استخدام به معنای انتخاب و به‌کارگیری فرد مناسب برای یک شغل مشخص است که در سازمان‌های بزرگ یا حرفه‌ای با استفاده از ابزارهای جذب و استخدام انجام می‌شود. در این مطلب از مجله سنجمان بررسی می‌کنیم استخدام چیست و با مراحل و شیوه انجام آن آشنا می‌شویم.
استخدام چیست؟
استخدام به معنای انتخاب نهایی کارجوی مناسب برای موقعیت شغلی خالی در سازمان است. به بیان دیگر وقتی یک سازمان برای موقعیت شغلی خالی یا جدید خود به دنبال فرد مناسب می‌گردد، در نهایت باید از میان کاندیداهای موجود تصمیم بگیرد که چه کسی برای آن موقعیت انتخاب شود و شرایط همکاری با او چگونه باشد.
به‌طور دقیق استخدام به همین بخش از فرایند اشاره دارد، یعنی انتخاب فردی که از نظر توانمندی‌ها و شرایط، تناسب بیشتری با نیازهای یک شغل دارد که در همین راستا، سازمان نیز شرایط لازم برای شروع همکاری با او را فراهم می‌کند.
با ماژول هوشمند ATS سنجمان هزینه‌های جذب نیرو را تا ۵۰٪ کاهش دهید.
در این فرایند، کارشناس جذب و استخدام در کنار توجه به مهارت‌های تخصصی فرد، عواملی مانند سابقه و تجربه، شایستگی‌ها، تناسب فرد با نیازهای شغلی و شرایط همکاری نیز می‌توانند در تصمیم نهایی مؤثر باشند. به همین دلیل، استخدام یک تصمیم ساده برای پر کردن جای خالی نیست، بلکه فرایندی است برای پیدا کردن فردی که بیشترین تناسب را با موقعیت موردنظر داشته باشد.
استخدام با جذب نیرو ارتباط نزدیکی دارد، اما این دو مفهوم یکسان نیستند. برای آشنایی دقیق‌تر با تفاوت این دو، می‌توانید مطلب «تفاوت جذب و استخدام» را مطالعه کنید.
مراحل استخدام چیست؟
استخدام استاندارد یک فرایند چندمرحله‌ای است که سازمان از طریق آن کارجویان را بررسی و ارزیابی می‌کند تا در نهایت مناسب‌ترین فرد را برای موقعیت شغلی موردنظر انتخاب کند. ترتیب و جزئیات این مراحل ممکن است بسته به نوع شغل و ساختار سازمان متفاوت باشد، اما در حالت کلی می‌توان مراحل اصلی استخدام را این‌گونه در نظر گرفت.
- شناسایی نیازهای شرکت
- طراحی برنامه استخدام
- تدوین پیش‌نویس شرح شغلی
- انتشار و تبلیغ موقعیت شغلی
- بررسی و غربالگری رزومه‌ها
- تجزیه و تحلیل رزومه‌های غربال‌شده
- احراز اولیه اطلاعات رزومه
- ارزیابی و مصاحبه منابع‌انسانی
- ارزیابی فنی
- انتخاب کارجوی برگزیده
- بستن فرآیند جذب و اطلاع‌رسانی
- آنبوردینگ نیروی جدید
حال در ادامه هر یک از این موارد را برای درک بهتر آن که استخدام چیست و چه مراحلی دارد بررسی می‌کنیم. همچنین برای یادگیری بیشتر در این زمینه، می‌توانیم به مطلب «برنامه‌ریزی فرآیند استخدام» مراجعه کنیم.
۱) شناسایی نیازهای شرکت
کارشناس جذب و استخدام باید شایستگی‌های مورد نظر مانند صلاحیت‌ها، مهارت‌ها و تجربیات را برای جذب کارمند جدید شناسایی کنند. آنها ممکن است برای انجام این کار با مدیر بخش صحبت کنند تا اطلاعات دقیقی در مورد موقعیت و الزامات آن به دست آورند. با انجام مشورت‌های دقیق یا رجوع به شرح شغلی تدوین شده برای موقعیت شغلی مورد نظر، تیم منابع انسانی ویژگی‌های فرد مورد نظر خود را به‌طور دقیق شناسایی می‌کند.
۲) طراحی برنامه استخدام
طراحی برنامه استخدامی به تیم منابع انسانی کمک می‌کند تا روند استخدام با سرعت بیشتری پیش برود. طرح استخدام شامل کل فرآیند یافتن کارجوی مناسب از جمله شیوه مصاحبه و معیارهای انتخاب است. همچنین با توجه به تفاوت‌های موجود در هر موقعیت شغلی، ممکن است لازم باشد طرح استخدامی فعلی را تغییر دهیم یا برای هر فرصت شغلی جدید، یک طرح مجزا کنیم. موقعیت‌های مختلف ممکن است نیاز به برنامه‌های جداگانه داشته باشد.
۳) تدوین پیش‌نویش شرح شغلی
تهیه پیش نویس شرح شغل بخشی ضروری از فرآیند استخدام برای تبلیغ موقعیت‌های موجود است. کارشناس جذب و استخدام برای تدوین این سند با مدیر بخش در مورد مسئولیت‌ها، ابزارهای مورد نیاز و مهارت‌های سخت و نرم مشورت کند. همچنین کارشناسان با تجربه سایر مشاغل مشابه در سازمان را بررسی می‌کنند تا از اطلاعات موجود برای نوشتن شرح وظایف دقیق استفاده کنند. در نهایت کارشناس جذب و استخدام، کارجویان بالقوه را در مورد الزامات سازمان و وظایف کاری خود در سازمان جدید آگاه می‌کنند.
۴) انتشار و تبلیغ موقعیت شغلی
هدف از تبلیغات موقعیت‌های موجود، جذب نامزدهای بالقوه و دریافت هرچه بیشتر درخواست‌های شغلی است. استخدام‌کنندگان ممکن است آگهی‌های استخدامی را در وب سایت شرکت، سایت های استخدام آنلاین، شبکه های حرفه ای و رسانه های اجتماعی ارسال کنند. آنها ممکن است به طور داخلی در مورد فرصت‌های شغلی به کارکنان اطلاع دهند و از آنها دعوت کنند تا برای آنها درخواست دهند.
۵) بررسی و غربالگری رزومه‌ها
پس از دریافت درخواست‌ها و رزومه‌ها، کاندیداها بر اساس شرایط و معیارهای تعیین‌شده برای شغل بررسی می‌شوند. هدف این مرحله، شناسایی افرادی است که حداقل شرایط لازم را دارند و می‌توانند وارد مراحل بعدی شوند.
۶) تجزیه و تحلیل روزمه‌های غربال‌شده
کارشناسان جذب پس از دریافت درخواست‌ها و غربال رزومه‌ها، آن‌هایی را انتخاب می‌کنند که با شرایط شغلی مطابقت دارند. بسیاری از استخدام‌کنندگان فهرستی از معیارهای جذب ایجاد می‌کنند و از آن به‌عنوان یک مرجع در هنگام مقایسه رزومه‌ها استفاده می‌کنند. همچنین با توجه به اینکه مصاحبه با هر متقاضی می‌تواند زمان‌بر و پرهزینه باشد، استخدام‌کنندگان باید تنها تعداد معدودی را که مناسب‌ترین افراد به نظر می‌رسند انتخاب کنند و آنها را برای مصاحبه شغلی دعوت کنند.
۷) احراز اولیه اطلاعات
احراز ابتدایی در فرآیند جذب و استخدام با هدف چک کردن اطلاعات مهم انجام می‌شود. برخی مواقع اطلاعات موجود در رزومه قدیمی یا غیردقیق هستند. چک نکردن این اطلاعات منجر به برگذاری جلسات مصاحبه بی‌فایده و اتلاف زمان می‌شود و کارشناسان جذب و استخدام با هدف جلوگیری از این اتفاق، با کارجویان منتخب تماس می‌گیرند و داده‌های مهم داخل رزومه را در چند دقیقه و به‌صورت تلفنی ارزیابی می‌کنند.
۸) ارزیابی و مصاحبه منابع‌انسانی
در این گام تیم جذب و استخدام بسته به نیاز سازمان و تعداد متقاضیان، مصاحبه‌های تک مرحله‌ای یا چند مرحله‌ای را سازماندهی می‌کنند. مصاحبه‌های تک مرحله‌ای در سازمان‌های کوچک‌تر که متقاضیان کمتری دارند مورد استفاده قرار می‌گیرد. درحالی‌که سازمان‌های بزرگ مصاحبه‌های چند مرحله‌ای دارند که شامل انواع مصاحبه‌های منابع‌انسانی و تست‌های روان‌شناسی است. در نهایت بهترین نامزدها می‌توانند به مرحله نهایی مصاحبه راه یابند.
۹) ارزیابی فنی
مرحله ارزیابی فنی و در فرآیند استخدام با هدف بررسی میزان توانایی‌ها و مهارت‌های سخت کارجویان انجام می‌شود. این مرحله در سازمان‌ها به‌شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود. در زیر برخی راهکارهای ارزیابی فنی کارجویان را معرفی می‌کنیم.
- ارزیابی رزومه یا نمونه کارها
- «فعالیت تخصصی» (Task)
- جلسه مصاحبه فنی
- جلسه انجام فعالیت در شرکت
سرپرستان منابع انسانی که به‌طور حرفه‌ای می‌دانند فرآیند استخدام چیست، ارزیابی فنی هر کدام از موقعیت‌های شغلی را متناسب با مهارت‌های فنی مورد نیاز خود انتخاب می‌کنند. برای مثال، ارزیابی فنی گرافیست را به شیوه «جلسه انجام فعالیت در شرکت» انجام می‌دهند تا سرعت و دقت ارزیابی را متوجه شوند اما ارزیابی فنی «کارشناس فروش» در جلسه مصاحبه انجام می‌شود.
۱۰) انتخاب کارجوی برگزیده
پس از انجام ارزیابی‌ها، نتایج کاندیداها با یکدیگر مقایسه می‌شود و فردی که تناسب بیشتری با موقعیت شغلی دارد، برای استخدام انتخاب می‌شود. تصمیم‌گیری در این مرحله بهتر است بر اساس معیارهای مشخص و نتایج ارزیابی‌های انجام شده باشد، نه آن که بر اساس برداشت شخصی از یک مصاحبه صورت بگیرد. پس از انتخاب کاندیدای نهایی، سازمان شرایط همکاری مانند شرح شغلی، زمان شروع کار و مدارک مورد نیاز را به‌صورت تلفنی و با پیام ایمیل به کارجو اعلام می‌کند و پس از هماهنگی‌های مورد نیاز و در صورت توافق دو طرف، پیشنهاد شغلی پذیرفته می‌شود و فرایند استخدام به مرحله نهایی خود می‌رسد.
۱۱) بستن فرآیند جذب و اطلاع‌رسانی
در نهایت فرآیند جذب با انتخاب نهایی کارجوی برگزیده و اطلاع دادن به سایر نامزدهای منتخب به پایان می‌رسد. استخدام‌کنندگان همچنین ممکن است برای افرادی که انتخاب نشده‌اند، پیام‌های اطلاع‌رسانی ارسال کنند. همچنین تیم منابع انسانی ممکن است نامزدها را در استخر استعداد قرار دهند تا در آینده و در صورت ایجاد فرصت‌های شغلی جدید با آنها تماس بگیرند. در نتیجه پس از طی مراحل استخدام، باید آگهی استخدامی نیز حذف شود.
۱۲) آنبوردینگ نیروی جدید
پس از توافق بر سر شرایط همکاری با کارجوی برگزیده شده، مراحل اداری و قراردادی انجام و استخدام فرد به‌صورت رسمی نهایی می‌شود. از این مرحله، فرد پس عقد قرارداد و پیش‌برد فرآیند آنبوردینگ برای آشنایی با سازمان، به عنوان نیروی قانونی سازمان فعالیت خود را آغاز خواهد کرد.
صفر تا صد جذب و استخدام حرفه‌ای با ATS سنجمان
استخدام اصولی، از مهم‌ترین بخش‌های یک فرآیند جذب و استخدام استاندارد است و سامانه ATS سنجمان در تمام این مراحل همراه شماست. این سیستم جذب به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا با صرف کمترین وقت و انرژی، بیشترین بازدهی و دقت را در فرآیند جذب داشته و تصویر مثبتی از برند کارفرمایی شرکت در ذهن کارجویان ایجاد شود. در زیر با برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار جذب سنجمان آشنا می‌شویم.
- مرحله‌بندی فرآیند جذب
- استفاده رایگان از آزمون‌های روان‌شناختی
- فرم‌ساز اختصاصی
- شناسایی رزومه‌های تکراری
- امکان ثبت گزارش جلسات
- اطلاع‌رسانی ایمیلی و پیامکی
- ردیابی جزئی‌ترین اطلاعات
- گزارش‌سازی دقیق از فرآیند جذب
- اتصال به سایر جاب‌بردها
- اتصال به هوش مصنوعی
- پشتیبانی سریع
- تجربه کاربری ساده
کارشناسان با تجربه منابع انسانی که می‌دانند استخدام چیست و در تلاش هستند تا فرآیند استخدامی کارآمدی از همان ابتدا داشته باشند، از نرم‌افزار جذب و استخدام (ATS) استاندارد استفاده می‌کنند تا سرعت و کیفیت بیشتری در فرآیند جذب داشته باشند.
نکات مهم برای انجام یک استخدام موفق
استخدام نیروهای تأثیر‌گذار و حرفه‌ای با رعایت اصول استانداردی مانند داشتن معیارهای استخدام یا ارزیابی ساختاریافته انجام می‌شود. بر این اساس، انتخاب فرد مناسب فقط به اجرای چند مرحله پشت سر هم محدود نمی‌شود. کیفیت تصمیم نهایی تا حد زیادی به این بستگی دارد که سازمان از ابتدا معیارهای مشخصی برای موقعیت شغلی داشته باشد و ارزیابی کاندیداها را بر اساس همان معیارها انجام دهد.
با استفاده از سامانه ATS سنجمان فرایند استخدام خود را کوتاه کنید
در زیر مهم‌ترین نکات استخدام موفق را معرفی می‌کنیم.
- انجام جستجوهای گسترده: بهترین روش یافتن مناسب‌ترین نامزدها برای موقعیت‌های شغلی موجود، انجام جستجوهای گسترده داخلی و خارجی در سازمان و سایر شرکت‌ها است. مزیت جستجو در بخش‌های سازمان این است که نامزدهای بالقوه از قبل با فرهنگ کار، اهداف تجاری و افراد آشنا هستند.
- ارتباط با متخصصان: ناسب‌ترین نامزدها برای موقعیت‌های موجود ممکن است فعالانه به دنبال شغل نباشند. آنها ممکن است قبلاً با سازمان دیگری کار کنند. برخی از آنها ممکن است به دلایل مختلفی به فکر تغییر شغل باشند. در نتیجه با نامزدها از طریق سمینارها، کنفرانس‌های صنعتی، شبکه‌های حرفه‌ای و رسانه‌های اجتماعی ارتباط برقرار کنید.
- مرور موقعیت‌های گذشته: بررسی سوابق گذشته داوطلب می‌تواند شاخص خوبی برای عملکرد کاری آینده آنها باشد. حتی اگر قبلاً در نقش مشابهی کار نکرده باشند، سابقه آنها می‌تواند نشان‌دهنده سخت کوشی کاری آنها باشد.
- ذخیره اطلاعات متقاضیان بااستعداد: از آنجایی که موقعیت‌های موجود عموماً محدود است، استخدام‌کنندگان فقط می‌توانند تعداد کمی از کاندیداهای با استعداد را استخدام کنند. توصیه می‌شود اطلاعات آنها را برای استفاده در آینده ذخیره کنید. بنابراین، هنگامی که فرصت‌های جدیدی در سازمان وجود دارد، استخدام‌کننده می‌تواند به این لیست مراجعه کرده و با داوطلبانی که قبلاً برای مهارت‌ها و صلاحیت‌ها بررسی شده‌اند تماس بگیرد.
- مشخص کردن معیارهای استخدام از قبل: پیش از بررسی کاندیداها، مهارت‌ها، تجربه و شایستگی‌های ضروری موقعیت شغلی را تعیین کنید.
- انجام ارزیابی ساختاریافته: بهتر است کاندیداها بر اساس معیارهای یکسان و از پیش تعیین‌شده ارزیابی شوند تا تصمیم‌گیری کمتر تحت تأثیر برداشت‌های شخصی قرار بگیرد.
- صرفاً تکیه نکردن به یک مرحله از ارزیابی: رزومه، مصاحبه، آزمون یا سایر روش‌های ارزیابی هرکدام بخشی از تصویر کاندیدا را نشان می‌دهند و می‌توانند در کنار یکدیگر تصمیم دقیق‌تری ایجاد کنند.
- منظم کردن و مدیریت اطلاعات کارجویان: زمانی که چند موقعیت شغلی یا تعداد زیادی کاندیدا هم‌زمان در جریان هستند، ثبت و پیگیری منظم اطلاعات از گم شدن داده‌ها و فراموش شدن مراحل جلوگیری می‌کند.
در نهایت، یک استخدام موفق صرفاً به انتخاب فردی که از نظر رزومه مناسب به نظر می‌رسد ختم نمی‌شود. هدف، رسیدن به تصمیمی آگاهانه بر اساس نیاز واقعی شغل و شواهد به دست آمده از ارزیابی کاندیدا است.
جمع‌بندی
بنابراین استخدام فرایندی است که طی آن سازمان از میان کاندیداهای موجود، فردی را که تناسب بیشتری با موقعیت شغلی دارد انتخاب و شرایط همکاری با او را نهایی می‌کند. این فرایند شامل غربالگری کاندیداها، ارزیابی و مصاحبه، انتخاب کاندیدای نهایی، ارائه پیشنهاد شغلی و نهایی کردن استخدام است.
سوالات متداول
حال که به‌طور کامل می‌دانیم تعریف استخدام چیست و چه مراحلی دارد، در این بخش به سراغ متداول‌ترین سوالات می‌رویم.
استخدام چیست؟
استخدام فرایندی است که طی آن سازمان یک فرد مناسب را برای یک موقعیت شغلی انتخاب می‌کند و پس از توافق درباره شرایط همکاری، استخدام او را نهایی می‌کند.
مراحل استخدام چیست؟
مراحل اصلی استخدام شامل غربالگری کاندیداها، ارزیابی و مصاحبه، انتخاب کاندیدای نهایی، ارائه پیشنهاد شغلی و نهایی کردن استخدام است.
در فرایند استخدام چه عواملی برای انتخاب کاندیدا اهمیت دارند؟
عواملی مانند مهارت‌ها و توانمندی‌های مرتبط با شغل، سابقه و تجربه، نتایج مصاحبه و ارزیابی‌ها و میزان تناسب فرد با الزامات موقعیت شغلی می‌توانند در تصمیم نهایی استخدام موثر باشند.
منبع
