هر سازمان برای ارزیابی میزان پیشرفت نیروهای خود به معیارهایی نیاز دارد که بتواند با آن عملکرد افراد، تیمها و بخشهای مختلف را تجزیهوتحلیل کند. در ادامه این مطلب از مجله سنجمان بررسی میکنیم که انواع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست و با شیوه تدوین KPI برای سازمان خود آشنا میشویم.
شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
«شاخص کلیدی عملکرد» (Key Performance Indicator | KPI ) معیار قابل اندازهگیری است که برای سنجش میزان تحقق یک هدف مشخص استفاده میشود. شاخصهای کلیدی عملکرد یا KPI با تبدیل کارکرد نیروها به معیارهای قابل اندازهگیری، یک سازمان را قادر میسازند تا فعالیت کارمندان را بسنجد و نظام پاداش خود را بر آن اساس پایهگذاری کند.
همچنین سرپرستها تیمها در سازمان که میدانند شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست، KPIهای نیروهای خود را مبتنی بر شرح شغلی آنها و بهصورت معیارهای کمی و قابل اندازهگیری تهیه میکنند.
مثال از شاخص کلیدی عملکرد
سرپرست واحد فروش در یک سازمان، شاخصهای کلیدی عملکرد زیر را برای نیروهای خود در نظر گرفته است.
- تعداد تماسهای سرد گرفته شده در ماه
- تعداد تماسهای گرم گرفته شده در ماه
- تعداد جلسات مذاکره در ماه
- تعداد پیگیریهای وصول مطالبات
- تعداد فروشهای موفق در طول سال
هر کدام از شاخصهای کلیدی عملکرد برای موقعیت شغلی میتواند ضریب اهمیت خاص خود را داشته باشد. در این مثال اگر سرپرست واحد فروش بداند شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست، معیارهای کمی و دقیق را برای ارزیابی عملکرد کارکنان خود در نظر میگیرد.
انواع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟
شاخصهای کلیدی عملکرد با توجه به سطح سازمان، حوزهای که در آن استفاده میشوند و نوع عملکرد مورد سنجش به ۴ دسته زیر تقسیم میشوند.
- KPI عملکردی یا وظیفهای: با هدف ارزیابی عملکرد کارکنان و رایجترین نوع KPI در سازمانها
- KPI استراتژیک: با هدف ارزیابی اهداف کلانتر سازمان و شباهت به OKR اما با بازه زمانی کوتاهتر
- KPI عملیاتی: با هدف ارزیابی کارکرد واحدهای عملیاتی در سازمان
- KPI پیشرو و پسرو: انجام فرآیندهای ارزیابی با کمک معیارهای سنجشی مبتنی بر گذشته یا آینده
هر کدام از این شاخصها برای بررسی بخش متفاوتی از عملکرد سازمان به کار میروند. اکنون که میدانیم انواع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست، در ادامه هر یک از آنها را به طور کامل توضیح میدهیم.

۱) KPI عملکردی یا وظیفهای
این دسته از KPIها برای ارزیابی نیروها مورد استفاده قرار میگیرد و با توجه به معیارهای مورد استفاده در هر بخش تعیین میگردد. بنابراین شاخصی که برای ارزیابی عملکرد تیم فروش استفاده میشود، لزوماً برای منابع انسانی یا واحد مالی کاربرد ندارد.
نمونههای KPI عملکردی
برای نمونه، نرخ تبدیل KPI عملکردی نویسنده میتواند تعداد کلمات نوشته شده، تعداد ریپورتاژهای منتشر شده و تعداد بازدیدهای حاصل شده از مطالب باشد. در حالیکه در KPI بازاریابی دیجیتال، ترافیک سایت و نرخ کلیک اهمیت بیشتری دارد و در منابع انسانی نیز نرخ ماندگاری کارکنان، تعداد جذب و استخدام و رضایت کارکنان میتواند مورد سنجش قرار گیرد.
۲) KPI عملیاتی
KPIهای عملیاتی روی عملکرد بخشها، فرآیندها و فعالیتهای مشخص تمرکز دارند و بهطور معمول در بازههای کوتاهتری مانند روزانه، هفتگی یا ماهانه بررسی میشوند. این شاخصها کمک میکنند تا بدانیم کدام بخش از عملیات مطابق انتظار پیش میرود و کدام قسمت به بررسی یا اصلاح نیاز دارد.
نمونههای KPI عملیاتی
برای مثال اگر هدف سازمان افزایش درآمد باشد، بررسی میزان فروش ماهانه هر منطقه میتواند نشان دهد عملکرد کدام منطقه بهتر است و کدام بخش نیاز به بهبود دارد.
۳) KPI استراتژیک
KPIهای استراتژیک در سطح کلان سازمان مورد استفاده قرار گرفته و به مدیران ارشد کمک میکنند تا میزان تحقق اهداف اصلی را بررسی نمایند. این شاخصها بهطور معمول تصویر گستردهای از عملکرد سازمان ارائه میدهند و برای تصمیمگیریهای کلان کاربرد دارند. این گونه از KPI شباهت کاربردی فراوانی با مفهوم «اهداف و نتایج کلیدی» (Objectives and Key Results | OKR) دارد اما در بازههای زمانی کوتاهتر و مفاهیم کمیتر و قابل اندازهگیریتر را مورد سنجش قرار میدهد.
نمونههای KPI استراتژیک
ازجمله نمونههای KPI استراتژیک میتوان به درآمد کل شرکت، سهم بازار، حاشیه سود و نرخ بازگشت سرمایه از نمونههای KPI استراتژیک اشاره کرد.
۴) KPI پیشرو و پسرو
KPIها از نظر ارتباط با زمان به دو گروه زیر تقسیم میشوند.
- KPI «پیشرو» (Leading): عواملی را بررسی میکند که میتوانند بر عملکرد و نتایج آینده تأثیر بگذارند.
- KPI «پسرو» (Lagging): نتیجه عملکردی را نشان میدهد که در گذشته اتفاق افتاده است.
برای مثال، حاشیه سود یک محصول نتیجه فعالیتهای انجامشده را نشان میدهد و میتواند یک شاخص پسرو باشد. در مقابل، تعداد ساعات اضافهکاری ممکن است در شرایطی بهعنوان یک شاخص پیشرو مورد استفاده قرار گیرد؛ زیرا افزایش آن میتواند نشانهای از فشار عملیاتی و احتمال تغییر در نتایج آینده باشد.
در نتیجه، دستهبندی KPIها لزوماً به این معنا نیست که هر شاخص فقط به یک گروه تعلق دارد. یک شاخص میتواند همزمان، برای مثال، عملیاتی و پسرو یا عملکردی و پیشرو باشد. اکنون که میدانیم منظور از شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست، در ادامه شیوه تدوین آن را توضیح میدهیم.
چگونه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) تدوین کنیم؟
ٰفرآیند تدوین اصولی شاخص کلیدی عملکرد با تعیین اهداف واحد سازمانی آغاز میشود و با بررسی و اصلاح دورهای KPI به پایان میرسد. در زیر تمام مراحل گامبهگام طراحی این شاخص را معرفی میکنیم.
- تعیین اهداف مبتنی بر شرح شغلی
- تعیین فعالیتهای متناسب با اهداف
- گردآوری اطلاعات از میزان فعالیت هر نیرو
- انتخاب شاخص و روش اندازهگیری
- تعیین مقدار هدف و بازه زمانی
- تعیین مسئول پایش KPI
- بررسی و اصلاح دورهای KPI
اکنون که بهطور کلی میدانیم مراحل تدوین شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست، در ادامه هر یک از مراحل بالا را توضیح میدهیم.

۱) تعیین اهداف مبتنی بر شرح شغلی
KPIهای استاندارد بهطور مستقیم فعالیتهای مورد انتظار سازمان و موجود در شرح شغلی نیروها یا واحدها را مورد سنجش قرار میدهند. در نتیجه اگر فعالیتهای کارمندان موجود در یک واحد مبهم باشند، انتخاب شاخص مناسب نیز دشوار خواهد شد.
برای مثال، «بهبود عملکرد واحد فروش» یک هدف کلی است و بهتنهایی مشخص نمیکند چه اقداماتی باید مورد سنجش قرار بگیرند. اما در مقابل، «افزایش فروش محصولات در ماه آینده» هدف مشخصتری است و میتوان بر اساس آن KPI مناسب تعیین کرد.
در زیر میتوانیم ویژگیهای اهداف قابل سنجش را مشاهده کنیم.
- مشخص و قابل فهم بودن
- تناسب با انتظارات اصلی سازمان از واحد
- روشنکننده نتیجه مورد نظر
- امکان سنجش میزان پیشرفت
شناسایی دقیق اهداف مربوط به شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، زیربنای دقیق برای تدوین استاندارد KPI را فراهم و از دوبارهکاریهای آینده جلوگیری میکند.
۲) تعیین فعالیتهای متناسب با اهداف
بعد از تعیین اهداف، تیم منابع انسانی تلاش میکند تا فعالیتهای گام به گام نیروها برای دستیابی به اهداف را شناسایی کنند. کارمندان با انجام این اقدامات در محل کار، میتوانند انتظارات سازمانی خود را برآورده کنند. به بیان دقیقتر، تیم منابع انسانی فعالیتهایی که در KPI مورد سنجش قرار میگیرند را در این مرحله شناسایی میکنند.
در ادامه مثالی از فعالیتهای موقعیت شغلی گرافیست در سازمانی فرضی را معرفی میکنیم.
- طراحی تصاویر شاخص برای مطالب وبلاگ
- طراحی استوری و پست برای اینستاگرام
- طراحی تامبنیل برای یوتیوب
- طراحی بنرهای سایت برای تیم طراحی سایت
حال تیم منابع انسانی با شناسایی شرح دقیق اقدامات کارشناس گرافیست بهطور دقیق میداند که شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نهایی چه اقداماتی از «کارشناس گرافیست» در سازمان را باید مورد سنجش قرار دهد.
توجه داشته باشیم که شرح فعالیتها و KPI موقعیت شغلی یکسان ممکن است در هر سازمان بسته به انتظارات کارفرما متفاوت باشد. در نتیجه لزوماً نمیتوانیم فعالیتهای یک موقعیت شغلی را از اینترنت استخراج کنیم و KPI مورد نظر را صرفاً با آن اطلاعات عمومی بسازیم.
همچنین در سازمانهای حرفهای، فعالیت هر کدام از موقعیتهای شغلی به عنوان بخشی از شرح شغلی از قبل داخل سامانههای ارزیابی عملکرد قرار دارد و تیم منابع انسانی صرفاً این اطلاعات را استخراج میکند. اما اگر اسناد بالادستی از قبل وجود نداشته باشد، تیم منابع انسانی برای دستیابی به فعالیتهای دقیق نیروها، جلساتی را با سرپرست واحدها و نیروهای اجرایی هر واحد برگزار میکند و فعالیتهای دقیق آنها را بهدست میآورد.
۳) گردآوری اطلاعات از میزان فعالیت هر نیرو
پس از مشخص شدن هدف و اقدامات دقیق نیروهای سازمانی، واحد منابع انسانی گزارشهای موجود از فعالیت نیروها را گردآوری میکند تا نقاط بُرِش مورد نیاز برای اندازهگیری معیارها را بهطور دقیق مشخص کند.
برای مثال اگر تیم منابع انسانی با گردآوری اطلاعات متوجه شود که «کارشناس تولید محتوا» موجود در سازمان بهطور معمول در طول یک ماه ۲۰ هزار کلمه محتوای سئوشده مینویسند، شاخص کلیدی عملکرد (KPI) تیم محتوا در این معیار، میتواند ۲۵ هزار کلمه در نظر گرفته شود. به این معنا که اگر هر کدام از نیروهای تولید محتوا در شرکت بتواند در ماه ۲۵ هزار کلمه بنویسد، پاداش عملکردی مورد نظر خود را دریافت خواهد کرد.
کارشناسان منابع انسانی بهطور معمول در این مرحله، اطلاعات خود را از منابع زیر گردآوری میکنند.
- گزارشهای عملکردی نیروها
- گفتگو با سرپرست واحد
- گفتگو با تیم اجرایی
- نظارت بر فعالیت سه ماهه نیروها
اگر داده مورد نیاز از قبل وجود داشته باشد، میتوان از همان اطلاعات برای تعیین نقاط بُرِش شاخص کلیدی عملکرد (KPI) استفاده کرد. همچنین توجه داشته باشیم که اگر KPI تعیینشده بیش از اندازه کمالگرایانه و سختگیرانه باشد، کارکرد انگیزاننده خود را از دست میدهد و کارمندان را با احساس شکست مداوم مواجه میکند.
۴) انتخاب روش محاسبه KPI
در این مرحله تیم منابع انسانی شیوه وزندهی به هر کدام از شاخصهای KPI و محاسبه نهایی آنها را تعیین میکنند. به بیان دیگر، واحد منابع انسانی تعیین میکند که هر کدام از اقدامات نیروها، بهطور دقیق چه تأثیری بر نتیجه نهایی KPI خواهد داشت. متخصصان منابع انسانی در هنگام انجام این فرآیند، باید به جزئیترین اقدامات کارمندان توجه کنند تا هیچکدام از اقدامات، بیاهمیت یا ناکارآمد در نظر گرفته نشود.
برای مثال منابع انسانی سازمان برای طراحی شیوه محاسبه KPI نیروی «کارشناس سوشیالمدیا»، میتواند از مسیر زیر اقدام کند.
- A: نوشتن کپشن برای پستها (ضریب ۳)
- B: بارگذاری پستها داخل تلگرام (ضریب ۱)
- C: بارگذاری پستها داخل اینستاگرام (ضریب ۲)
- D: بارگذاری استوریها (ضریب ۱)
- E: پاسخگویی به مخاطبان (ضریب ۲)
- F: فعالیت در روزهای تعطیل (ضریب ۳)
- G: طراحی پست و استوری در صورت شلوغی تیم گرافیست (ضریب ۲)
در نهایت با توجه به ضریبهای لحاظ شده، فرمول محاسبه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) برای موقعیت فروش به شکل زیر تدوین میشود.
«A+B+C+D+E+F+G = KPI»
توجه کنیم که انتخاب شیوه محاسبه KPI یکی از حساسترین مراحل تدوین شاخص کلیدی عملکرد (KPI) است و بهطور معمول با هماهنگی سرپرست واحد اجرایی و هیئتمدیره انجام میشود تا مقبولیت حداکثری خود را داشته باشد و در هنگام پرداخت KPI، همراهی مورد نیاز از سوی مدیران سازمان فراهم باشد.
۵) تعیین مسئول پایش KPI
برای هر KPI باید مشخص باشد چه فرد یا تیمی مسئول پیگیری آن است. این مسئول وظیفه دارد دادههای مربوط به شاخص را جمعآوری، نتایج را بررسی و عملکرد را در بازههای تعیینشده گزارش دهد. برای جلوگیری از ابهام بهتر است از ابتدا موارد زیر مشخص شود.
- چه کسی دادههای KPI را جمعآوری میکند؟
- چه فرد یا تیمی نتایج را بررسی خواهد کرد؟
- نتایج در چه بازهای گزارش میشوند؟
- چه کسی در صورت فاصله گرفتن عملکرد از هدف، اقدامات اصلاحی را پیگیری میکند؟
همچنین با توجه به اینکه پاداش کیفیت صرفاً با توجه به عامل افزایش کمیت فعالیتها محاسبه میشود، مسئول پایش KPI همواره در تعامل مستمر با سرپرست واحد اجرایی است تا از حفظ کیفیت عملکرد نیروها اطمینان حاصل کند و همچنین، از افزایش حجم فعالیتها به بهای کاهش کیفیت جلوگیری شود. این کار باعث میشود شاخص کلیدی عملکرد (KPI) در هر واحد، فقط به یک عدد در گزارشها تبدیل نشده و از نتایج آن برای مدیریت عملکرد استفاده شود.
۷) بررسی و اصلاح دورهای KPI
بسیاری از سازمانها برای حفظ پویایی KPI و کارکرد آن در ایجاد انگیزه کارمندان، شاخصهای KPI و شیوه محاسبه آنها را در بازههای زمانی مشخص ارزیابی میکنند تا اصلاحات احتمالی شناسایی و اعمال شوند. این فرآیند میتواند در بازههای ۶ ماهه و با برگزاری جلسات سازمانی و حضور سرپرست منابعانسانی، سرپرست واحد اجرایی و مدیرعامل برگزار میشود.
در جلسات بررسی و اصلاح، افراد حاضر در جلسه به سؤالات زیر پاسخ میدهند و مبتنی بر نتیجه جلسه، اصلاحات مورد نیاز را بر شاخص کلیدی عملکرد (KPI) واحد اعمال میکنند.
- آیا KPI هنوز با هدف اصلی ارتباط دارد؟
- آیا دادههای مورد نیاز همچنان قابل دسترس و قابل اعتماد هستند؟
- آیا مقدار هدف تعیینشده واقعبینانه است؟
- چه عواملی باعث فاصله گرفتن عملکرد واقعی از هدف شدهاند؟
- آیا با تغییر شرایط سازمان، شاخص دیگری برای سنجش عملکرد مناسبتر شده است؟
حال که بهطور کامل با شیوه تدوین شاخص کلیدی عملکرد (KPI) آشنا شدهایم، میتوانیم تمام این مسیر را برای سازمان خود انجام دهیم.
نمونه اجرایی تدوین KPI
برای اینکه نحوه تدوین KPI روشنتر شود، میتوان فرآیند را با چند مثال واقعیتر بررسی کرد. در هر نمونه، ابتدا هدف مشخص میشود و سپس نتیجه مورد انتظار، شاخص مناسب، مقدار هدف و نحوه پایش آن تعیین میگردد.
نمونه اول: تدوین KPI برای واحد فروش
فرض کنیم هدف یک شرکت، افزایش فروش است. برای تبدیل این هدف کلی به یک KPI قابلاندازهگیری، میتوان آن را به شکل زیر تعریف کرد.
- هدف: افزایش فروش
- نتیجه مورد انتظار: افزایش ۲۰ درصدی فروش طی سه ماه آینده
- KPI: نرخ رشد فروش
- مقدار هدف: رشد ۲۰ درصدی فروش
- بازه ارزیابی: ماهانه
- منبع داده: گزارشهای فروش یا اطلاعات ثبتشده در CRM
با تعیین مقدار هدف و بازه زمانی، میتوان در پایان هر ماه میزان رشد فروش را بررسی و مشخص کرد که عملکرد واحد فروش در مسیر رسیدن به هدف سهماهه قرار دارد یا خیر. اکنون که به خوبی میدانیم شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست و با یک مثال از تدوین آن آشنا شدیم، در ادامه نمونه دیگری را توضیح میدهیم.
نمونه دوم: تدوین KPI برای واحد منابع انسانی
فرض کنیم هدف سازمان، کاهش مدتزمان استخدام نیروی جدید باشد. در این شرایط، میتوان KPI را بر اساس مدتزمان طیشده از شروع فرآیند جذب تا استخدام نیروی جدید تعیین کرد.
- هدف: کاهش زمان استخدام
- نتیجه مورد انتظار: کوتاهتر شدن مدتزمان تکمیل فرآیند استخدام
- KPI: میانگین زمان جذب هر نیروی جدید
- مقدار هدف: کاهش میانگین زمان جذب از ۳۰ روز به ۲۰ روز
- بازه ارزیابی: ماهانه یا فصلی
- منبع داده: اطلاعات فرآیند جذب و استخدام
در این نمونه KPI به سازمان نشان میدهد فرآیند استخدام تا چه اندازه به هدف تعیینشده نزدیک شده است. اگر میانگین زمان جذب همچنان بالاتر از ۲۰ روز باشد، میتوان عوامل ایجادکننده تأخیر را بررسی و برای بهبود فرآیند اقدام کرد.
این مثالها نشان میدهند که یک هدف کلی مانند «افزایش فروش» یا «کاهش زمان استخدام» زمانی به KPI کاربردی تبدیل میشود که نتیجه مورد انتظار، مقدار هدف، بازه ارزیابی و منبع داده آن نیز مشخص شده باشد. اکنون که به خوبی میدانیم شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست، در ادامه سیستم ATS سنجمان را نیز معرفی خواهیم کرد.
ارزیابی KPI سازمانی با کمک نرمافزار ارزیابی عملکرد سنجمان
مجموعه سنجمان با طراحی سامانه ارزیابی عملکرد، به تیم منابع انسانی کمک میکند تا شاخصهای کلیدی عملکرد تمام کارکنان را ثبت و در فرآیند ساختاریافتهای ارزیابی کنند. در نتیجه با استفاده از این سامانه، هر سازمان میتواند میزان عملکرد کارکنان خود را بهطور دقیق و با شاخصهای عینی ارزیابی کند و به بهترین نیروها، پاداش عملکردی اختصاص دهد تا انگیزه فعالیت در آنها حفظ شود.
سوالات متداول
حال که میدانیم شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست، در ادامه به سوالات رایج در این حوزه پاسخ خواهیم داد.
۱) KPI مخفف چیست؟
KPI مخفف عبارت (Key Performance Indicator) به معنی «شاخص کلیدی عملکرد» است. این شاخص برای اندازهگیری میزان پیشرفت و عملکرد در مسیر رسیدن به یک هدف مشخص استفاده میشود.
۲) چگونه یک KPI مناسب تعیین کنیم؟
برای تعیین KPI ابتدا باید هدف و نتیجه مورد انتظار مشخص شده و سپس شاخصی انتخاب گردد که بتواند میزان تحقق آن نتیجه را بهصورت قابل اندازهگیری نشان دهد. در ادامه نیز روش اندازهگیری، مقدار هدف، بازه زمانی و مسئول پایش KPI مشخص میشوند.
۳) چه تفاوتی بین KPI و هدف وجود دارد؟
هدف، نتیجهای است که سازمان یا یک واحد قصد دارد به آن برسد؛ اما KPI معیاری است که میزان پیشرفت در مسیر رسیدن به آن هدف را نشان میدهد. برای مثال، «افزایش فروش» میتواند یک هدف باشد و «نرخ رشد فروش» بهعنوان KPI برای سنجش میزان تحقق آن استفاده شود.
۴) هر سازمان باید چند KPI داشته باشد؟
تعداد مشخصی برای KPIهای مورد نیاز همه سازمانها وجود ندارد و این تعداد به اهداف، واحدها و نوع فعالیت سازمان بستگی دارد. با این حال، بهتر است فقط شاخصهایی انتخاب شوند که اطلاعات مفیدی برای ارزیابی عملکرد و تصمیمگیری ارائه میکنند و از تعیین KPIهای غیرضروری پرهیز شود.
۵) آیا KPIها باید در طول زمان تغییر کنند؟
بله. KPIها باید متناسب با اهداف و شرایط سازمان بهصورت دورهای بررسی شوند. اگر اهداف سازمان تغییر کند، دادههای مورد استفاده قابل اتکا نباشند یا شاخص فعلی دیگر اطلاعات مناسبی برای ارزیابی عملکرد ارائه ندهد، لازم است KPI مورد بازبینی و در صورت نیاز اصلاح یا جایگزین شود.
منابع
۱) indeed
۲) qlik



