مدیران برتر شرکتهای بزرگ به خوبی میدانند که تصمیم گیری چه مراحلی دارد. مراحل استاندارد تصمیمگیری از شناسایی مشکل شروع میشود و تا بازبینی تصمیمات ادامه پیدا میکند. در این مطلب هر کدام از مراحل تصمیمگیری را بهطور دقیق و گامبهگام توضیح میدهیم.
مراحل تصمیم گیری چیست؟
تصمیم گیری فرآیندی گام به گام است که به متخصصین امکان میدهد تا با سنجیدن موانع و فرصتهای موجود در هر کدام از انتخابها، مناسبترین گزینه را شناسایی و انتخاب کنند. در زیر مراحل ۷ گانه را مشاهده میکنیم.
چالشهای بهرهوری سازمان خود را با سنجههای دقیق و هوشمند ارزیابی عملکرد برطرف کنید.
- «شناسایی بافتار تصمیمات» (Identifying the Decision): شناسایی دلیل تصمیمگیری و نتایج مطلوب مورد نظر ما
- «گردآوری اطلاعات مرتبط» (Gathering Information): جمعآوری دادههای مورد نیاز از منابع مختلف
- «شناسایی گزینهها» (Choosing an Alternative): سازماندهی اطلاعات و تدوین فهرستی انتخابهای مختلف
- «سنجش شواهد» (Weigh the Evidence): ارزیابی دقیق مزایا و معایب هر کدام از گزینهها
- «انتخاب یکی از گزینهها» (Choose among Alternatives): جمعبندی شواهد و برگزیدن یکی از گزینههای انتخابی
- «اقدام اجرایی» (Take Action): پیشبرد اجرایی تصمیمگیری و گذار از مقدمهچینی نظری به اقدام عملی
- «بازبینی تصمیم» (Review your Decision): ارزیابی میزان موفقیتها و تحلیل موانع موجود
حال که میدانیم تصمیم گیری چه مراحلی دارد، در ادامه هر کدام از این مراحل را بهطور کامل توضیح میدهیم.
1) شناسایی بافتار تصمیمات
فرایند تصمیمگیری با تعریف دقیق مسئله و شناسایی اهداف مطلوب آغاز میشود. افراد با شناختن بافتار تصمیمات، دلیل اصلی تصمیمگیری خود را متوجه میشوند تا بهطور دقیق بدانند که با اتخاذ این تصمیم، قصد برطرف کردن چه چالشهایی را دارند. در ادامه سؤالاتی را معرفی میکنیم تا با پاسخ به آنها، بافتار دقیق تصمیمات خود را متوجه شویم.
- این تصمیم برای برطرف کردن چه نیازی گرفته میشود؟
- این تصمیم برای برآورده کردن چه هدفی اتخاذ میشود؟
- این تصمیم چه کمکی به ایجاد اتفاقات مثبت میکند؟
- چه موانعی میتواند منجر به شکست خوردن تصمیمات میشود؟
- با نگرفتن این تصمیم، چه پیامدهایی ایجاد میشود؟
گاهی هنگام شناسایی بافتار تصمیمگیری متوجه میشویم که مشکلات یا موانع قبلی را به اشتباه تشخیص دادهایم یا اینکه انرژی و زمان مورد نیاز برای انجام تصمیمات را نداشتهایم، در این شرایط باید در همان زمان از مسیر تصمیمات خارج شویم.
مثال برای شناسایی بافتار تصمیمات
یک شرکت تبلیغاتی با خطر ورشکستگی مواجه شده و مدیرعامل شرکت قصد انتخاب راهبردی برای جلوگیری از گسترش آسیب دارد. در ابتدا به نظر میآید که دلیل این بحران مالی، افت شدید فروش است اما با ارزیابی دقیقتر، این مدیرعامل به فهرستی از چالشهای زیر میرسد.
- ضعف بازاریابی
- کاهش کیفیت محصول
- قیمتگذاری نامناسب
- اتلاف سرمایه با هزینههای غیرضروری
- ضعف ساختاری و آسیبپذیری نسبت به بحرانها
مدیرعامل شرکت با شناسایی ریشههای شکلگیری آسیب و نقش هر کدام از آنها، دقت خود را در فرایند تصمیمگیری افزایش داد.
2) گردآوری اطلاعات مورد نیاز
پس از شناسایی مسئله، نوبت به جمعآوری اطلاعات میرسد. تصمیمگیری مؤثر بدون اتکا به تحلیل اطلاعات نتیجهبخش نخواهد بود. در این مرحله باید دادههایی را جمعآوری کنیم که به درک بهتر مسئله کمک میکنند. شیوههای مختلفی برای گردآوری اطلاعات وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
- مطالعه کتاب
- مطالعه مقالات علمی
- تحقیقات بازار
- گرفتن مشاوره
- مرور وبلاگها
- استفاده از هوش مصنوعی
- گوش دادن به پادکست
- مشاهده ویدئوها
البته توجه داشته باشیم وسواس در گردآوری دادهها و بمباران اطلاعاتی منجر به سردرگمی و اضطراب غیرضروری میشود. در نتیجه در دام کمالگرایی نیوفتیم و تنها از معتبرترین منابع استفاده کنیم. حال که بهطور دقیقتر میدانیم تصمیم گیری چه مراحلی دارد، انتخابهای دقیقتری در زندگی خواهیم داشت.
3) شناسایی گزینهها
رهبران حرفهای در این مرحله با سازماندهی اطلاعات گردآوردی شده و تحلیل آنها، فهرستی از بهترین راهحلها را برای مشکلات خود شناسایی کنند. بهطور معمول در این مرحله چندین گزینه انتخابی مختلف را استخراج میکنیم. برای مثال، مدیر مارکتینگ شرکتی قصد دارد تا فعالیت تبلیغاتی بیشتری در شبکههای اجتماعی داشته باشد، در ادامه گزینههای پیش روی این مدیر را مشاهده میکنیم.
- تبلیغات در شبکههای اجتماعی
- تبلیغات در سایتها
- تبلیغات در تلویزیون
- تولید محتوای بیشتر
- همکاری با تیمهای تبلیغاتی
شناسایی گزینهها فرایندی پویا است و میتواند به مرور زمان تکمیل شود، در نتیجه برای پیشبرد این مرحله نیز میتوانیم از مشورت متخصصان استفاده کنیم.
4) سنجیدن شواهد
حال که فهرستی از گزینههای مورد نیاز را در اختیار داریم، میتوانیم هزینهها و سودهای هر کدام از موارد را بهطور دقیق مورد ارزیابی قرار دهیم. برای این کار میتوانیم از «جدول مزایا و معایب» استفاده کنیم. در ادامه مراحل تدوین این جدول را بهطور دقیق معرفی میکنیم.
- تدوین جدول: جدولی با دو ستون مزایا و معایب را طراحی کنیم.
- پر کردن جدول: فهرستی از مزایا و معایب را در جدول تدوین کنیم.
- نمرهگذاری: بر اساس میزان اهمیت و تأثیرگذاری، هر کدام از مؤلفههای موجود در ستون مزایا و معایب را از ۱۰ امتیازدهی کنیم.
- تجمیع امتیازها: مؤلفههای موجود در هر کدام از ستونهای جدول را جمع کنیم.
- مقایسه امتیازها: جمع نهایی هر کدام از ستونها را با یکدگیر مقایسه کنیم.
- بازبینی مجدد: برای چند مرتبه در بازههای زمانی مختلف، جدول مزایا و معایب را پر کنیم تا چیزی فراموش نشود.
جدول مزایا و معایب را برای هر کدام از گزینههای انتخابی طراحی میکنیم تا امکان اولویتبندی مؤلفهها فراهم شود. توجه داشته باشیم که تدوین مزایا و معایب، مهمترین گام در طراحی این جدول است و برای انجام دقیق این فعالیت، میتوانیم از مشورت افراد با تجربهتر نیز استفاده کنیم.
5) انتخاب یکی از گزینهها
بعد از تدوین جدول «مزایا و معایب» و امتیازدهی به گزینههای انتخابی، به راحتی میتوانیم بهترین گزینه را شناسایی کنیم. در این مرحله گزینهای را انتخاب میکنیم که بیشترین مزایا و کمترین معایب را به خود اختصاص داده است. افرادی که میدانند مراحل تصمیم گیری چیست، بهترین انتخاب را میکنند.
6) اقدام اجرایی
در این مرحله، تمام تمرکز خود را بر روی اجرای عملیاتی گزینه مورد نظر میگذاریم و با تجزیه گزینه انتخابی به اقدامات اجرایی عینی و ملموس، برنامهریزی دقیقی را برای انجام آن طراحی میکنیم. یکی از بهترین شیوههای برنامهریزی اجرای پروژهها استفاده از «ماتریس آیزنهاور» (Eisenhower Matrix) است. در ماتریس آیزهاور، فعالیتهای عملیاتی به دسته زیر تقسیم میشوند.
- فعالیتهای مهم و فوری: بیشترین زمان کاری مفید ما در طول روز به این فعالیتها اختصاص پیدا میکند.
- فعالیتهای کماهمیت و فوری: مسئولیت این فعالیتها را تا جای ممکن بر دوش سایر افراد میگذاریم که تا جای ممکن، زمانی از ما نگیرد.
- فعالیتهای مهم و غیرفوری: این فعالیتها را در برنامهریزی زمانی جای میدهیم تا در آینده به آنها بپردازیم.
- فعالیتهای غیر مهم و غیرفوری: این فعالیتها را برای امروز نادیده میگیریم.
رهبران متخصص و حرفهای که میدانند تصمیم گیری چه مراحلی دارد، در ابتدای روزهای کاری از ماتریس آیزنهاور استفاده میکنند تا اولویتبندی دقیقی از اقدامات روزانه خود داشته باشند.
7) بازبینی تصمیم
استراتژیستهای متخصص به خوبی میدانند که تمام پروژههای اجرایی دارای جوانب پنهانی هستند و این جوانب تنها با گذشت زمان و پیشبرد فرایندهای اجرایی شناسایی میشوند. در نتیجه بعد از مدتی از انجام فعالیتها، باید زمانی را به ارزیابی پروژه اختصاص بدهیم. در زیر سؤالاتی را برای ارزیابی تصمیمگیری پیشنهاد میکنیم.
با ارزیابی و بازخوردهای دورهای، نبض عملکرد و رضایت سازمان را در دست بگیرید.
- آیا مشکل مورد نظر بهطور کامل برطرف شد؟
- آیا پاسخ سؤالات خود را بهطور کامل دریافت کردهایم؟
- آیا اهداف مورد انتظار خود را برآورده کردهایم؟
- آیا تمام فعالیتها آنطور که باید پیش رفتند؟
- در هنگام اجرای فعالیتها با چه موانعی روبرو شدهایم؟
- چگونه میتوانیم موانع شناسایی شده را برطرف کنیم؟
بازبینی دقیق تصمیمگیریها به افرادی که میدانند تصمیم گیری چه مراحلی دارد، کمک میکند تا از تجربیات خود بیاموزند و در ادامه مسیر، فرایندهای تصمیمگیری خود را با دقت و سرعت بیشتری پیش ببرند.
صفر تا صد تصمیمگیری سازمانی با سنجمان
مجموعه سنجمان برای مدیران و رهبران سازمانی محصولی به نام «سامانه ارزیابی عملکرد» را طراحی کرده تا با استفاده از آن، اطلاعات مورد نیاز برای تصمیمگیری خود را گردآوری کنند. در ادامه به برخی از شیوههای ارزیابی سامانی اشاره میکنیم.
- ارزیابی ۳۶۰ درجه
- ارزیابی پایین به بالا
- ارزیابی بالا به پایین
- ارزیابی شخصیتی
- ارزیابی هوشی و توانمندیها
- هدفگذاری با مدل KPI و ارزیابی مسیر پیشرفت
نظارت بر فرایندهای اجرایی سازمان با انواع ابزارهای سنجشی به مدیران کمک میکند تا روند دقیق اقدامات هر کدام از تیمها را زیر نظر داشته باشند و موانع موجود را به راحتی شناسایی کنند.
منابع: UMass Dartmouth و Asana و Symonds Research
