جذب و استخدام دو اصطلاح تخصصی و نزدیک به هم در شاخه منابع انسانی است. کارشناسان منابع انسانی که میدانند تفاوت جذب و استخدام چیست، تخصص عمیقتری در این حوزه از منابع انسانی خواهند داشت. در این مطلب با تفاوتهای کلیدی جذب و استخدام آشنا میشویم.
تفاوت جذب و استخدام چیست؟
مفهوم جذب به تلاش سازمان برای شناسایی و عضوگیری فرد کارجو گفته میشود و استخدام بهمعنای ورود رسمی نیرو به سازمان است. در زیر این دو مفهوم را توضیح دادهایم.
با ماژول هوشمند ATS سنجمان هزینههای جذب نیرو را تا ۵۰٪ کاهش دهید.
- «جذب» (Recruitment): به مجموعه اقداماتی گفته میشود که یک سازمان انجام میدهد تا متقاضیان بالقوه را شناسایی کند، آنها را به ارسال درخواست و رزومه ترغیب کند و تا لحظهی انتخاب بهترین فرد، آنها را به فرصت شغلی مدنظر علاقهمند نگه دارد.
- «استخدام یا گزینش» (Hiring \ Selection): این مرحله بهطور دقیق بعد از اتمام فرایند جذب انجام میشود. به این صورت که کارشناسان جذب از بین افراد جذب شده، شایستهترین فرد را برای آن فرصت شغلی ارزیابی و انتخاب میکنند.
حال که میدانیم تفاوت جذب و استخدام چیست، وجوه تمایز آن را در جدول زیر مشاهده میکنیم.
| معیار مقایسه | جذب (Recruitment) | استخدام یا گزینش (Hiring / Selection) |
| هدف | ساخت استخر استعداد بلندمدت | پر کردن یک جایگاه شغلی مشخص |
| زمانبندی | مستمر حتی بدون وجود فرصت شغلی | بصورت مقطعی، بعد از ایجاد نیاز |
| نحوه اقدام | برندسازی کارفرما، شبکهسازی، انتشار محتوا در پلتفرمهای مختلف | درج آگهی، غربالگری، مصاحبه، پیشنهاد شغلی |
در نتیجه سازمانهایی که تمرکز زیادی بر روی استخدام دارند و به فرآیند جذب چندان اهمیت نمیدهند، نسبت به استعفای نیروها آسیبپذیرتر هستند و تا مدتها جایگاه نیروی خارج شده خالی میماند. زیرا با نبود فرآیند جذب ساختارمند و اصولی، فرآیند استخدام نیروی جدید بسیار زمانبرتر خواهد بود و در نتیجه، مدتها آن جایگاه شغلی خالی میماند.
اما از طرفی وقتی یک سازمان حتی در نبود پوزیشن شغلی خالی، به جذب اهمیت میدهد و در گذر زمان یک استخر استعداد ایجاد میکند، زمانی که با یک جایگاه خالی روبرو میشود، به سراغ استخر استعداد خود رفته و در سریعترین زمان ممکن شایستهترین فرد را شناسایی و استخدام میکند.
بنابراین به زبان ساده میتوان گفت جذب یعنی چگونه توجه آدمهای مناسب را به سمت سازمان جلب کنیم و استخدام یعنی چگونه از بین افراد جذب شده به سازمان، شایستهترین فرد را انتخاب کنیم.
فرآیند جذب و استخدام چیست؟
فرآیند جذب و استخدام شامل تمام مراحل جذب تخصصی نیروی مورد نیاز سازمان و استخدام آن است. زمانی که دو مرحلهی جذب و استخدام بصورت عملی و پیوسته در کنار یکدیگر قرار میگیرند، فرآیند جذب استخدام کامل شده است. بهبیان دقیقتر از زمانی که سازمان متوجهی نیاز خود به یک نیروی تازه میشود، تا زمانی که آن فرد رسما عضوی از تیم مدنظر میشود، فرآیند جذب و استخدام ادامه دارد. در زیر این فرآیند را در شش مرحله معرفی میکنیم.
- نیازسنجی و تعریف شرح شغل (جذب)
- منبعیابی و جذب کاندیدا (جذب)
- غربالگری رزومهها (جذب)
- مصاحبه و ارزیابی (جذب)
- پیشنهاد شغلی و مذاکره (جذب)
- آنبوردینگ (استخدام)
حال که میدانیم تفاوت جذب و استخدام چیست، بهخوبی متوجه شدهایم که هر کدام از این مفاهیم نقش ویژه خود را در فرآیند جذب و استخدام شرکتها دارند. یکی از بهترین شیوههای بهینهسازی این فرآیند، استفاده از سامانه جذب و استخدام یا ATS است. حال که میدانیم تفاوت جذب و استخدام چیست و با شش مرحله این فرآیند آشنا شدهایم، وقت آن است که هر یک از این مراحل را بررسی کنیم.
| مرحله | شرح کوتاه | نکته عملی | اشتباه رایج |
| ۱) نیازسنجی و تعریف شرح شغل | مشخصکردن جایگاه خالی و نوشتن شرح دقیق مسئولیتها و مهارتهای موردنیاز | شرح شغل را با مدیر مستقیم بنویسید، نه فقط تیم HR | شرح شغل مبهم یا کپیشده از آگهیهای قدیمی |
| ۲) منبعیابی و جذب کاندیدا | رساندن فرصت شغلی به دست افراد مناسب از طریق آگهی، شبکه، یا ریفرال | داشتن یک استخر استعداد آماده، این مرحله را از هفتهها به روز میرساند | تکیه صرف بر یک کانال واحد برای جذب |
| ۳) غربالگری رزومهها | فیلترکردن متقاضیان بر اساس معیارهای از پیش تعیینشده | معیارها را قبل از دیدن رزومهها بنویسید، نه حین بررسی | رد سریع کاندیداهای غیرمعمول بدون بررسی دقیق |
| ۴) مصاحبه و ارزیابی | سنجش دانش فنی، مهارت نرم، و تناسب فرهنگی متقاضیان | از یک کارت امتیاز (scorecard) مشخص استفاده کنید | تصمیمگیری صرفاً بر اساس حس اولیه مصاحبهکننده |
| ۵) پیشنهاد شغلی و مذاکره | ارائه پیشنهاد رسمی شامل حقوق، مزایا، و شرایط شروع | پیشنهاد را سریع بعد از تصمیم نهایی ارسال کنید | نداشتن انعطاف روی جزئیات غیرکلیدی مثل تاریخ شروع |
| ۶) آنبوردینگ | آشناسازی و همراهی کارمند جدید در هفتههای اول کار | یک برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه مشخص تدوین کنید | رهاکردن کارمند جدید بدون مسیر مشخص |
۱) مرحله نیازسنجی و تعریف شرح شغل
همه چیز از اینجا آغاز میشود. با تعیین آن که این یک جایگاه شغلی جدید است یا یک جایگزینی برای فردی که سازمان را ترک کرده؟ که در همین راستا شرح شغل نیز با تعیین دقیق مسئولیتها، مهارتهای ضروری و انتظارات عملکردی تهیه میشود.
نکته عملی: شرح شغل را با کمک مدیر مستقیم آن جایگاه شغلی بنویسید، چرا که در این صورت دقیق بودن آن بیشتر از زمانی است که فقط از تیم منابع انسانی راهنمایی میگیرید.
اشتباه رایج: شرح شغلی مبهم یا کپی شده از آگهیهای قدیمی، هم کیفیت جذب را پایین میآورد و هم باعث میشود افراد نامناسب زیادی برای آن فرصت شغلی درخواست دهند. که در این صورت، مراحل بعدی بیجهت زمانبر میشوند.
۲) مرحله منبعیابی و جذب کاندیدا
اینجا همان مرحلهی جذب است که در بخش پیشین به آن پرداختیم. یعنی تلاش برای رساندن فرصت شغلی ایجاد شده، به دست افراد مناسب از طریق آگهی، شبکههای اجتماعی حرفهای، معرفی کارکنان و استخر استعدادی که ایجاد کردهاید.
نکته عملی: اگر از قبل یک استخر استعداد ایجاد کرده باشید، این مرحله بجای چندین هفته، ممکن است فقط چندین روز زمان ببرد.
اشتباه رایج: متمرکز شدن بر یک کانال مانند فقط یک سایت کاریابی، میتواند دایرهی انتخاب فرد مناسب را به شدت محدود کند.
۳) مرحله غربالگری رزومهها
این مرحله با بررسی و فیلتر کردن رزومه متقاضیان بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده در شرح شغلی شروع میشود. بسیاری از تیمهای منابع انسانی، همچنان بررسی رزومهها را بصورت دستی انجام میدهند، که هم بسیار زمانبر است و هم زمینهای برای خطاهای انسانی بسیاری ایجاد میکند. در این رابطه ابزارهای ATS به کمک کارشناسان منابع انسانی آمدهاند و این مرحله را آسان، قابل ردیابی و در سریعترین زمان ممکن فقط با چند کلیک هموار میسازند.
نکته عملی: معیارهای غربالگری را باید قبل از بررسی رزومهها تعیین کنید. چرا که اگر حین بررسی رزومهها صورت بگیرد، میتواند موجب به سوگیریهای ناخواسته زیادی شود.
اشتباه رایج: رد کردن سریع کاندیداهایی که مسیر شغلی غیرخطی داشتهاند، آن هم بدون بررسی دقیق، میتواند منجر به از دست دادن کاندیداهای خوب شود.
۴) مرحله مصاحبه و ارزیابی
اینجا مرحلهی سنجش دانش فنی، مهارتهای نرم و تناسب فرهنگی است. در بخش قبلی تحت عنوان استخدام به آن نیز پرداختیم. یعنی افرادی که تا به این مرحله جذب شدهاند و حالا وقت آن است که مورد ارزیابی قرار گیرند. در این بخش، مصاحبههای ساختاریافته (سوالات از پیش تعیین شده و یکسان برای همه کاندیداها) نتایج دقیق و قابل مقایسهتری نسبت به مصاحبه با سوالهای آزاد در همان لحظه ارائه میدهد.
نکته عملی: از یک «کارت امتیاز» (Scorecard) با معیارهای مشخص استفاده کنید تا مقایسه بین کاندیداها ذهنی نباشد.
اشتباه رایج: تصمیمگیری بر اساس برداشت یا حس اولیه مصاحبهکننده بدون معیارهای مشخص، یکی از اشتباهات رایج این مرحله است.
۵) مرحله پیشنهاد شغلی و مذاکره
این بخش به معنای ارائهی پیشنهاد رسمی به فرد منتخب است. که شامل حقوق، مزایا و شرایط شروع به کار میشود.
نکته عملی: پیشنهاد شغلی را سریعا بعد از تصمیمگیری نهایی ارسال کنید. چرا که تاخیر در این بخش، میتواند به معنای ریسک از دست دادن کاندیدا به رقبا باشد.
اشتباه رایج: نداشتن انعطاف در مذاکره بر روی جزئیات غیرکلیدی، میتواند منجر به انصراف و از دست دادن کاندیدای خوب شود.
۶) مرحله آنبوردینگ
فرآیند جذب و استخدام با امضای قرارداد به پایان نمیرسد. بلکه یک آنبوردینگ خوب تعیین میکند که آیا این استخدام موفق بوده است یا خیر.
نکته عملی: بر اساس نیاز، یک برنامه 30 – 60 یا 90 روزه مشخص، برای هفتههای اول کاری تدوین کنید.
اشتباه رایج: رها کردن نیروی جدید در روزهای اول کاری، یکی از دلایل رایج ترک شغل زود هنگام است.
کارشناسانی که میدانند تفاوت جذب و استخدام چیست تأیید میکنند که مرحله آنبوردینگ، حد فاصل پایان جذب و شروع مسیر استخدام است.
صفر تا صد جذب و استخدام حرفهای با ATS سنجمان
حال که با تفاوت جذب و استخدام آشنا شدهایم، به خوبی میدانیم که فرآیند جذب و استخدام مناسب اصولی با ترکیب جذب اصولی و استخدام حرفهای اتفاق میوفتد. بر این اساس اگر در جایگاه کارشناس یا سرپرست جذب و استخدام در حال مطالعه این مطلب هستید، میتوانید برای بهینهسازی فرآیند جذب خود از سامانه ATS سنجمان استفاده کنید. در زیر با برخی از مهمترین ویژگیهای نرمافزار جذب سنجمان آشنا میشویم.
- مرحلهبندی فرآیند جذب
- استفاده از آزمونهای روانشناختی
- فرمساز اختصاصی
- شناسایی رزومههای تکراری
- امکان ثبت گزارش جلسات
- اطلاعرسانی ایمیلی و پیامکی
- ردیابی جزئیترین اطلاعات
- گزارشسازی دقیق از فرآیند جذب
- اتصال به سایر جاببردها
- اتصال به هوش مصنوعی
- پشتیابی سریع
- تجربه کاربری ساده
افرادی که میدانند تفاوت جذب و استخدام چیست و در تلاش هستند تا فرآیند استخدامی کارآمدی داشته باشند، از نرمافزار جذب و استخدام (ATS) استفاده میکنند.
انواع مدل های استخدام کدامند؟
تا اینجا به خوبی به جواب سوال جذب و استخدام چیست و فرآیند آن به چه صورت است پاسخ دادیم. اما سوال مهم دیگری نیز ممکن است شکل بگیرد، که وقتی یک سازمان تصمیم به جذب و استخدام نیروی جدیدی میگیرد، از کجا شروع میکند؟ این منابع داخلیاند یا خارجی؟ در این بخش به منابع داخلی و خارجی در استخدام میپردازیم.
۱) استخدام داخلی (Internal)
این مدل از استخدام بدین معناست که آن جایگاه شغلی که خالی شده است، با نیروهای فعلی سازمان پر میشود. چگونه؟ از طریق ارتقا، جابجایی بین بخشها یا حتی تبدیل کردن یک نیروی قراردادی به یک کارمند تماموقت انجام میشود. در اینصورت مزیت اصلی این مدل در سرعت آن است. چون کسی که از قبل با فرهنگ سازمان و فرآیندهای آن آشنا است، زودتر از یک فرد جدید به بهرهوری میرسد.
۲) استخدام خارجی (External)
این مدل، به معنای جذب و استخدام نیروی جدید از بیرون سازمان است. چگونه؟ از طریق آگهیهای شغلی، شبکههای اجتماعی، معرفی کارکنان فعلی (ریفرال) یا همکاری با آژانسهای کاریابی صورت میگیرد. درست است که در این مدل، فرآیند کندتر و هزینهبرتر پیش میرود اما مزایایی به سازمان میدهد که استخدام داخلی نمیتواند. مانند مهارتهای تازه، تجربههای متفاوت و دیدگاههایی که در سازمان وجود ندارند.
استخدام داخلی بهتر است یا خارجی؟
حال ممکن است بپرسید که با این وجود، کدام مدل از استخدام برای سازمان بهتر است؟ باید گفت که هیچکدام از مدلها همیشه برنده یا بهتر نیست. بلکه با توجه به شرایط و نیاز سازمان میتواند متفاوت باشد. به عنوان مثال ممکن است برای جایگاه شغلی مانند مدیر میانی که به شناخت دقیق از سازمان نیاز دارد، استخدام داخلی گزینهی بهتری باشد. اما از طرفی وقتی سازمان متوجهی نیاز خود به یک دیدگاه یا مهارت جدید و تخصصی میشود، استخدام خارجی در این حالت ضروری است. به همین خاطر، در اکثر سازمانهای بالغ از هر دو روش بصورت همزمان استفاده میشود و استخدامهایشان فقط به یک مدل محدود نمیشود.
از ثبت درخواست نیرو تا استخدام نهایی، تمام مراحل را در یک سیستم هوشمند و یکپارچه مدیریت کنید.
سوالات متداول
حال که بهطور کامل میدانیم تفاوت جذب و استخدام چیست، در ادامه سؤالات متداول موجود در این حوزه را پاسخ میدهیم.
جذب و استخدام چیست و چه تفاوتهایی دارند؟
جذب به معنای جلب توجه افراد نسبت به سازمان و فرصتهای شغلی موجود در آن است و استخدام یعنی انتخاب شایستهترین فرد از بین همین افراد جذب شده. که هر دو از یک مسیر واحدند و یکی بر دیگری اولویت ندارد.
چند مدل استخدام وجود دارد؟
بصورت کلی دو مدل وجود دارد. 1. استخدام داخلی 2. استخدام خارجی.
جذب و استخدام چند مرحله دارد؟
بطور کلی فرآیند جذب و استخدام دارای شش مرحله است: 1. نیازسنجی و تعریف شرح شغل 2. منبع یابی و جذب کاندیدا 3. غربالگری رزومهها 4. مصاحبه و ارزیابی 5. پیشنهاد شغلی و مذاکره 6. آنبوردینگ
منابع
