هر فرآیند استخدام با شناسایی یک نیاز در سازمان آغاز میشود. در این مرحله، ATS به سازمان کمک میکند تا درخواست جذب نیرو، شرح شغل، مهارتهای موردنیاز و شرایط احراز موقعیت شغلی را بهصورت ساختاریافته ثبت کند. این موضوع باعث میشود تمامی ذینفعان استخدام از همان ابتدا درک مشترکی از نیاز سازمان داشته باشند.
2.جذب و انتشار آگهی استخدام
پس از تأیید موقعیت شغلی، تیم منابع انسانی باید فرصت شغلی را در کانالهای مختلف منتشر کند. ATS این امکان را فراهم میکند که آگهیهای استخدامی بهصورت یکپارچه مدیریت شوند و رزومههای دریافتی نیز قابل پیگیری و مشاهده با دستهبندیها و فیلترهای دقیق باشند.
3.غربالگری رزومهها
پس از دریافت رزومهها، یکی از زمانبرترین مراحل استخدام یا مرحله بررسی و غربالگری روزمهها آغاز میشود. در روشهای سنتی، کارشناسان منابع انسانی باید دهها یا حتی صدها رزومه را بهصورت دستی بررسی کنند تا افراد واجد شرایط را شناسایی کنند. این موضوع علاوه بر صرف زمان زیاد، احتمال خطا و نادیده گرفتن برخی کاندیداهای مناسب را نیز افزایش میدهد. اما افرادی که میدانند سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست، در زمان بسیار کوتاهتری میتوانند تعداد زیادی از رزومهها را با دقت زیاد ارزیابی کنند.
ATS مرحله غرباگری را ساختاریافتهتر میکند. بهطوریکه تمامی رزومهها در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره میشوند و تیم استخدام میتواند متقاضیان را بر اساس معیارهایی مانند سابقه کاری، مهارتها، تحصیلات، محل سکونت یا سایر شرایط موردنظر جستجو و فیلتر کند. در نتیجه شناسایی کاندیداهای مناسب با سرعت و دقت بیشتری انجام میشود و فرآیند استخدام از همان مراحل ابتدایی نظم بیشتری پیدا میکند.
4.مصاحبه و ارزیابی متقاضیان
پس از انتخاب متقاضیان واجد شرایط، فرآیند مصاحبه و ارزیابی آغاز میشود. در بسیاری از سازمانها، هماهنگی جلسات مصاحبه، ثبت بازخوردها و اشتراکگذاری نتایج ارزیابی میان افراد مختلف، میتواند به یک چالش تبدیل شود.
سامانه ATS تمامی این اطلاعات را در یک محیط واحد مدیریت میکند. زمان مصاحبهها، نتایج ارزیابیها، یادداشتهای مصاحبهکنندگان و بازخورد مدیران در پرونده هر متقاضی ثبت میشود. این موضوع باعث میشود تصمیمگیریها بر اساس اطلاعات مستند و قابل دسترس انجام شوند، نه بر پایه حافظه یا برداشتهای پراکنده افراد رقم بخورد.
علاوهبر این، وجود سوابق کامل ارزیابیها به سازمان کمک میکند، فرآیند انتخاب نیرو شفافتر و عادلانهتر باشد.
5.پیشنهاد شغلی و نهایی کردن استخدام
پس از انتخاب کاندیدای نهایی، فرآیند استخدام وارد مرحله ارائه پیشنهاد همکاری میشود. هرچند بسیاری از سازمانها تصور میکنند بخش اصلی کار در مرحله مصاحبه به پایان میرسد، اما در عمل مدیریت پیشنهاد شغلی نیز اهمیت زیادی دارد. زیرا تأخیر یا ناهماهنگی در این مرحله میتواند باعث از دست رفتن متقاضی منتخب شود.
ATS به تیم منابع انسانی کمک میکند وضعیت پیشنهادهای شغلی را بهصورت دقیق پیگیری کند. اطلاعات مربوط به تأییدها، پیشنهادهای ارسالشده و وضعیت پذیرش یا رد پیشنهاد در سیستم ثبت میشوند و تمامی ذینفعان به اطلاعات یکسانی دسترسی دارند.
این شفافیت باعث میشود فرآیند تصمیمگیری و نهاییسازی استخدام با سرعت بیشتری انجام شود و احتمال از دست دادن نیروهای مستعد کاهش پیدا کند.
6.آنبوردینگ (Onboarding) و ورود نیروی جدید به سازمان
استخدام زمانی به پایان میرسد که نیروی جدید با موفقیت وارد سازمان شده و فعالیت خود را آغاز کند. به همین دلیل، بسیاری از سازمانهای پیشرو، آنبوردینگ را بخشی از فرآیند جذب و استخدام میدانند، نه اینکه آن را فعالیتی جداگانه در نظر بگیرند.
در این مرحله، اطلاعات جمعآوری شده در طول فرآیند استخدام میتوانند به واحد منابع انسانی و مدیران مربوطه منتقل شوند، تا آمادگی لازم برای ورود کارمند جدید فراهم شود. این اطلاعات شامل سوابق فرد، مدارک، نتایج ارزیابیها و سایر دادههای موردنیاز است.
یک ATS یکپارچه میتواند این انتقال اطلاعات را تسهیل کند و از ورود مجدد دادهها در سیستمهای مختلف جلوگیری کند. نتیجهی این موضوع، تجربه بهتر برای کارمند جدید و شروعی منظمتر برای همکاری او با سازمان خواهد بود.
با ماژول هوشمند ATS سنجمان هزینههای جذب نیرو را تا ۵۰٪ کاهش دهید.
سوالات متداول
حال که بهطور کامل میدانیم سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست، در ادامه سؤالات رایج این حوزه را معرفی میکنیم.
نرم افزار ATS چه تفاوتی با ثبت رزومه در اکسل دارد؟
بسیاری از کارشناسان و مدیران تصور میکنند که نرم افزار جذب و استخدام، تفاوت چندانی با فایلهای اکسل ندارد. در صورتی که یک ATS به غیر از ثبت اطلاعات اولیه، در مدیریت مراحل استخدام، ثبت ارزیابیها، هماهنگی مصاحبهها، همکاریهای تیمی و گزارشگیریهای مختلف نقش بسیار پررنگی دارد.
چرا ATS یکی از ابزارهای ضروری منابع انسانی است؟
زیرا با افزایش تعداد متقاضیان، رقابت بیشتر برای جذب استعدادهای برتر و نیاز سازمانها به تصمیمگیریهای سریعتر، باعث شده است تا بسیاری از فرآیندهای دستی استخدام، دیگر پاسخگوی نیاز سازمانها نباشد. به همین دلیل ATS در این دوران به یکی از مهمترین و کارآمدترین فناوریهای منابع انسانی مخصوصا در حوزهی جذب و استخدام تبدیل شده است.
آیا استفاده از ATS باعث حذف نقش منابع انسانی میشود؟
خیر. هدف ATS جایگزینی کارشناسان منابع انسانی نیست، بلکه کاهش فعالیتهای تکراری و زمانبر است. این سامانه به تیم منابع انسانی کمک میکند زمان کمتری صرف امور اجرایی کرده و تمرکز بیشتری بر ارزیابی، مصاحبه و تصمیمگیریهای استخدامی داشته باشد.
هوش مصنوعی در ATS چه نقشی دارد؟
در ATSهای مدرن، هوش مصنوعی میتواند در استخراج اطلاعات رزومهها، تحلیل میزان تطابق متقاضی با شرایط شغل، اولویتبندی کاندیداها و حتی انجام برخی ارزیابیهای اولیه نقش داشته باشد. این قابلیتها به افزایش سرعت و دقت فرآیند استخدام کمک میکنند.
منابع