استخدام به معنای انتخاب و بهکارگیری فرد مناسب برای یک شغل مشخص است که در سازمانهای بزرگ یا حرفهای با استفاده از ابزارهای جذب و استخدام انجام میشود. در این مطلب از مجله سنجمان بررسی میکنیم استخدام چیست و با مراحل و شیوه انجام آن آشنا میشویم.
استخدام چیست؟
استخدام به معنای انتخاب نهایی کارجوی مناسب برای موقعیت شغلی خالی در سازمان است. به بیان دیگر وقتی یک سازمان برای موقعیت شغلی خالی یا جدید خود به دنبال فرد مناسب میگردد، در نهایت باید از میان کاندیداهای موجود تصمیم بگیرد که چه کسی برای آن موقعیت انتخاب شود و شرایط همکاری با او چگونه باشد. بهطور دقیق استخدام به همین بخش از فرایند اشاره دارد، یعنی انتخاب فردی که از نظر توانمندیها و شرایط، تناسب بیشتری با نیازهای یک شغل دارد که در همین راستا، سازمان نیز شرایط لازم برای شروع همکاری با او را فراهم میکند.
با ماژول هوشمند ATS سنجمان هزینههای جذب نیرو را تا ۵۰٪ کاهش دهید.
در این فرایند، سازمان فقط به مهارتهای تخصصی فرد توجه نمیکند، بلکه عواملی مانند سابقه و تجربه، شایستگیها، تناسب فرد با نیازهای شغلی و شرایط همکاری نیز میتوانند در تصمیم نهایی مؤثر باشند. به همین دلیل، استخدام یک تصمیم ساده برای پر کردن جای خالی نیست، بلکه فرایندی است برای پیدا کردن فردی که بیشترین تناسب را با موقعیت موردنظر داشته باشد.
استخدام با جذب نیرو ارتباط نزدیکی دارد، اما این دو مفهوم یکسان نیستند. برای آشنایی دقیقتر با تفاوت این دو، میتوانید مطلب «تفاوت جذب و استخدام» را مطالعه کنید.
مراحل استخدام چیست؟
استخدام استاندارد یک فرایند چندمرحلهای است که سازمان از طریق آن کارجویان را بررسی و ارزیابی میکند تا در نهایت مناسبترین فرد را برای موقعیت شغلی موردنظر انتخاب کند. ترتیب و جزئیات این مراحل ممکن است بسته به نوع شغل و ساختار سازمان متفاوت باشد، اما در حالت کلی میتوان مراحل اصلی استخدام را اینگونه در نظر گرفت.
- بررسی و غربالگری کاندیداها
- احراز اولیه اطلاعات رزومه
- ارزیابی و مصاحبه
- انتخاب کاندیدای نهایی
- ارائه پیشنهاد شغلی و توافق
- شروع همکاری
حال در ادامه هر یک از این موارد را برای درک بهتر آن که استخدام چیست و چه مراحلی دارد بررسی میکنیم.
۱) بررسی و غربالگری کاندیداها
پس از دریافت درخواستها و رزومهها، کاندیداها بر اساس شرایط و معیارهای تعیینشده برای شغل بررسی میشوند. هدف این مرحله، شناسایی افرادی است که حداقل شرایط لازم را دارند و میتوانند وارد مراحل بعدی شوند.
۲) احراز اولیه اطلاعات
احراز ابتدایی در فرآیند جذب و استخدام با هدف چک کردن اطلاعات مهم انجام میشود. برخی مواقع اطلاعات موجود در رزومه قدیمی یا غیردقیق هستند. چک نکردن این اطلاعات منجر به برگذاری جلسات مصاحبه بیفایده و اتلاف زمان میشود و کارشناسان جذب و استخدام با هدف جلوگیری از این اتفاق، با کارجویان منتخب تماس میگیرند و دادههای مهم داخل رزومه را در چند دقیقه و بهصورت تلفنی ارزیابی میکنند.
۳) ارزیابی و مصاحبه منابعانسانی
کاندیداهای منتخب در مرحله قبل، با روشهایی مانند مصاحبه، آزمونهای روانشناسی یا ارزیابی شایستگیها بررسی میشوند. در این مرحله سازمان تلاش میکند تا میزان تناسب فرد با نیازهای موقعیت شغلی را نیز ارزیابی کند.
۴) ارزیابی فنی
مرحله ارزیابی فنی و در فرآیند استخدام با هدف بررسی میزان تواناییها و مهارتهای سخت کارجویان انجام میشود. این مرحله در سازمانها بهشیوههای مختلفی انجام میشود. در زیر برخی راهکارهای ارزیابی فنی کارجویان را معرفی میکنیم.
- ارزیابی رزومه یا نمونه کارها
- «فعالیت تخصصی» (Task)
- جلسه مصاحبه فنی
- جلسه انجام فعالیت در شرکت
سرپرستان منابع انسانی که بهطور حرفهای میدانند فرآیند استخدام چیست، ارزیابی فنی هر کدام از موقعیتهای شغلی را متناسب با مهارتهای فنی مورد نیاز خود انتخاب میکنند. برای مثال، ارزیابی فنی گرافیست را به شیوه «جلسه انجام فعالیت در شرکت» انجام میدهند تا سرعت و دقت ارزیابی را متوجه شوند اما ارزیابی فنی «کارشناس فروش» در جلسه مصاحبه انجام میشود.
۵) انتخاب کاندیدای نهایی
پس از انجام ارزیابیها، نتایج کاندیداها با یکدیگر مقایسه میشود و فردی که تناسب بیشتری با موقعیت شغلی دارد، برای استخدام انتخاب میشود. تصمیمگیری در این مرحله بهتر است بر اساس معیارهای مشخص و نتایج ارزیابیهای انجام شده باشد، نه آن که بر اساس برداشت شخصی از یک مصاحبه صورت بگیرد. پس از انتخاب کاندیدای نهایی، سازمان شرایط همکاری مانند شرح شغلی، زمان شروع کار و مدارک مورد نیاز را بهصورت تلفنی و با پیام ایمیل به کارجو اعلام میکند و پس از هماهنگیهای مورد نیاز و در صورت توافق دو طرف، پیشنهاد شغلی پذیرفته میشود و فرایند استخدام به مرحله نهایی خود میرسد.
۶) آنبوردینگ و شروع همکاری
پس از توافق بر سر شرایط همکاری، مراحل اداری و قراردادی انجام میشود و استخدام فرد بهصورت رسمی نهایی میشود. از این مرحله، فرد بهطور رسمی به عنوان نیروی سازمان فعالیت خود را آغاز خواهد کرد. در شروع فرآیند آنبوردینگ، برخی سازمانها پک هدیهای را در اختیار کارجوی جدید قرار میدهند و بعد از معرفی تیمها و بخشهای مختلف موجود در سازمان، کارمند جدید شروع به کار میکند. در این فرآیند برخی سازمانها روز اول کاری نیروهای جدید خود را به مطالعه آئیننامهها و درست کردن ایمیل سازمانی یا کار با ابزارها اختصاص میدهند.
صفر تا صد جذب و استخدام حرفهای با ATS سنجمان
استخدام اصولی، از مهمترین بخشهای یک فرآیند جذب و استخدام استاندارد است و سامانه ATS سنجمان در تمام این مراحل همراه شماست. این سیستم جذب به تیمهای منابع انسانی کمک میکند تا با صرف کمترین وقت و انرژی، بیشترین بازدهی و دقت را در فرآیند جذب داشته و تصویر مثبتی از برند کارفرمایی شرکت در ذهن کارجویان ایجاد شود. در زیر با برخی از مهمترین ویژگیهای نرمافزار جذب سنجمان آشنا میشویم.
- مرحلهبندی فرآیند جذب
- استفاده رایگان از آزمونهای روانشناختی
- فرمساز اختصاصی
- شناسایی رزومههای تکراری
- امکان ثبت گزارش جلسات
- اطلاعرسانی ایمیلی و پیامکی
- ردیابی جزئیترین اطلاعات
- گزارشسازی دقیق از فرآیند جذب
- اتصال به سایر جاببردها
- اتصال به هوش مصنوعی
- پشتیبانی سریع
- تجربه کاربری ساده
کارشناسان با تجربه منابع انسانی که میدانند استخدام چیست و در تلاش هستند تا فرآیند استخدامی کارآمدی از همان ابتدا داشته باشند، از نرمافزار جذب و استخدام (ATS) استاندارد استفاده میکنند تا سرعت و کیفیت بیشتری در فرآیند جذب داشته باشند.
نکات مهم برای انجام یک استخدام موفق
استخدام نیروهای تأثیرگذار و حرفهای با رعایت اصول استانداردی مانند داشتن معیارهای استخدام یا ارزیابی ساختاریافته انجام میشود. بر این اساس، انتخاب فرد مناسب فقط به اجرای چند مرحله پشت سر هم محدود نمیشود. کیفیت تصمیم نهایی تا حد زیادی به این بستگی دارد که سازمان از ابتدا معیارهای مشخصی برای موقعیت شغلی داشته باشد و ارزیابی کاندیداها را بر اساس همان معیارها انجام دهد.
با استفاده از سامانه ATS سنجمان فرایند استخدام خود را کوتاه کنید
در زیر مهمترین نکات استخدام موفق را معرفی میکنیم.
- معیارهای استخدام را از قبل مشخص کنید: پیش از بررسی کاندیداها، مهارتها، تجربه و شایستگیهای ضروری موقعیت شغلی را تعیین کنید.
- ارزیابی را ساختاریافته انجام دهید: بهتر است کاندیداها بر اساس معیارهای یکسان و از پیش تعیینشده ارزیابی شوند تا تصمیمگیری کمتر تحت تأثیر برداشتهای شخصی قرار بگیرد.
- فقط به یک مرحله از ارزیابی تکیه نکنید: رزومه، مصاحبه، آزمون یا سایر روشهای ارزیابی هرکدام بخشی از تصویر کاندیدا را نشان میدهند و میتوانند در کنار یکدیگر تصمیم دقیقتری ایجاد کنند.
- اطلاعات کاندیداها را منظم مدیریت کنید: زمانی که چند موقعیت شغلی یا تعداد زیادی کاندیدا همزمان در جریان هستند، ثبت و پیگیری منظم اطلاعات از گم شدن دادهها و فراموش شدن مراحل جلوگیری میکند.
در نهایت، یک استخدام موفق صرفاً به انتخاب فردی که از نظر رزومه مناسب به نظر میرسد ختم نمیشود. هدف، رسیدن به تصمیمی آگاهانه بر اساس نیاز واقعی شغل و شواهد به دست آمده از ارزیابی کاندیدا است.
جمعبندی
بنابراین استخدام فرایندی است که طی آن سازمان از میان کاندیداهای موجود، فردی را که تناسب بیشتری با موقعیت شغلی دارد انتخاب و شرایط همکاری با او را نهایی میکند. این فرایند شامل غربالگری کاندیداها، ارزیابی و مصاحبه، انتخاب کاندیدای نهایی، ارائه پیشنهاد شغلی و نهایی کردن استخدام است.
سوالات متداول
حال که بهطور کامل میدانیم تعریف استخدام چیست و چه مراحلی دارد، در این بخش به سراغ متداولترین سوالات میرویم.
استخدام چیست؟
استخدام فرایندی است که طی آن سازمان یک فرد مناسب را برای یک موقعیت شغلی انتخاب میکند و پس از توافق درباره شرایط همکاری، استخدام او را نهایی میکند.
مراحل استخدام چیست؟
مراحل اصلی استخدام شامل غربالگری کاندیداها، ارزیابی و مصاحبه، انتخاب کاندیدای نهایی، ارائه پیشنهاد شغلی و نهایی کردن استخدام است.
در فرایند استخدام چه عواملی برای انتخاب کاندیدا اهمیت دارند؟
عواملی مانند مهارتها و توانمندیهای مرتبط با شغل، سابقه و تجربه، نتایج مصاحبه و ارزیابیها و میزان تناسب فرد با الزامات موقعیت شغلی میتوانند در تصمیم نهایی استخدام موثر باشند.
منبع
