از زمانی که فرد برای اولین بار با یک آگهی شغلی مواجه می‌شود تا زمان پایان مصاحبه و دریافت نتیجه، هر تعامل می‌تواند برداشت او از سازمان را شکل دهد. بهبود این تجربه می‌تواند فرایند جذب را حرفه‌ای‌تر کرده و ارتباط سازمان با استعدادهای مناسب را تقویت کند. در ادامه این مطلب از بلاگ سنجمان توضیح می‌دهیم که تجربه کارجو چیست و و چگونه می‌توانیم آن را بهبود دهیم.
تجربه کارجو چیست؟
«تجربه کارجو» (Candidate Experience) به ادراک مطلوب یا نامطلوب متقاضیان در تعامل با یک سازمان گفته می‌شود. این تجربه می‌تواند از زمان آشنایی با فرصت شغلی تا پایان فرایند استخدام ادامه پیدا می‌کند.
عوامل مختلفی در شکل‌گیری این تجربه نقش دارند که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره داشت.
- نحوه انتشار آگهی: شفافیت اطلاعات، شرح شغلی و شرایط احراز می‌تواند بر برداشت اولیه کارجو اثر بگذارد.
- سهولت ارسال رزومه: پیچیده نبودن فرم‌ها و امکان ثبت سریع درخواست، بخشی از تجربه کارجو محسوب می‌شود.
- کیفیت ارتباط با کارجو: اطلاع‌رسانی منظم درباره وضعیت درخواست و پاسخ‌گویی به‌موقع، از بلاتکلیف ماندن کارجو جلوگیری می‌کند.
- شیوه برگزاری مصاحبه: نظم جلسه، مرتبط بودن پرسش‌ها و نحوه برخورد مصاحبه‌کنندگان می‌تواند تجربه فرد را تحت تأثیر قرار دهد.
- نحوه اعلام نتیجه: اعلام نتیجه در زمان مناسب، حتی در صورت رد درخواست، نشان‌دهنده احترام به زمان و تلاش کارجو است.
به‌طور کلی هر مرحله از فرایند جذب می‌تواند بر نگاه کارجو به سازمان اثر بگذارد. شاید یک سازمان فرایند استخدام مشخص و استانداردی داشته باشد، اما اگر پاسخ‌گویی با تأخیر انجام شود یا کارجو درباره وضعیت درخواست خود بی‌اطلاع بماند، تجربه مطلوبی از این فرایند به دست نخواهد آورد.
راهکارهای تقویت کیفیت تجربه کارجو چیست؟
شفاف نوشتن آگهی استخدام، ارتباط منظم با کارجویان و اعلام نتیجه فرایند، تنها برخی از شیوه‌های بهبود تجربه متقاضیان محسوب می‌شوند. در ادامه مهم‌ترین نکات بهبود تجربه کارجو را معرفی می‌کنیم.
- آگهی استخدام را شفاف بنویسید.
- فرایند ارسال درخواست را ساده کنید.
- زمان‌بندی مراحل استخدام را مشخص کنید.
- ارتباط منظم با کارجویان داشته باشید.
- مصاحبه را ساختاریافته و حرفه‌ای برگزار کنید.
- درباره حقوق و شرایط همکاری شفاف باشید.
- نتیجه فرایند را به‌موقع اعلام کنید.
- از بازخورد کارجویان برای اصلاح فرایند استفاده کنید.
در نتیجه بهبود تجربه کارجو به اصلاح نقاط تماس مختلف در فرایند جذب نیاز دارد. سازمان حرفه‌ای همواره مسیر جذب نیرو را از دید کارجو بررسی کند و موانع اثرگذار بر سردرگمی، تأخیر یا ریزش متقاضیان را تا جای ممکن کاهش می‌دهد. اکنون که می‌دانیم تجربه کارجو چیست و چگونه می‌توانیم آن را بهبود دهیم، در ادامه هر یک از موارد بالا را به طور کامل توضیح می‌دهیم.
۱) آگهی استخدام را شفاف بنویسید
آگهی استخدام اولین نقطه تماس بسیاری از کارجویان با سازمان است و به همین دلیل هر یک از موارد زیر را باید به صورت شفاف نوشته شود.
- شرح وظایف
- شرایط احراز
- نوع همکاری
- محل کار
- مهارت‌های مورد نیاز
در صورت امکان، اطلاعات مربوط به حقوق و مزایا نیز بهتر است در آگهی درج شود تا کارجو پیش از ارسال درخواست، تصویر دقیق‌تری از موقعیت شغلی داشته باشد.
۲) فرایند ارسال درخواست را ساده کنید
فرایند ثبت درخواست نباید با فرم‌های طولانی یا دریافت اطلاعات غیرضروری، کارجو را از ادامه مسیر منصرف کند. امکان بارگذاری آسان رزومه، فرم کوتاه و سازگاری صفحه استخدام با موبایل می‌تواند ثبت درخواست را ساده‌تر سازد.
۳) زمان‌بندی مراحل استخدام را مشخص کنید
بلاتکلیفی یکی از عواملی است که می‌تواند تجربه کارجو را تحت تأثیر قرار دهد. بهتر است سازمان از ابتدا مراحل اصلی استخدام و زمان تقریبی پاسخ‌گویی را مشخص کند و در صورت ایجاد تأخیر، کارجو را در جریان قرار دهد.
۴) ارتباط منظم با کارجویان داشته باشید
کارجو باید بداند درخواست او در چه مرحله‌ای قرار دارد. در نتیجه توجه به نکاتی مانند ارسال تأییدیه پس از دریافت رزومه، اطلاع‌رسانی درباره تغییر وضعیت درخواست و اعلام تأخیرهای احتمالی، ارتباط میان سازمان و کارجو را منظم‌تر کرده و از ایجاد ابهام در فرایند جلوگیری می‌شود. کارشناسان جذب و استخدام که می‌دانند منظور از ارتباط منظم با متقاضیان در تجربه کارجو چیست، با صرف کمترین زمان و انرژی می‌توانند تجربه‌ای شیرین و با کمترین دشواری را برای کارجویان ایجاد کنند.
۵) مصاحبه را ساختاریافته و حرفه‌ای برگزار کنید
استفاده از انواع مصاحبه‌های ساختاریافته یکی از ساده‌ترین شیوه‌های ارزیابی دقیق فرآیند جذب است. در نتیجه پرسش‌های مصاحبه باید با موقعیت شغلی ارتباط داشته باشند و ارزیابی افراد بر اساس معیارهای مشخص انجام شود. همچنین رعایت زمان‌بندی جلسه، توضیح روند مصاحبه و برخورد حرفه‌ای مصاحبه‌کنندگان، تجربه کارجو را در یکی از مهم‌ترین مراحل استخدام بهبود می‌دهد.
۶) درباره حقوق و شرایط همکاری شفاف باشید
ابهام درباره حقوق، مزایا، ساعت کاری، محل کار، نوع قرارداد یا امکان دورکاری می‌تواند باعث شکل‌گیری انتظارات نادرست شود. بیان شفاف این موارد، به کارجو کمک می‌کند پیش از ادامه فرایند یا پذیرش پیشنهاد شغلی، تصمیم آگاهانه‌تری بگیرد.
۷) نتیجه فرایند را به‌موقع اعلام کنید
حتی زمانی که کارجو برای موقعیت شغلی انتخاب نشده است، بهتر است نتیجه فرایند در زمان مشخص به او اطلاع داده شود. پاسخ‌گویی به کارجویان ردشده نیز بخشی از تجربه استخدام است و می‌تواند از بلاتکلیفی و برداشت منفی از سازمان جلوگیری کند.
۸) از بازخورد کارجویان برای اصلاح فرایند استفاده کنید
برای بهبود مستمر تجربه کارجو، باید نظر متقاضیان درباره مراحل مختلف استخدام جمع‌آوری و بررسی شود. نظرسنجی کوتاه پس از مصاحبه یا پایان فرایند، بررسی دلایل انصراف و شناسایی مراحلی که بیشترین ریزش را دارند، می‌تواند نقاط ضعف فرایند را مشخص کند.
چگونه تجربه کارجو را اندازه‌گیری کنیم؟
برای اینکه بهبود تجربه کارجو فقط به چند اقدام مقطعی محدود نشود، باید نتیجه تغییرات با شاخص‌های مشخص مورد بررسی قرار گیرند. این شاخص‌ها نشان می‌دهند کارجویان در کدام بخش‌های فرایند دچار مشکل می‌شوند و کدام اقدامات به بهبود تجربه آنها کمک کرده است.
در زیر می‌توانیم اصلی‌ترین معیارهای اندازه‌گیری تجربه کارجو را مشاهده کنیم.
- نرخ تکمیل درخواست استخدام
- نرخ ریزش کارجویان
- زمان پاسخ‌گویی به کارجو
- نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی
- رضایت کارجویان
حال که می‌دانیم شیوه‌های اندازه‌گیری تجربه کارجو چیست، در ادامه هر کدام از آنها را توضیح می‌دهیم.
۱) نرخ تکمیل درخواست استخدام
این شاخص نشان می‌دهد چه نسبتی از افرادی که فرایند ارسال درخواست را شروع کرده‌اند، آن را تا پایان تکمیل می‌کنند. برای محاسبه آن، تعداد درخواست‌های تکمیل‌شده بر تعداد درخواست‌های شروع‌شده تقسیم و نتیجه به درصد بیان می‌شود. داده‌های لازم برای این شاخص به‌طور معمول از نرم افزارهای مدیریت جذب و استخدام (ATS) سازمان به دست می‌آید. کاهش این نرخ می‌تواند نشانه وجود موانعی مانند فرم‌های طولانی، مراحل پیچیده یا مشکلات فنی باشد.
۲) نرخ ریزش کارجویان
برای اندازه‌گیری نرخ ریزش، کارشناس جذب و استخدام تعداد کارجویانی که در هر مرحله از فرایند استخدام منصرف می‌شوند را با تعداد افراد وارد شده به همان مرحله مقایسه می‌کند. ثبت وضعیت کارجویان در مراحل مختلف سازمان را قادر می‌سازد تا مشخص کند بیشترین ریزش در کدام بخش اتفاق افتاده است.
برای مثال، اگر تعداد زیادی از کارجویان پس از مصاحبه از ادامه فرایند منصرف شوند، می‌توان نحوه برگزاری مصاحبه، زمان اعلام نتیجه یا شرایط ادامه همکاری را بررسی کرد. اکنون که می‌دانیم منظور از نرخ ریزش کارجویان در تجربه کارجو چیست، در ادامه روش‌های دیگر اندازه‌گیری تجربه متقاضی را توضیح می‌دهیم.
۳) زمان پاسخ‌گویی به کارجو
این شاخص مدت زمانی را نشان می‌دهد که از دریافت درخواست یا انجام یک مرحله تا پاسخ سازمان به کارجو سپری می‌شود. برای اندازه‌گیری آن می‌توان زمان ثبت درخواست، دعوت به مصاحبه، اعلام نتیجه و سایر نقاط ارتباطی را ثبت و با یکدیگر مقایسه کرد. بررسی میانگین یا میانه زمان پاسخ‌گویی در دوره‌های مختلف نیز مشخص می‌کند که سرعت ارتباط با کارجویان بهبود یافته یا همچنان در برخی مراحل تأخیر وجود دارد.
۴) نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی
این شاخص از تقسیم تعداد پیشنهادهای پذیرفته‌شده بر کل پیشنهادهای شغلی ارائه‌شده به دست می‌آید. کاهش این نرخ می‌تواند دلیلی برای بررسی شرایط پیشنهاد، نحوه ارائه آن و تجربه کارجو در مراحل پیش از دریافت پیشنهاد باشد. البته بهتر است این شاخص به‌تنهایی تفسیر نشود و در کنار بازخورد کارجویان و سایر داده‌های فرایند استخدام مورد بررسی قرار گیرد.
۵) رضایت کارجویان
می‌توان با نظرسنجی کوتاه در پایان مراحل مختلف استخدام، میزان رضایت کارجویان را درباره مواردی مانند شفافیت فرایند، نحوه ارتباط، مصاحبه و زمان پاسخ‌گویی بررسی کرد. مقایسه این نتایج در طول زمان به سازمان کمک می‌کند اثر تغییرات ایجادشده در فرایند جذب را ارزیابی کند.
اکنون که به خوبی می‌دانیم تجربه کارجو چیست و چگونه می‌توان آن را اندازه گرفت، در ادامه نرم‌افزار جذب و استخدام یا ATS را که کارفرمایان برای این منظور می‌توانند استفاده کنند را معرفی خواهیم کرد.
اهمیت تجربه کارجو چیست؟
تجربه کارجو فقط به رضایت فرد از فرایند استخدام محدود نمی‌شود و می‌تواند بر جذب نیرو، تصویر سازمان و ارتباط آن با مشتریان نیز اثر بگذارد. مهم‌ترین پیامدهای آن شامل موارد زیر هستند.
- کاهش بازخوردهای منفی
- حفظ استعدادهای مناسب برای فرصت‌های آینده
- افزایش احتمال پذیرش پیشنهاد شغلی
- بهبود تصویر سازمان در بازار کار
حال که یاد گرفتیم مهم‌ترین پیامدهای تأثیرگذار بر تجربه کارجو چیست، در ادامه هر یک از موارد بالا را توضیح می‌دهیم.
۱) کاهش بازخوردهای منفی
تجربه نامطلوب در فرایند استخدام می‌تواند باعث شود کارجویان درباره سازمان در شبکه‌های اجتماعی، سایت‌های کاریابی یا میان اطرافیان خود صحبت کنند. طبق یک نظرسنجی، ۳۴ درصد افرادی که تجربه بدی از مصاحبه با یک شرکت داشته‌اند، ممکن است تجربه خود را در سایت‌های کاریابی یا شبکه‌های اجتماعی منتشر کنند. همچنین ۴۹ درصد اعلام کرده‌اند که این تجربه را با دوستان، خانواده یا همکاران خود در میان می‌گذارند.
۲) حفظ استعدادهای مناسب برای فرصت‌های آینده
تجربه کارجو حتی پس از پایان یک فرایند استخدام نیز اهمیت دارد. بیش از نیمی از کارجویان، یعنی ۵۴ درصد، گفته‌اند تجربه نامطلوبی مانند عدم گرفتن پاسخ پس از درخواست استخدام می‌تواند احتمال درخواست دوباره برای موقعیت‌های شغلی مرتبط در همان سازمان را کاهش دهد. بنابراین، نحوه برخورد با کارجویان ردشده نیز می‌تواند بر دسترسی سازمان به استعدادهای آینده اثر بگذارد.
۳) افزایش احتمال پذیرش پیشنهاد شغلی
تجربه‌ای که کارجو در طول فرایند استخدام به دست می‌آورد، می‌تواند بر تصمیم او هنگام دریافت پیشنهاد همکاری تأثیر بگذارد. ارتباط شفاف، فرایند منظم و برخورد حرفه‌ای می‌تواند اعتماد بیشتری نسبت به سازمان ایجاد کند و در مقابل، تجربه نامطلوب ممکن است پذیرش پیشنهاد شغلی را با تردید همراه سازد.
۴) بهبود تصویر سازمان در بازار کار
تجربه کارجو یکی از نقاط تماس مستقیم افراد با سازمان است و می‌تواند بر برداشت آنها از محیط کار و نحوه مدیریت شرکت اثر بگذارد. این تأثیر فقط به بازار کار محدود نمی‌شود؛ طبق یک نظرسنجی دیگر، ۲۱ درصد افرادی که تجربه بدی از مصاحبه داشته‌اند، گفته‌اند روابط تجاری، خرید محصولات یا همکاری خود را به سمت رقیب برده‌اند. در نتیجه، مدیریت تجربه کارجو می‌تواند به حفظ استعدادهای مناسب، کاهش ریزش متقاضیان و شکل‌گیری تصویر حرفه‌ای‌تری از سازمان کمک کند.
صفر تا صد جذب و استخدام ساختاریافته با سیستم ATS سنجمان
مجموعه سنجمان با طراحی سامانه جذب و استخدام یا ATS به مصاحبه‌کنندگان کمک می‌کند تا مراحل مورد نظر خود را در فرآیند جذب و استخدام طراحی کنند و همچنین، سؤالات مورد نظر خود را در ساختار مصاحبه در نظر بگیرند. تیم‌های منابع‌انسانی موفق همواره در تلاش هستند تا با استفاده از ابزارهای مختلف، بهترین تجربه ممکن را برای کارجو فراهم کنند.
سؤالات متداول
حال که به‌طور دقیق می‌دانیم تجربه کارجو چیست و چگونه می‌توانیم آن را بهبود دهیم، در ادامه به سوالات متداول این حوزه پاسخ خواهیم داد.
۱) تجربه کارجو چیست؟
تجربه کارجو مجموعه برداشت‌ها و احساسات فرد در تعامل با سازمان از زمان آشنایی با فرصت شغلی تا پایان فرایند استخدام و حتی شروع همکاری است.
۲) چه عواملی بر تجربه کارجو تأثیر می‌گذارند؟
شفافیت آگهی استخدام، سادگی ارسال درخواست، نحوه ارتباط با کارجو، کیفیت مصاحبه، شفافیت شرایط همکاری و سرعت اعلام نتیجه از مهم‌ترین عوامل مؤثر بر تجربه کارجو هستند.
۳) چگونه می‌توان تجربه کارجو را بهبود داد؟
با ساده‌سازی فرایند درخواست، ارائه اطلاعات دقیق در آگهی، تعیین زمان‌بندی مشخص برای مراحل استخدام، ارتباط منظم با متقاضیان، برگزاری مصاحبه حرفه‌ای و اعلام به‌موقع نتیجه می‌توان تجربه کارجو را بهبود داد.
۴) چگونه میزان رضایت کارجویان را اندازه‌گیری کنیم؟
با استفاده از نظرسنجی‌های کوتاه پس از مصاحبه یا پایان فرایند استخدام می‌توان میزان رضایت کارجویان را درباره نحوه ارتباط، شفافیت مراحل، کیفیت مصاحبه و زمان پاسخ‌گویی بررسی کرد.
۵) مهم‌ترین شاخص‌های اندازه‌گیری تجربه کارجو کدام‌اند؟
نرخ تکمیل درخواست استخدام، نرخ ریزش کارجویان، زمان پاسخ‌گویی، نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی و میزان رضایت متقاضیان از جمله شاخص‌هایی هستند که برای ارزیابی تجربه کارجو استفاده می‌شوند.
منابع
۱) personio
۲) indeed
