OKR یک چارچوب هدف‌گذاری بلندمدت است که به سازمان‌ها کمک می‌کند اهداف خود را مشخص کرده و میزان پیشرفت خود را در مسیر تحقق آنها بسنجند. در این مطلب از مجله سنجمان یاد می‌گیریم که OKR چیست و با مراحل گام‌به‌گام تدوین اهداف و نتایج کلیدی در سازمان آشنا می‌شویم.
OKR چیست؟
واژه «OKR» مخفف عبارت «Objectives and Key Results» به معنی «اهداف و نتایج کلیدی» است. این چارچوب به سازمان‌ها و تیم‌ها کمک می‌کند اولویت‌های خود را مشخص، برای رسیدن به آنها نتایج قابل‌اندازه‌گیری را تعیین و میزان پیشرفت خود را بسنجند. برای مثال، یک شرکت ممکن است هدف خود را بهبود تجربه مشتریان قرار دهد و افزایش امتیاز رضایت مشتریان از ۷۵ به ۸۵ تا پایان فصل را به‌عنوان یکی از نتایج کلیدی آن تعیین کند.
اجزای اصلی OKR چیست؟
چارچوب OKR از دو بخش اصلی شامل «هدف» و «نتایج کلیدی» تشکیل شده است. در ادامه هر یک از آنها را توضیح می‌دهیم.
۱. هدف
«هدف» (Objective) بیان می‌کند که سازمان یا تیم می‌خواهد به چه نتیجه یا تغییری برسد. یک هدف مناسب باید روشن، معنادار و در راستای اولویت‌های اصلی سازمان باشد. برای مثال، بهبود تجربه مشتریان می‌تواند به عنوان هدف یک تیم پشتیبانی در نظر گرفته شود.
۲. نتایج کلیدی
«نتایج کلیدی» (Key Results) مشخص می‌کنند که از چه راهی می‌توان میزان تحقق هدف را سنجید. این نتایج باید قابل‌اندازه‌گیری باشند و همچنین، مقدار مورد انتظار و بازه زمانی مشخصی برای اندازه‌گیری آنها مورد استفاده قرار گیرد.
برای مثال، اگر هدف بهبود تجربه مشتریان است، افزایش امتیاز رضایت مشتریان در بازه صدتایی از ۷۵ به ۸۵ تا پایان فصل می‌تواند به عنوان یکی از نتایج کلیدی آن در نظر گرفته شود. بنابراین، هدف جهت حرکت را مشخص کرده و نتایج کلیدی نشان می‌دهند تا چه اندازه در مسیر رسیدن به آن پیشرفت کرده‌ایم.
علت استفاده سازمان‌ها از OKR چیست؟
استفاده از OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند اهداف مهم را از فعالیت‌های روزمره متمایز کرده و منابع خود را روی اولویت‌های اصلی متمرکز نگه دارند.
از مهم‌ترین مزایای این چارچوب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- تمرکز بر اولویت‌ها: مشخص شدن مهم‌ترین اهداف و جلوگیری از تلاش‌های پراکنده
- هماهنگی تیم‌ها: هم‌راستا شدن اهداف واحدهای مختلف با اهداف کلان سازمان
- شفافیت در عملکرد: مشخص شدن نتایج مورد انتظار و میزان پیشرفت در مسیر تحقق آنها
- ارزیابی و اصلاح مسیر: شناسایی موانع و امکان بازنگری در اقدامات بر اساس نتایج واقعی
- تقویت همکاری: روشن شدن نقش تیم‌ها در دستیابی به اهداف مشترک
اکنون که به خوبی می‌دانیم کارکرد OKR در سازمان چیست، در ادامه روش تدوین آن را توضیح می‌دهیم.
شیوه گام‌به‌گام تدوین OKR چیست؟
فرآیند تدوین OKR از اولویت‌بندی مقاصد کسب و کار و تعریف هدف آغاز می‌شود و در نهایت، با بررسی پیشرفت OKR و بازنگری آن به پایان می‌رسد.
در زیر می‌توانیم مراحل گام‌به‌گام تدوین OKR آشنا شویم.
- تعیین اولویت
- تعریف هدف
- تعیین نتایج کلیدی
- هماهنگ کردن OKRها با اهداف سازمان
- تعیین مسئول و زمان‌بندی
- برنامه‌ریزی برای اقدامات اجرایی
- بررسی پیشرفت و بازنگری OKR
در ادامه هر یک از مراحل تدوین OKR که در بالا معرفی کردیم را به تفصیل توضیح می‌دهیم.
۱. تعیین اولویت
در ابتدا تیم‌های منابع‌انسانی مشخص می‌کنند که هر کدام از بخش‌های سازمانی در دوره زمانی پیش‌رو قصد تمرکز بر روی چه موضوعی را دارند. این اولویت‌بندی می‌تواند از افزایش رضایت مشتریان و بهبود عملکرد کارکنان تا افزایش فروش گسترده باشد. در هنگام تعیین اولویت‌های OKR هر کدام از تیم‌ها، بهتر است به‌جای پرداختن به چندین موضوع هم‌زمان، مهم‌ترین مسئله‌ای انتخاب شود که تحقق آن بیشترین تأثیر را بر عملکرد سازمان دارد.
۲. تعریف هدف
پس از مشخص شدن اولویت، کارشناسان منابع انسانی باید آن را به هدفی روشن و قابل‌فهم تبدیل کنند. هدف باید نتیجه یا تغییری را بیان کند که سازمان یا تیم قصد دستیابی به آن را دارند. به‌بیان دقیق‌تر، اهداف OKR باید بیشترین اولویت‌های سازمانی را پوشش دهند و همچنین، نقاطی روشن و شفاف باشند.
برای مثال، هدف سازمانی «درآمدزایی بیشتر تا شش ماه آینده» به عنوان OKR مبهم و ناکارآمد در نظر گرفته می‌شود. درحالی‌که «افزایش ۱۵ درصدی حجم خرید تا شش ماه آینده» می‌تواند به عنوان هدف روشن و واضح در فرآیند تدوین OKR درنظر گرفته شود.
مثال از تعریف هدف
برای مثال، بهبود تجربه مشتریان از درجه ۳ به ۵ هدف مناسبی است و می‌تواند به عنوان OKR تیم منابع‌انسانی در بازه زمانی ۶ ماهه درنظر گرفته شود. درحالی‌که برگزاری سه جلسه آموزشی برای تیم پشتیبانی در جایگاه هدف OKRمحسوب نمی‌شود و بیشتر یک فعالیت اجرایی است که نتیجه نهایی مورد انتظار را بیان نمی‌کند.
۳. تعیین نتایج کلیدی
در این مرحله باید مشخص شود از چه معیارهایی می‌توان میزان تحقق هدف را سنجید. نتایج کلیدی باید قابل‌اندازه‌گیری و مقدار مورد انتظار و مهلت مشخصی داشته باشند. همچنین بهتر است تعداد آنها محدود بماند تا تمرکز تیم روی مهم‌ترین نتایج حفظ شود.
برای مثال، برای هدف بهبود تجربه مشتریان می‌توان نتایج کلیدی زیر را تعریف کرد.
- افزایش امتیاز رضایت مشتریان از ۷۵ به ۸۵ از ۱۰۰ تا پایان فصل
- کاهش میانگین زمان پاسخ‌گویی به درخواست‌های مشتریان از ۱۲ ساعت به ۴ ساعت تا پایان فصل
- افزایش نرخ حل درخواست‌ها در اولین تماس از ۶۰ به ۸۰ درصد تا پایان فصل
این نتایج، میزان پیشرفت به‌سوی هدف را نشان داده و امکان مقایسه عملکرد واقعی با مقدار مورد انتظار را فراهم می‌کنند.
۴. هماهنگ کردن OKRها با اهداف سازمان
اهداف و نتایج کلیدی تیم‌ها باید با اولویت‌های کلان سازمان هماهنگ شوند. برای مثال، اگر یکی از اهداف اصلی شرکت افزایش رضایت مشتریان باشد، تیم پشتیبانی می‌تواند بر بهبود کیفیت پاسخ‌گویی تمرکز کند و تیم محصول نیز به رفع مشکلات پرتکرار کاربران بپردازد. در این مرحله باید بررسی شود که OKRهای واحدهای مختلف از اهداف مشترک پشتیبانی می‌کنند و میان آنها تعارضی وجود ندارد.
۵. تعیین مسئول و زمان‌بندی
برای پیگیری هر OKR باید مشخص باشد چه فرد یا تیمی مسئول آن است و نتایج در چه بازه‌ای بررسی می‌شوند. تعیین دوره زمانی، مانند یک فصل، به تیم کمک می‌کند برای رسیدن به هدف برنامه‌ریزی کرده و فرصت کافی برای ارزیابی و اصلاح مسیر داشته باشد. همچنین لازم است مسئولیت جمع‌آوری داده‌ها، بررسی پیشرفت و گزارش وضعیت نتایج کلیدی مشخص گردد تا پیگیری OKRها به پایان دوره موکول نشود.
۶. برنامه‌ریزی برای اقدامات اجرایی
پس از تعیین هدف و نتایج کلیدی، باید فعالیت‌ها و پروژه‌هایی مشخص شوند که به تحقق آنها کمک می‌کنند. همواره توجه داشته باشیم که این اقدامات، برنامه اجرایی تیم در راستای دستیابی به اهداف OKR هستند و نباید با نتایج کلیدی اشتباه گرفته شوند.
مثال از برنامه‌ریزی برای اقدامات اجرایی
برای مثال، اگر هدف بهبود تجربه مشتریان باشد و یکی از نتایج کلیدی کاهش زمان پاسخ‌گویی در نظر گرفته شود، بازنگری فرآیند پشتیبانی، آموزش کارکنان یا استفاده از ابزارهای مدیریت درخواست می‌تواند از اقدامات اجرایی مناسب باشد. با این حال، انجام این فعالیت‌ها به‌تنهایی به معنای تحقق نتیجه نیست؛ باید بررسی شود که آیا زمان پاسخ‌گویی واقعاً کاهش یافته است یا خیر.
۷. بررسی پیشرفت و بازنگری OKR
پس از شروع دوره، لازم است نتایج کلیدی به‌صورت منظم بررسی شوند تا مشخص گردد عملکرد واقعی چقدر با هدف تعیین‌شده فاصله دارد. اگر پیشرفت کمتر از انتظار باشد، باید علت آن بررسی شود. برای مثال، ممکن است منابع کافی در اختیار تیم نبوده یا اقدامات انتخاب‌شده تأثیر مورد انتظار را نداشته باشند.
بر اساس این بررسی‌ها می‌توان اقدامات اجرایی را اصلاح کرد، موانع را برطرف ساخت و در پایان دوره میزان تحقق اهداف را ارزیابی کرد. نتایج این ارزیابی سازمان را قادر می‌سازد تا برای دوره بعد OKRهای واقع‌بینانه‌تر و متناسب‌تری تعیین کند.
نمونه اجرایی تدوین OKR
برای درک بهتر نحوه تدوین OKR، فرض کنیم واحد منابع انسانی یک شرکت قصد دارد تجربه کارکنان تازه‌وارد را بهبود دهد. در این مثال، هدف و نتایج کلیدی به شکل زیر تعریف می‌شوند. اعداد ارائه‌شده فرضی هستند و صرفاً برای توضیح روش تدوین OKR به کار می‌روند.
- هدف: بهبود هدف این است که تجربه کارکنان تازه‌وارد در شرکت بهبود پیدا کند.
- نتایج کلیدی: نتایج کلیدی می‌تواند افزایش امتیاز رضایت کارکنان تازه‌وارد پس از ۳۰ روز از ۷۰ به ۸۵ از ۱۰۰ تا پایان فصل، افزایش نرخ تکمیل برنامه معارفه کارکنان از ۷۵ به ۹۵ درصد تا پایان فصل و کاهش میانگین زمان رسیدن کارکنان تازه‌وارد به سطح عملکرد مورد انتظار از ۶۰ به ۴۵ روز تا پایان فصل باشد.
برای اینکه این OKR قابل پیگیری باشد، باید جزئیات اندازه‌گیری هر نتیجه نیز مشخص شود.
| نتیجه کلیدی | مقدار فعلی | مقدار هدف | منبع داده | مسئول پیگیری |
|---|---|---|---|---|
| امتیاز رضایت کارکنان تازه‌وارد | ۷۰ از ۱۰۰ | ۸۵ از ۱۰۰ | نظرسنجی کارکنان | واحد منابع انسانی |
| نرخ تکمیل برنامه معارفه | ۷۵٪ | ۹۵٪ | سوابق آموزش و معارفه | مسئول آموزش و توسعه |
| میانگین زمان رسیدن به سطح عملکرد مورد انتظار | ۶۰ روز | ۴۵ روز | ارزیابی عملکرد کارکنان | منابع انسانی و مدیر واحد مربوطه |
در طول فصل، تیم منابع انسانی باید پیشرفت هر نتیجه را در بازه‌های منظم بررسی کند. برای مثال، اگر نرخ تکمیل برنامه معارفه افزایش یابد، اما امتیاز رضایت کارکنان همچنان پایین باشد، لازم است محتوای برنامه و تجربه کارکنان در روزهای نخست استخدام نیز بررسی شود.
این نمونه نشان می‌دهد که تدوین OKR فقط به تعیین یک هدف کلی محدود نیست؛ بلکه باید برای سنجش میزان پیشرفت، معیارهای مشخصی تعریف کرد و با بررسی نتایج، اقدامات لازم برای رسیدن به هدف را انجام داد. حال که به خوبی می‌دانیم منظور از OKR چیست، در ادامه به تفاوت آن با KPI می‌پردازیم.
تفاوت KPI با OKR چیست؟
OKR و KPI هر دو برای مدیریت و ارزیابی عملکرد استفاده می‌شوند، اما کاربرد یکسانی ندارند. OKR چارچوبی برای تعیین اهداف و نتایج مورد انتظار است، در حالی که KPI شاخصی برای اندازه‌گیری عملکرد در یک حوزه مشخص محسوب می‌شود.
برای مثال، یک شرکت ممکن است KPI نرخ حفظ مشتریان را برای ارزیابی عملکرد خود در نظر بگیرد. اگر هدف آن افزایش نرخ حفظ مشتریان از ۸۰ به ۹۰ درصد تا پایان فصل باشد، این هدف و نتیجه قابل‌اندازه‌گیری می‌توانند در قالب یک OKR تعریف شوند. تفاوت‌های اصلی این دو عبارت‌اند از:
- کاربرد: OKR برای تعیین اولویت‌ها و هدایت پیشرفت به سمت اهداف مشخص به کار می‌رود، در حالی‌که KPI وضعیت عملکرد کارکنان یا تیم‌ها را اندازه‌گیری می‌کند.
- ساختار: OKR از یک هدف و مجموعه‌ای از نتایج کلیدی تشکیل می‌شود. درحالی‌که KPI یک شاخص قابل‌اندازه‌گیری است.
- نوع استفاده: OKR معمولاً برای هدایت تغییر یا دستیابی به اولویت‌های یک دوره مشخص استفاده می‌شود، در حالی‌که KPI می‌تواند به‌صورت مستمر برای پایش عملکرد به کار رود.
این دو روش می‌توانند مکمل یکدیگر باشند؛ به‌طوری‌که KPIهای موجود به شناسایی حوزه‌های نیازمند بهبود کمک کنند و OKRها مسیر دستیابی به نتایج مورد نظر را مشخص سازند.
اشتباهات رایج در تدوین OKR چیست؟
انتخاب تعداد زیادی هدف و تعریف اهداف مبهم تنها برخی از اشتباهات رایج در تدوین OKR هستند. برای اینکه OKR به ابزاری کاربردی در مدیریت عملکرد تبدیل شود، باید از چند اشتباه رایج در تعیین اهداف و نتایج کلیدی پرهیز کرد.
- انتخاب اهداف زیاد
- تعریف اهداف مبهم
- تعیین نتایج کلیدی غیرقابل‌اندازه‌گیری
- اشتباه گرفتن فعالیت با نتیجه کلیدی
- ناهماهنگی میان اهداف تیم‌ها
- عدم بررسی پیشرفت در طول دوره
اکنون که به خوبی می‌دانیم اشتباهات رایج در تدوین OKR چیست، در ادامه هر یک از موارد بالا را توضیح می‌دهیم.
۱. انتخاب اهداف زیاد
تعیین اهداف متعدد باعث می‌شود تمرکز تیم میان اولویت‌های مختلف تقسیم شود. بهتر است OKRها بر مهم‌ترین نتایج مورد انتظار متمرکز باشند تا منابع و زمان تیم به‌درستی تخصیص پیدا کند.
۲. تعریف اهداف مبهم
هدف‌هایی مانند بهتر شدن عملکرد شرکت مشخص نمی‌کنند چه تغییری باید ایجاد شود. بهتر است هدف را به‌گونه‌ای بنویسیم که نتیجه مورد انتظار را روشن کند. برای مثال، بهبود تجربه مشتریان در فرآیند خرید.
۳. تعیین نتایج کلیدی غیرقابل‌اندازه‌گیری
عبارت‌هایی مانند افزایش رضایت مشتریان بدون تعیین معیار و مقدار هدف، امکان ارزیابی دقیق پیشرفت را فراهم نمی‌کنند. برای اصلاح آن می‌توان افزایش امتیاز رضایت مشتریان از ۷۵ به ۸۵ از ۱۰۰ تا پایان فصل را به‌عنوان نتیجه کلیدی تعریف کرد.
۴. اشتباه گرفتن فعالیت با نتیجه کلیدی
برگزاری دوره آموزشی یا راه‌اندازی یک سامانه، فعالیت اجرایی است؛ اما به‌تنهایی نشان نمی‌دهد هدف محقق شده است. نتیجه کلیدی باید مشخص کند این فعالیت چه تغییری در عملکرد ایجاد کرده است.
۵. ناهماهنگی میان اهداف تیم‌ها
اگر اهداف واحدهای مختلف با اولویت‌های اصلی سازمان هماهنگ نباشند، ممکن است منابع صرف فعالیت‌هایی شود که به نتایج کلان کسب‌وکار کمک چندانی نمی‌کنند. بنابراین، OKRهای تیم‌ها باید در ارتباط با اهداف سازمان بررسی شوند.
۶. عدم بررسی پیشرفت در طول دوره
تعیین OKR بدون پیگیری منظم، امکان شناسایی به‌موقع موانع را کاهش می‌دهد. بررسی دوره‌ای نتایج کمک می‌کند فاصله عملکرد واقعی با هدف مشخص شود و اقدامات اصلاحی پیش از پایان دوره انجام گیرند. حال که به خوبی می‌دانیم منظور از OKR چیست، در ادامه به دوره‌های زمانی لازم برای بررسی آن می‌پردازیم.
هر چند وقت یک‌بار باید OKRها را بررسی کنیم؟
دوره‌های سه‌ماهه یکی از بازه‌های رایج برای تعیین OKR هستند؛ با این حال، زمان‌بندی مناسب به نوع هدف و شرایط سازمان بستگی دارد. نکته مهم این است که پیشرفت نتایج کلیدی در طول دوره و به‌صورت منظم بررسی شود، نه اینکه ارزیابی فقط به پایان دوره موکول گردد.
در این بررسی‌ها باید مقدار فعلی هر نتیجه با هدف تعیین‌شده مقایسه، موانع احتمالی شناسایی و در صورت نیاز، اقدامات اجرایی تغییر کنند. در پایان دوره نیز سازمان می‌تواند میزان تحقق نتایج را ارزیابی کرده و از آموخته‌های به‌دست‌آمده برای تدوین OKRهای دوره بعد بهره ببرد.
بهبود فرآیند جذب و استخدام با ATS سنجمان
تدوین OKR زمانی اثربخش‌تر خواهد بود که سازمان بتواند فرآیندهای منابع انسانی را نیز به‌صورت ساختاریافته مدیریت کند. نرم‌افزار جذب و استخدام سنجمان (ATS) با امکاناتی مانند مرحله‌بندی استخدام، طراحی فرم‌های اختصاصی و شناسایی رزومه‌های تکراری، به تیم منابع انسانی کمک می‌کند تا فرآیند جذب را منظم‌تر پیش ببرد.
این سامانه با قابلیت‌هایی مانند ثبت گزارش جلسات، اطلاع‌رسانی ایمیلی و پیامکی و گزارش‌گیری از روند استخدام، امکان پیگیری دقیق‌تر مراحل جذب را فراهم می‌کند. اگر به دنبال بهبود مدیریت استخدام در سازمان خود هستید، می‌توانید با بررسی امکانات ATS سنجمان، راهکار مناسب‌تری برای این فرآیند انتخاب نمایید.
سوالات متداول
اکنون که به خوبی می‌دانیم OKR چیست و با شیوه اجرای آن آشنا شده‌ایم، در ادامه سوالات متداول در این حوزه را پاسخ می‌دهیم.
۱) OKR چیست و چه کاربردی دارد؟
OKR مخفف اهداف و نتایج کلیدی است و چارچوبی برای تعیین اولویت‌های سازمان و سنجش میزان پیشرفت در مسیر دستیابی به اهداف محسوب می‌شود.
۲) تفاوت KPI با OKR چیست؟
OKR برای تعیین اهداف و نتایج مورد انتظار به کار می‌رود، درحالی‌که KPI شاخصی برای اندازه‌گیری عملکرد در یک حوزه مشخص است. این دو ابزار می‌توانند مکمل یکدیگر باشند.
۳) نتایج کلیدی در OKR چه ویژگی‌هایی دارند؟
نتایج کلیدی باید قابل‌اندازه‌گیری، مشخص و دارای مقدار هدف و بازه زمانی باشند تا بتوان میزان پیشرفت در دستیابی به هدف را ارزیابی کرد.
۴) هر چند وقت یک‌بار باید OKRها را بررسی کنیم؟
بازه زمانی تدوین OKR به اهداف و شرایط سازمان بستگی دارد، اما بهتر است پیشرفت آنها به‌صورت منظم، مثلاً هفتگی یا ماهانه، مورد بررسی قرار گیرد تا موانع شناسایی و اقدامات لازم اصلاح شوند.
۵) چگونه OKR تدوین کنیم؟
برای تدوین OKR، ابتدا باید اولویت اصلی سازمان مشخص شود. سپس یک هدف روشن تعریف کنید، نتایج کلیدی قابل‌اندازه‌گیری و زمان‌بندی‌شده برای آن در نظر بگیرید و مسئولیت پیگیری هر نتیجه را مشخص کنید. در ادامه، پیشرفت نتایج را به‌طور منظم بررسی کرده و در صورت نیاز، اقدامات اجرایی را تغییر دهید.
منابع
۱) asana
۲) ibm
