فرایند آنبوردینگ در جذب و استخدام به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که برای آماده‌سازی و همراهی کارکنان جدید از زمان پذیرش پیشنهاد شغلی تا شروع به کار و سازگاری با نقش و محیط سازمان انجام می‌شود. در این فرایند، اطلاعات، دسترسی‌ها، آموزش‌ها و حمایت‌های لازم در اختیار کارمند جدید قرار می‌گیرد تا بتواند با وظایف خود، تیم و سازمان آشنا شود و فعالیت خود را به شکل موثری آغاز کند.
آنبوردینگ در جذب و استخدام چیست؟
آنبوردینگ به آخرین مرحله استخدام گفته می‌شود که با پذیرش کارجو آغاز می‌شود و هدف آن آماده کردن نیروی جدید برای ورود موفق به سازمان و ایفای نقش خود است. این فرایند فقط به روز اول کاری یا انجام امور اداری محدود نمی‌شود و می‌تواند از پیش از شروع به کار فرد آغاز شود و در هفته‌ها یا ماه‌های ابتدایی ادامه پیدا کند.
با ماژول هوشمند ATS سنجمان هزینه‌های جذب نیرو را تا ۵۰٪ کاهش دهید.
بنابراین، آنبوردینگ فرایندی برای کمک به کارمند جدید است تا بتواند جایگاه خود را در سازمان بشناسد و فعالیت خود را با آمادگی بیشتری شروع کند. در یک آنبوردینگ ساختاریافته، کارمند جدید باید به تدریج با سازمان، نقش و مسئولیت‌های خود، اعضای تیم، فرایندهای کاری و ابزارهای موردنیاز آشنا شود.
مراحل آنبوردینگ کارکنان جدید در جذب و استخدام چیست؟
آنبوردینگ کارکنان جدید یک فرایند چندمرحله‌ای است که از پیش از شروع به کار فرد آغاز می‌شود و تا زمانی که کارمند با نقش، تیم و فرایندهای سازمان سازگار شود ادامه پیدا می‌کند. اگرچه ترتیب و مدت هر مرحله با توجه به نوع شغل و ساختار سازمان متفاوت است، می‌توان فرایند آنبوردینگ را به مراحل زیر تقسیم کرد.
- آماده‌سازی پیش از شروع به کار
- استقبال از کارجو و معرفی سازمان
- معرفی تیم و مدیر
- آشنایی با نقش و انتظارات شغلی
- ارائه دسترسی‌ها و تجهیزات
- آموزش و شروع فعالیت
- پیگیری و دریافت بازخورد
در ادامه برای درک بهتر مراحل آنبوردینگ در جذب و استخدام، هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.
۱) آماده‌سازی پیش از شروع به کار
آنبوردینگ اصولی پیش از اولین روز کاری کارمند آغاز شود. سازمان‌ها در این گام، اقدامات اولیه زیر برای ورود فرد را انجام دهند.
- دریافت مدارک و اطلاعات هویتی موردنیاز برای استخدام
- آماده‌سازی تجهیزات و دسترسی‌های کاری
- مشخص‌کردن برنامه روزهای ابتدایی
ارسال اطلاعات اولیه درباره زمان و محل شروع کار، نحوه ورود به سازمان و برنامه روز اول نیز برای این مرحله از آنبوردینگ در جذب و استخدام می‌تواند به کاهش ابهام و آماده شدن کارمند جدید کمک کند.
۲) استقبال از کارجو و معرفی سازمان
روز اول فرصت مهمی برای آشنایی کارمند جدید با محیط و افراد سازمان است. بعد از ورود کارمند جدید به سازمان، تیم منابع انسانی ابتدا تمام بخش‌های سازمان مانند واحدهای مختلف، محل غذاخوری، محل استراحت، اتاق سیگار و اتاق جلسات را نشان می‌دهد.
همچنین برای آشنایی بیشتر با سازمان، تمام اطلاعات و قوانین اولیه یا آئین‌نامه سازمانی نیز می‌تواند در قالب فایل PDF یا ویدئوی آموزشی کوتاه در اختیار نیروهای جدید قرار بگیرد.
۳) معرفی تیم و سرپرست مستقیم
تیم منابع انسانی در همان روز ابتدایی از فرآیند آنبوردینگ، کارمند جدید را با همکاران مستقیم و سرپرست او آشنا می‌کند. به‌طور معمول این جلسه آشنایی در چند دقیقه و با معرفی نام هر کدام از همکاران و موقعیت شغلی آن‌ها اتفاق میوفتد. آشنایی کارمندان جدید با همکاران به آن‌ها کمک می‌کند تا اضطراب اجتماعی کمتری را تجربه کنند و روند فرهنگ‌پذیری کارمندان سریع‌تر اتفاق بیفتد. این مرحله برای کارمندان جوان‌تر یا کم‌سابقه‌تر اهمیت بسیار بیشتری دارد.
در کنار آشنایی با همکاران مستقیم، تیم منابع‌انسانی می‌تواند فایلی را در اختیار کارمند تازه‌وارد قرار دهد تا با سایر همکاران و سرپرستان بخش‌های دیگر سازمان نیز آشنا شود. برخی سازمان‌ها نیز بخشی از سایت خود را به معرفی کارمندان خود اختصاص می‌دهند تا کارمندان جدید و همچنین افراد خارج از سازمان بتوانند با نیروهای محوری موجود در شرکت آشنا شوند.
۴) آشنایی با نقش و انتظارات شغلی
پس از آشنایی اولیه با سازمان، کارمند باید به‌طور دقیق بداند چه مسئولیت‌هایی بر عهده دارد و عملکرد او بر چه اساسی ارزیابی خواهد شد. مدیر مستقیم در این مرحله شرح شغلی کامل کارمند را در اختیار او قرار می‌دهد و یک مرتبه تمام فعالیت‌های اجرایی را با نیروی خود مرور می‌کند. در ادامه بخش‌های اصلی شرح شغلی ارائه شده به کارمند جدید را معرفی می‌کنیم.
- وظایف اصلی
- اولویت‌ها
- اهداف
- فرایندهای کاری
- انتظارات سازمان
همچنین در صورت وجود، اهداف KPI و OKR تعیین‌شده برای موقعیت شغلی را نیز مشخص می‌کنند تا انگیزه اولیه برای فعالیت را در نیروی جدید ایجاد کنند. این مرحله از آنبوردینگ در جذب و استخدام کمک می‌کند تا کارمند جدید تصویر روشن‌تری از نقش خود داشته باشد و بداند در هفته‌ها و ماه‌های ابتدایی باید روی چه موضوعاتی تمرکز کند.
۵) ارائه دسترسی‌ها و تجهیزات
در این گام سرپرست مستقیم با همکاری تیم منابع‌انسانی و تیم پشتیبانی فنی، دسترسی‌ها و تجهیزات کاری مورد نیاز کارمند جدید را در اختیار او قرار می‌دهد تا بتواند بدون تأخیر فعالیت خود را آغاز کند. تجهیزات مورد نیاز برای هر موقعیت شغلی متفاوت است اما در زیر می‌توانیم اصلی‌ترین امکانات را مشاهده کنیم.
- آماده‌سازی لپ‌تاپ یا کامپیوتر
- نصب نرم‌افزارهای مورد نیاز بر روی کامپیوتر
- اطمینان از وجود دسترسی به اینترنت شرکت
- فعال‌سازی دسترسی‌ها و فیلترشکن‌های مورد نیاز
- ساخت ایمیل سازمانی یا پروفایل سازمانی
- وارد کردن نیرو به گروه سازمانی
بعد از ارائه کامل دسترسی‌ها، سرپرست مستقیم نیروی جدید پیام خوشامدی را در گروه سازمانی قرار می‌دهد تا سایر همکاران و بخش‌های شرکت نیز از حضور فرد جدید آگاه شوند.
۶) آموزش و شروع فعالیت
تیم منابع انسانی بعد از نظارت بر فرآیند فرهنگ‌پذیری کارمندان جدید و ارائه دسترسی‌های مورد نیاز، ادامه فعالیت‌ها را به سرپرست مستقیم کارمند می‌سپارد تا آموزش‌های موردنیاز برای انجام وظایف شغلی را به نیروی جدید آموزش دهد. در این گام، کارمند به تدریج فعالیت‌های جدی خود را آغاز می‌کند. این آموزش‌ها می‌توانند شامل آشنایی با ابزارها و نرم‌افزارهای کاری، فرایندهای داخلی، روش انجام وظایف و استانداردهای مرتبط با نقش باشند.
دوره آموزش و شروع فعالیت در سازمان‌ها می‌تواند از یک تا سه ماه ادامه داشته باشد و کارشناس منابع انسانی با سرپرست کارمند جدید در ارتباط است تا گزارش‌هایی از میزان پیشرفت نیرو و شیوه فعالیت او به‌دست بیاورد. در بازه از فرآیند آنبوردینگ در جذب و استخدام، میزان و نوع آموزش باید متناسب با شغل و سطح تجربه کارمند تعیین شود و صرفاً به ارائه حجم زیادی از اطلاعات در روزهای اول محدود نشود.
۷) پیگیری و دریافت بازخورد
فرآیند آنبوردینگ حرفه‌ای نیرو به‌طور معمول در بازه یک تا سه ماهه انجام می‌شود و در این بازه زمانی، مدیر مستقیم نیروی جدید و تیم منابع انسانی باید وضعیت کارمند جدید را پیگیری کنند، درباره تجربه او بازخورد بگیرند و در صورت وجود ابهام یا مشکل، حمایت لازم را ارائه دهند.
جلسات پیگیری در هفته‌ها و ماه‌های ابتدایی می‌توانند به شناسایی مشکلات، بررسی میزان پیشرفت و اطمینان از سازگاری بهتر کارمند با نقش و محیط سازمان کمک کنند.
در مجموع، آنبوردینگ زمانی یک فرایند کامل محسوب می‌شود که از آماده‌سازی پیش از ورود کارمند شروع شود و با آموزش، همراهی و پیگیری در دوره ابتدایی فعالیت ادامه پیدا کند. در مرحله بعد، می‌توان این فرایند را به یک چک‌لیست اجرایی تبدیل کرد تا مشخص باشد در هر مرحله چه اقداماتی باید انجام شوند.
چک لیست آنبوردینگ کارکنان جدید
چک لیست آنبوردینگ به تیم منابع انسانی و مدیر مستقیم کمک می‌کند اقدامات ضروری برای ورود و شروع فعالیت کارمند جدید را مرحله‌به‌مرحله پیگیری کنند. این چک لیست را می‌توان با توجه به نوع شغل و نیازهای سازمان تغییر داد، اما موارد زیر معمولاً بخش مهمی از یک فرایند آنبوردینگ کامل را تشکیل می‌دهند.
۱) چک لیست پیش از ورود
این چک‌لیست برای آمادگی سازمان در استقبال از کارمند جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- دریافت و تکمیل مدارک و اطلاعات موردنیاز کارمند
- آماده کردن قرارداد و فرم‌های اداری موردنیاز
- آماده‌سازی تجهیزات کاری مانند لپ‌تاپ، تلفن و سایر ابزارهای موردنیاز
- ایجاد حساب‌های کاربری و دسترسی به نرم‌افزارها و سامانه‌های موردنیاز
- آماده‌سازی فضای کاری یا تجهیزات لازم برای کارمندان دورکار
- اطلاع‌رسانی درباره زمان، محل و نحوه شروع به کار
- مشخص کردن برنامه روز اول
- اطلاع دادن به مدیر و اعضای تیم درباره ورود کارمند جدید
۲) چک لیست اولین روز
این چک‌لیست مربوط به اقدامات تیم منابع انسانی در روز اول کاری نیروی جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- استقبال و معرفی کارمند جدید به مدیر و اعضای تیم
- معرفی ساختار کلی سازمان و واحد مربوطه
- ارائه اطلاعات ضروری درباره قوانین، سیاست‌ها و فرایندهای داخلی
- تحویل تجهیزات و بررسی دسترسی‌های کاری
- معرفی ابزارها و کانال‌های ارتباطی مورد استفاده تیم
- توضیح برنامه و اولویت‌های روزهای ابتدایی
- پاسخ دادن به پرسش‌های اولیه کارمند
چک لیست هفته اول
این چک لیست برای ارزیابی اولیه و میزان فرهنگ‌پذیری نیروی جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- توضیح دقیق وظایف و مسئولیت‌های شغلی
- مشخص کردن اهداف و انتظارات اولیه
- آموزش ابزارها، نرم‌افزارها و فرایندهای موردنیاز
- معرفی فرایندهای همکاری با سایر اعضای تیم و واحدها
- اختصاص فردی برای پاسخ‌گویی و همراهی در صورت نیاز
- برگزاری جلسه پیگیری با مدیر مستقیم
- بررسی مشکلات و ابهامات کارمند در شروع فعالیت
چک لیست ماه اول یا سه‌ماهه اول
این چک‌لیست برای اطمینان از کارآمد بودن نیرو در سازمان و وجود رضایت متقابل تهیه می‌شود و گزارش آن، در پروفایل نهایی کارمند قرار خواهد گرفت.
- بررسی میزان پیشرفت کارمند در انجام وظایف
- دریافت بازخورد درباره تجربه آنبوردینگ
- بررسی میزان دسترسی و آموزش‌های موردنیاز
- شناسایی موانع یا ابهامات موجود در انجام کار
- بازبینی اهداف و انتظارات اولیه در صورت نیاز
- برگزاری جلسات پیگیری با مدیر یا منابع انسانی
- بررسی میزان سازگاری کارمند با نقش، تیم و فرایندهای سازمان
چک‌لیست‌های موجود برای فرآیند آنبوردینگ در جذب و استخدام می‌تواند به عنوان یک چارچوب اولیه استفاده شود و بر اساس نوع موقعیت شغلی، سطح تجربه کارمند و ساختار سازمان تغییر کند. مهم این است که اقدامات ضروری از قبل مشخص و مسئول اجرای هر مورد نیز تعیین شود تا بخشی از فرایند آنبوردینگ فراموش نشود.
پک آنبوردینگ چیست و شامل چه چیزهایی است؟
پک آنبوردینگ مجموعه‌ای از اطلاعات، اسناد، ابزارها و اقلامی است که سازمان برای آماده‌سازی و استقبال از کارمند جدید در اختیار او قرار می‌دهد. هدف از تهیه این پک، کمک به کارمند برای آشنایی سریع‌تر با سازمان، نقش شغلی و محیط کاری است و محتوای آن باید متناسب با نیازهای سازمان و موقعیت شغلی تعیین شود.
مدیریت درخواست‌ها از صفر تا صد را به سیستم هوشمند سنجمان بسپارید.
پک آنبوردینگ می‌تواند شامل موارد زیر باشد.
- معرفی سازمان: شامل اطلاعاتی درباره تاریخچه، ماموریت، ارزش‌ها، فرهنگ و ساختار سازمان است.
- اطلاعات شغلی: شامل شرح وظایف، اهداف اولیه، انتظارات شغلی و اطلاعات مربوط به تیم است.
- راهنمای قوانین و فرایندها: شامل آیین‌نامه‌ها، سیاست‌های داخلی و اطلاعات اداری موردنیاز است.
- اطلاعات کاربردی: شامل ساعت کاری، روش‌های ارتباطی، اطلاعات تماس افراد و واحدهای مرتبط است.
- ابزارها و دسترسی‌های کاری: شامل اطلاعات لازم برای دسترسی به نرم‌افزارها، سامانه‌ها و سایر ابزارهای موردنیاز است.
- اقلام خوشامدگویی: در صورت تمایل سازمان، می‌توان اقلامی مانند دفترچه، گل، کارت شناسایی، لوازم موردنیاز کار یا محصولات برند سازمان را نیز در پک قرار داد.
- برنامه روزها و هفته‌های ابتدایی: برنامه جلسات، آموزش‌ها، معرفی اعضای تیم و فعالیت‌هایی که کارمند در شروع کار باید انجام دهد.
پک آنبوردینگ می‌تواند به صورت دیجیتال، فیزیکی یا ترکیبی از هر دو ارائه شود. برای مثال، سازمان می‌تواند اطلاعات و اسناد موردنیاز را در یک پورتال یا سامانه در اختیار کارمند قرار دهد و در کنار آن، یک بسته فیزیکی خوشامدگویی نیز ارائه کند.
محتوای پک باید با فرایند کلی آنبوردینگ هماهنگ باشد و اطلاعاتی را در اختیار کارمند قرار دهد که در شروع فعالیت به آن نیاز دارد. ارائه حجم زیادی از اطلاعات در همان روزهای اول، بدون در نظر گرفتن زمان لازم برای یادگیری و سازگاری، لزوماً به معنای آنبوردینگ بهتر نیست.
نکات مهم برای اجرای یک آنبوردینگ موفق
داشتن چک‌لیست به تنهایی تضمین نمی‌کند که فرایند آنبوردینگ به شکل موثری اجرا شود. نحوه اجرای این فرایند و میزان همراهی سازمان با کارمند جدید نیز اهمیت دارد. برای بهبود کیفیت آنبوردینگ، بهتر است نکات زیر مورد توجه قرار گیرند.
- آنبوردینگ را پیش از روز اول شروع کنید.
- مسئولیت هر بخش از آنبوردینگ را مشخص کنید.
- اطلاعات را مرحله‌به‌مرحله ارائه کنید.
- انتظارات و اهداف شغلی را شفاف کنید.
- فرایند آنبوردینگ را پیگیری و ارزیابی کنید.
حال که با کلیت هر کدام از نکات برای فرآیند آنبوردینگ در جذب و استخدام آشنا شده‌ایم، در ادامه این نکات را بررسی خواهیم کرد.
۱) آنبوردینگ را پیش از روز اول شروع کنید
لازم نیست تا اولین روز کاریِ کارمند منتظر بمانید. آماده کردن تجهیزات، دسترسی‌ها، مدارک و برنامه روزهای ابتدایی پیش از ورود فرد باعث می‌شود او از همان ابتدا با فرایند منظم‌تری مواجه شود و بتواند سریع‌تر فعالیت خود را شروع کند.
۲) مسئولیت هر بخش از آنبوردینگ را مشخص کنید
فرآیند آنبوردینگ در هر سازمان مسئولیتی بین‌بخشی است و برخی از اقدامات توسط HR، برخی توسط مدیر مستقیم و برخی دیگر نیز توسط اعضای تیم انجام می‌شود. مشخص کردن مسئول هر اقدام کمک می‌کند کارها بین افراد مختلف بدون مسئول مشخص باقی نمانند.
۳) اطلاعات را مرحله‌به‌مرحله ارائه کنید
کارمند جدید در روزهای ابتدایی با اطلاعات زیادی درباره سازمان، شغل و فرایندهای کاری مواجه می‌شود. بهتر است اطلاعات و آموزش‌ها، متناسب با زمان و نیاز فرد ارائه شوند تا کارمند بتواند آن‌ها را بهتر درک و استفاده کند.
۴) انتظارات و اهداف شغلی را شفاف کنید
کارمند جدید باید بداند چه مسئولیت‌هایی بر عهده دارد، اولویت‌های کاری او چیست و عملکردش بر چه اساسی ارزیابی می‌شود. توضیح شفاف این موارد در ابتدای همکاری می‌تواند از ابهام در انجام وظایف جلوگیری کند.
۵) فرایند آنبوردینگ را پیگیری و ارزیابی کنید
پس از شروع به کار، وضعیت کارمند جدید را در فواصل مشخص بررسی کنید و درباره تجربه او بازخورد بگیرید. این پیگیری کمک می‌کند مشکلات و کمبودهای فرایند زودتر شناسایی شوند و در صورت نیاز، آموزش یا حمایت بیشتری ارائه شود.
در نهایت، یک آنبوردینگ موفق فقط به آماده کردن مدارک، تجهیزات و معرفی سازمان محدود نمی‌شود. این فرایند باید به کارمند جدید کمک کند نقش خود را بشناسد، ارتباط لازم با تیم را شکل دهد و برای انجام مسئولیت‌های خود آمادگی پیدا کند.
نرم‌افزار ATS سنجمان برای جذب و استخدام موفق و آنبوردینگ حرفه‌ای
فرآیند آنبوردینگ کارآمد در جذب و استخدام می‌تواند تجربه‌ای شیرین در ذهن نیروی جدید ایجاد کند و بر این اساس، انگیزه نیروهای تازه‌وارد برای فعالیت در سازمان تضمین شود. در این مسیر مجموعه سنجمان با ارائه سامانه ATS به افراد کمک می‌کند تا مرحله‌ای را در فرآیند جذب نیرو به آنبوردینگ اختصاص دهد و تمام چک‌لیست مورد نیاز را در آن مرحله قرار دهند و همچنین، پیش‌برد آنبوردینگ حرفه‌ای رو به عنوان بخشی از KPI کارشناس جذب و استخدام قرار دهند تا این مسیر با بیشترین کیفیت انجام شود.
جمع‌بندی
آنبوردینگ در جذب و استخدام فرایندی است که از پیش از شروع به کار کارمند آغاز می‌شود و با آماده‌سازی، معرفی سازمان، آموزش، تعیین انتظارات و پیگیری وضعیت کارمند جدید ادامه پیدا می‌کند. هدف این فرایند آن است که کارمند بتواند با نقش، تیم و محیط کاری خود آشنا شود و فعالیتش را با آمادگی بیشتری آغاز کند.
سوالات متداول
در اینجا به سراغ متداول‌ترین سوالات درباره آنبوردینگ در جذب و استخدام می‌رویم.
آنبوردینگ در جذب و استخدام چیست؟
آنبوردینگ در جذب و استخدام فرایندی است که پس از انتخاب و پذیرش کاندیدا آغاز می‌شود و هدف آن آماده کردن کارمند جدید برای ورود موفق به سازمان و ایفای نقش خود است.
مراحل آنبوردینگ کارکنان جدید چیست؟
مراحل آنبوردینگ شامل آماده‌سازی پیش از شروع به کار، استقبال و آشنایی در روز اول، آشنایی با نقش و انتظارات شغلی، آموزش و شروع فعالیت و پیگیری و دریافت بازخورد است.
پک آنبوردینگ شامل چه چیزهایی است؟
پک آنبوردینگ می‌تواند شامل معرفی سازمان، اطلاعات شغلی، راهنمای قوانین و فرایندها، اطلاعات کاربردی، ابزارها و دسترسی‌های کاری، اقلام خوشامدگویی و برنامه روزها و هفته‌های ابتدایی باشد.
منابع
