فرایند جذب نیرو از انتشار آگهی شغلی تا استخدام فرد مناسب، چندین مرحله دارد و در هر مرحله ممکن است بخشی از کارجویان از فرایند خارج شوند. قیف جذب و استخدام این مسیر را مرحلهبهمرحله نشان داده و مشخص میکند کارجویان در کدام بخشها وارد فرایند و ارزیابی شده یا از آن خارج میشوند. در ادامه این مطلب از بلاگ سنجمان توضیح میدهیم که قیف جذب و استخدام چیست و چه مراحلی دارد.
قیف جذب و استخدام چیست؟
قیف جذب و استخدام مدلی برای نمایش مسیر کارجویان از زمان آشنایی با یک فرصت شغلی تا استخدام نهایی است. در این مدل، مسیر جذب به چند مرحله تقسیم میشود و تعداد کارجویان در هر مرحله کاهش پیدا میکند. بررسی این روند سازمان را قادر میسازد تا بداند که در کدام بخشها بیشترین ریزش اتفاق میافتد و کدام مرحله به بهبود نیاز دارد.
بیش از ۹۰٪ سازمانهای بزرگ دنیا فرآیند استخدام خود را با نرمافزارهای ATS مدیریت میکنند. سازمان شما چطور؟
چرا فرایند استخدام به شکل قیف دیده میشود؟
همه افرادی که یک آگهی شغلی را میبینند یا برای آن رزومه ارسال میکنند، شرایط لازم برای استخدام را ندارند. به همین دلیل، با پیشرفت فرایند، تعداد کارجویان کمتر میشود. برای مثال، این مسیر میتواند شامل مراحل زیر باشد.
- مشاهده آگهی: افراد با فرصت شغلی آشنا میشوند.
- ارسال رزومه: بخشی از افراد برای موقعیت مورد نظر درخواست میدهند.
- غربالگری: رزومههای نامرتبط یا افراد فاقد شرایط اولیه حذف میشوند.
- مصاحبه و ارزیابی: گروه محدودتری مورد ارزیابی قرار میگیرند.
- پیشنهاد شغلی: پیشنهاد به کارجویان منتخب ارائه میشود.
- استخدام: در نهایت فرد یا افراد مناسب به سازمان میپیوندند.
بهطور کلی یکی از بهترین راههای بهینهسازی فرآیند جذب و استخدام و ایجاد تجربه مثبت در کارجویان، استفاده از سامانه جذب و استخدام یا ATS است. حال که میدانیم منظور از قیف جذب و استخدام چیست و چرا به این فرایند به شکل قیف دیده میشود، در ادامه با مراحل آن آشنا میشویم.
مراحل قیف جذب و استخدام چیست؟
قیف جذب و استخدام از چند مرحله تشکیل میشود که کارجو از آشنایی با فرصت شغلی تا ورود به سازمان را طی میکند. در هر مرحله، بخشی از افراد از فرایند خارج میشوند و در نهایت تعداد محدودی به مرحله استخدام میرسند.
- آگاهی از فرصت شغلی
- جذب و دریافت درخواستهای شغلی
- غربالگری و بررسی اولیه
- مصاحبه و ارزیابی
- ارائه پیشنهاد شغلی
- استخدام و ورود به سازمان
حال که دانستیم مراحل قیف جذب و استخدام چیست، در ادامه هر یک از آنها را بیشتر توضیح میدهیم.
۱) آگاهی از فرصت شغلی
در این مرحله، کارجویان از طریق آگهیهای استخدامی، سایت شرکت، شبکههای اجتماعی یا سایر کانالهای جذب با فرصت شغلی در سازمان آشنا میشوند. کیفیت و میزان دیدهشدن آگهی میتواند بر تعداد افرادی که به مراحل بعدی ورود پیدا میکنند تأثیر بگذارد.
۲) جذب و دریافت درخواستهای شغلی
پس از مشاهده آگهی، بخشی از کارجویان برای موقعیت شغلی درخواست ارسال میکنند. در این مرحله، تعداد درخواستها و کیفیت کارجویانی که جذب شدهاند اهمیت دارد، زیرا تعداد بالای رزومه لزوماً به معنای جذب موفق نیست.
۳) غربالگری و بررسی اولیه
رزومهها و اطلاعات اولیه کارجویان بر اساس شرایط تعیینشده برای موقعیت شغلی بررسی میشوند. در این مرحله، افرادی که حداقل شرایط مورد نیاز را ندارند از ادامه فرایند کنار گذاشته شده و افراد واجد شرایط برای ارزیابی بیشتر انتخاب میشوند.
۴) مصاحبه و ارزیابی
کارجویان منتخب وارد مصاحبه و سایر ارزیابیهای مورد نیاز میشوند. بسته به موقعیت شغلی، این مرحله میتواند شامل مواردی مانند آزمون مهارت، آزمون شخصیتشناسی، مصاحبه تخصصی یا ارزیابی عملی باشد.
۵) ارائه پیشنهاد شغلی
پس از پایان ارزیابیها، فرد یا افراد منتخب برای دریافت پیشنهاد شغلی انتخاب میشوند. در این مرحله، مواردی مانند حقوق و مزایا، شرایط همکاری و زمان شروع به کار مشخص و پیشنهاد استخدام به کارجو ارائه میگردد.
۶) استخدام و ورود به سازمان
با پذیرش پیشنهاد شغلی و تکمیل مراحل اداری، فرایند استخدام به پایان میرسد. پس از آن، نیروی جدید کار خود را آغاز میکند و مراحل آشنایی با محیط کار، وظایف، همکاران و فرایندهای سازمان را پشت سر میگذارد.
مهمترین شاخصهای قیف جذب و استخدام کدامند؟
تعداد متقاضیان، نرخ ریزش کارجویان و نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی ازجمله مهمترین شاخصهای قیف جذب و استخدام هستند. برای بررسی عملکرد قیف جذب و استخدام، باید مشخص شود در هر مرحله چه تعداد کارجو وارد فرایند شده، چند نفر ادامه دادهاند و چه میزان زمان و هزینه برای رسیدن به استخدام صرف شده است. مهمترین شاخصهایی که میتوان برای این کار بررسی کرد شامل موارد زیر هستند.
- تعداد متقاضیان: تعداد افرادی که برای یک موقعیت شغلی درخواست ارسال کرده و وارد فرایند جذب شدهاند.
- نرخ تبدیل در هر مرحله: درصد کارجویانی که از یک مرحله عبور کرده و وارد مرحله بعد میشوند؛ برای مثال، درصد افرادی که پس از غربالگری برای مصاحبه آنها را در نظر میگیرند.
- نرخ ریزش کارجویان: درصد افرادی که در هر مرحله از فرایند خارج شده یا ادامه نمیدهند. بررسی این شاخص میتواند نقاطی را که بیشترین ریزش در آنها اتفاق میافتد مشخص کند.
- «زمان استخدام» (Time to Hire): مدت زمانی که از ورود کارجو به فرایند استخدام تا پذیرش پیشنهاد شغلی و استخدام او سپری میشود.
- «هزینه جذب هر استخدام» (Cost per Hire): مجموع هزینههای صرفشده برای جذب و استخدام یک نیروی جدید، مانند هزینه انتشار آگهی، ابزارهای استخدامی و سایر هزینههای مرتبط.
- نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی: درصد کارجویانی که پیشنهاد شغلی دریافت کرده و آن را میپذیرند. پایین بودن این نرخ میتواند نیاز به بررسی شرایط پیشنهاد یا نحوه ارائه آن را نشان دهد.
بررسی این شاخصها در کنار یکدیگر، تصویر دقیقتری از عملکرد قیف جذب و استخدام ایجاد کرده و مشخص میکند کدام بخشهای فرایند به اصلاح یا بهینهسازی نیاز دارند.
چه عواملی باعث ریزش کارجویان در قیف استخدام میشوند؟
آگهی شغلی نامناسب، پیچیدگی فرم درخواست و ابهام درباره حقوق و شرایط شغلی ازجمله عوامل ریزش کارجویان در قیف استخدام هستند.
- آگهی شغلی نامناسب: اگر شرح وظایف، شرایط احراز، حقوق یا سایر اطلاعات مهم در آگهی شفاف نباشد، ممکن است کارجویان پس از بررسی دقیقتر از ادامه فرایند منصرف شوند.
- طولانی بودن فرایند استخدام: طولانی شدن فاصله بین مراحل مختلف یا انجام مراحل غیرضروری میتواند باعث شود کارجویان فرصتهای شغلی دیگر را انتخاب کنند.
- پیچیدگی فرم درخواست: فرمهای طولانی و فرایند دشوار ارسال رزومه ممکن است باعث شود بخشی از کارجویان پیش از تکمیل درخواست از فرایند خارج گردند.
- تأخیر در پاسخگویی: بیخبری طولانی پس از ارسال رزومه یا مصاحبه میتواند باعث کاهش علاقه کارجو و خروج او از فرایند شود.
- ابهام درباره حقوق و شرایط شغلی: مشخص نبودن مواردی مانند حقوق، نوع قرارداد، ساعت کاری یا مزایا ممکن است در مراحل بعدی باعث انصراف کارجو شود.
- تجربه نامناسب در مصاحبه: برخورد غیرحرفهای، پرسشهای نامرتبط یا نبود نظم در برگزاری مصاحبه میتواند تجربه کارجو را تحت تأثیر قرار داده و احتمال ادامه همکاری را کاهش دهد.
کارشناسان جذب و استخدامی که میدانند عوامل ریزش کارجویان در قیف جذب و استخدام چیست، پیش از کاهش نرخ متقاضیان از ایجاد این عوامل جلوگیری میکنند.
با استفاده از سامانه ATS سنجمان فرایند استخدام خود را کوتاه کنید
چگونه قیف جذب و استخدام را بهینه کنیم؟
استفاده از ابزارهای غربالگری، ارتباط مستمر با کارجویان و بررسی عملکرد کانالهای جذب، ازجمله روشهای بهینهسازی قیف جذب و استخدام هستند. بهینهسازی قیف جذب و استخدام به معنای کاهش ریزشهای غیرضروری و کوتاهتر کردن مسیر رسیدن به نیروی مناسب است. برای این کار باید عملکرد هر مرحله بررسی شده و عواملی که باعث خروج کارجویان یا افزایش زمان و هزینه استخدام میشوند، اصلاح گردند. ازجمله روشهای بهینهسازی قیف جذب و استخدام میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- تحلیل نرخ تبدیل در هر مرحله
- کاهش مراحل غیرضروری
- بهبود متن و شرایط آگهی شغلی
- استفاده از ابزارهای غربالگری
- استانداردسازی مصاحبه و ارزیابی
- ارتباط مستمر با کارجویان
حال که دانستیم منظور از قیف جذب و استخدام چیست و چگونه میتوان آن را بهینه کرد، در ادامه هر یک از روشهای بالا را به طور کامل توضیح میدهیم.
۱) تحلیل نرخ تبدیل در هر مرحله
با بررسی تعداد کارجویان در مراحل مختلف میتوان مشخص کرد بیشترین ریزش در کدام بخش اتفاق میافتد. برای مثال، اگر تعداد زیادی کارجو رزومه ارسال کنند اما تعداد کمی به مصاحبه برسند، باید معیارهای غربالگری و نحوه بررسی رزومهها بررسی شود.
۲) کاهش مراحل غیرضروری
هر مرحله از فرایند استخدام باید هدف مشخصی داشته باشد. حذف فرمهای تکراری، مصاحبههای غیرضروری و ارزیابیهایی که اطلاعات جدیدی ارائه نمیکنند، میتواند مسیر استخدام را کوتاهتر سازد.
۳) بهبود متن و شرایط آگهی شغلی
آگهی استخدام باید اطلاعات اصلی موقعیت شغلی مانند موارد زیر را به شکل واضح بیان کند.
- شرح شغلی
- شرایط احراز
- نوع همکاری
- محل کار
- حدود حقوق
هر یک از موارد بالا باید به اندازهای شفاف باشند که افراد مناسب بتوانند آگاهانه برای موقعیت درخواست ارسال کنند.
از ثبت درخواست نیرو تا استخدام نهایی، تمام مراحل را در یک سیستم هوشمند و یکپارچه مدیریت کنید.
۴) استفاده از ابزارهای غربالگری
ابزارهای غربالگری میتوانند بررسی اولیه رزومهها را سریعتر و منظمتر کنند. مهمترین گزینهها شامل موارد زیر هستند.
- «سیستم مدیریت استخدام» (ATS): دستهبندی و فیلتر رزومهها بر اساس معیارهای مشخص.
- سؤالات غربالگری: بررسی شرایط اولیه مانند سابقه کاری، مهارتها و شرایط همکاری.
- آزمونهای مهارتی: ارزیابی تواناییهای تخصصی مورد نیاز برای شغل.
- آزمونهای شخصیتشناسی: بررسی برخی ویژگیهای رفتاری مرتبط با موقعیت شغلی.
این ابزارها باید بر اساس معیارهای مشخص و یکسان برای همه کارجویان استفاده شوند و نتیجه آنها نیز در کنار سایر روشهای ارزیابی مورد بررسی قرار گیرد.
۵) استانداردسازی مصاحبه و ارزیابی
استفاده از معیارها و پرسشهای مشخص برای ارزیابی کارجویان، مقایسه نتایج را سادهتر میکند. همچنین بهتر است معیارهای ارزیابی هر موقعیت شغلی پیش از شروع مصاحبه مشخص باشند تا تصمیمگیری بر اساس معیارهای یکسان انجام شود.
۶) ارتباط مستمر با کارجویان
اطلاعرسانی درباره وضعیت درخواست، زمان تقریبی مراحل بعدی و نتیجه ارزیابی میتواند از بلاتکلیفی کارجویان جلوگیری کند. حتی در صورت تأخیر در فرایند، اطلاعرسانی بهموقع میتواند تجربه کارجو را بهبود دهد.
۷) بررسی عملکرد کانالهای جذب
همه کانالهای جذب، کارجویان با کیفیت و نرخ تبدیل یکسانی ایجاد نمیکنند. بررسی تعداد درخواستها، میزان عبور از مراحل غربالگری و تعداد استخدامهای حاصل از هر کانال کمک میکند منابع جذب روی کانالهایی متمرکز شوند که عملکرد مناسبتری دارند.
اکنون که به خوبی میدانیم قیف جذب و استخدام چیست، در ادامه با سیستم ATS سنجمان آشنا میشویم.
استخدام استاندارد با سنجمان
مجموعه سنجمان با طراحی نرمافزار جذب و استخدام یا ATS به سازمانها کمک میکند تا بهینهترین فرآیند ممکن از جذب نیرو تا استخدام را داشته باشند و همواره از ضعف در قیف جذب و استخدام جلوگیری کنند. بر این اساس، افرادی که میدانند قیف جذب و استخدام چیست، همواره در تلاش هستند تا با پیادهسازی روشهای نوین استخدام، فرآیند جذب شرکت را در سریعترین و باکیفیتترین حالت پیش ببرند.
سوالات متداول
حال که دانستیم قیف جذب و استخدام چیست، در ادامه سوالات رایج در این حوزه را پاسخ میدهیم.
1) تفاوت قیف جذب و استخدام با فرایند جذب و استخدام چیست؟
فرایند جذب و استخدام مجموعه اقداماتی برای پیدا کردن، ارزیابی و انتخاب نیروی مناسب است، در حالی که قیف جذب و استخدام ابزاری برای نمایش و تحلیل این مسیر و میزان ریزش کارجویان در هر مرحله محسوب میشود.
۲) مراحل قیف جذب و استخدام چیست؟
قیف جذب و استخدام معمولاً از آگاهی از فرصت شغلی، دریافت درخواستها، غربالگری، مصاحبه و ارزیابی، ارائه پیشنهاد شغلی و استخدام تشکیل میشود.
۳) مهمترین شاخصهای قیف جذب و استخدام کدامند؟
تعداد متقاضیان، نرخ تبدیل، نرخ ریزش، زمان استخدام، هزینه جذب هر استخدام و نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی از مهمترین شاخصهای قیف جذب و استخدام هستند.
۴) چرا کارجویان در قیف استخدام ریزش میکنند؟
آگهی نامناسب، طولانی بودن فرایند، فرم درخواست پیچیده، تأخیر در پاسخگویی و ابهام درباره شرایط شغلی از عوامل رایج ریزش کارجویان هستند.
۵) چگونه میتوان قیف جذب و استخدام را بهینه کرد؟
با تحلیل ریزش در هر مرحله، حذف مراحل غیرضروری، بهبود آگهیهای شغلی، استفاده از ابزارهای غربالگری و استانداردسازی مصاحبه و ارزیابی میتوان عملکرد قیف را بهبود داد.
منابع
۲) workable
