سامانه جذب و استخدام یا ATS نرم‌افزاری است که برای مدیریت و سامان‌دهی مراحل مختلف استخدام مورد استفاده قرار می‌گیرد و می‌تواند زمان استخدام را تا ۶۰ درصد کاهش دهد. با توجه به تفاوت امکانات و قابلیت‌های سامانه‌های مختلف، چک لیست انتخاب ATS مناسب نیازمند بررسی چند معیار مهم است تا ابزار انتخاب‌شده با نیازهای سازمان هماهنگ باشد. در این مطلب از مجله سنجمان با اصلی‌ترین ملاک‌های انتخاب ATS مناسب آشنا می‌شویم.
چک لیست انتخاب ATS چیست؟
امکان برگزاری و مدیریت مصاحبه، تجربه کاربری و سهولت استفاده تنها برخی از معیارهای انتخاب ATS هستند. برای انتخاب یک سامانه مناسب، می‌توان معیارهای زیر را به‌عنوان چک‌لیست اولیه در نظر گرفت.
با استفاده از سامانه ATS سنجمان فرایند استخدام خود را کوتاه کنید
- امکان شخصی‌سازی مراحل استخدام: با توجه به تفاوت فرآیند جذب در سازمان‌های مختلف، نرم‌افزار ATS نیز باید امکان تعریف مراحل، فرم‌ها و گردش کار متناسب با ساختار سازمان را فراهم سازد.
- امکان نظارت بر تمام فرآیند جذب: طراحی سامانه باید امکان مشاهده تمام فرآیند جذب از ایجاد فرصت شغلی و دریافت رزومه تا غربالگری، مصاحبه و اعلام نتیجه را در یک نگاه فراهم کند.
- مدیریت و دسته‌بندی رزومه‌ها: نرم‌افزار استاندارد باید امکان ذخیره‌سازی، جست‌وجو، فیلتر‌های غربالگری، دسته‌بندی و دسترسی سریع به رزومه‌ها را داشته باشد تا اطلاعات کارجویان راحت‌تر مدیریت و مورد بررسی قرار گیرد.
- وجود استخر استعداد: سامانه‌های ATS برتر همواره فضایی را برای ذخیره رزومه‌های برتر فراهم می‌کنند تا تیم منابع انسانی برای موقعیت‌های شغلی آتی از آنها استفاده کند.
- فرم‌ساز و طراحی فرم‌های استخدامی: وجود فرم‌ساز به سازمان اجازه می‌دهد اطلاعات مورد نیاز را متناسب با هر موقعیت شغلی از کارجویان دریافت و ثبت نماید.
- امکان برگزاری و مدیریت مصاحبه: نرم‌افزار ATS باید امکان برنامه‌ریزی مصاحبه، ثبت اطلاعات جلسات و پیگیری وضعیت کارجو در مراحل مختلف مصاحبه را فراهم کند.
- آزمون‌ها و ارزیابی‌های استخدامی: امکان استفاده از آزمون‌ها و ابزارهای ارزیابی می‌تواند اطلاعات بیشتری برای بررسی تناسب کارجویان با موقعیت شغلی در اختیار تیم منابع انسانی قرار دهد.
- امکان یادداشت‌گذاری: قابلیت ثبت نظرات و گزارشات از سوی ارزیاب‌های مختلف که داخل پروفایل هر کدام از کارجویان ثبت شود.
- امکان انتخاب ارزیاب: امکان تعیین ارزیاب‌های مشخص برای هر کدام از فرآیندهای جذب و استخدام و همچنین، تفکیک نظرات ارزیاب‌ها در مراحل مختلف جذب که سهولت هماهنگی تیم منابع‌انسانی را فراهم می‌کند.
- گزارش‌گیری و تحلیل داده‌های استخدام: گزارش‌های دقیق درباره تعداد رزومه‌ها، وضعیت کارجویان، زمان جذب و عملکرد فرآیند استخدام به ارزیابی و بهبود روند جذب کمک می‌کند.
- اتوماسیون و ارسال پیامک و ایمیل: ارسال خودکار پیام‌ها و اطلاع‌رسانی در قالب ایمیل و پیامک به کارجویان که می‌تواند بخشی از پیگیری‌های دستی تیم منابع انسانی را کاهش دهد.
- قابلیت‌های هوش مصنوعی: امکانات مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند در بخش‌هایی مانند بررسی رزومه، دسته‌بندی اطلاعات و انجام برخی وظایف تکراری به تیم منابع انسانی کمک کنند.
- سطح دسترسی و مدیریت کاربران: امکان تعیین سطح دسترسی برای ارزیاب‌های مختلف باعث می‌شود هر عضو تیم منابع انسانی فقط به اطلاعات و امکانات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
- امنیت و حفاظت از اطلاعات: از آنجا که ATS با اطلاعات شخصی و شغلی کارجویان سروکار دارد، نحوه نگهداری، حفاظت و کنترل دسترسی به این داده‌ها باید پیش از خرید بررسی شود.
- یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌ها: امکان اتصال ATS به ابزارها و سامانه‌های مورد استفاده سازمان، مانند جاب‌بردها یا نرم‌افزارهای منابع انسانی، می‌تواند از ورود چندباره اطلاعات جلوگیری کند.
- تجربه کاربری و سهولت استفاده: محیط کاربری ساده و قابل فهم باعث می‌شود اعضای تیم منابع انسانی بتوانند بدون پیچیدگی اضافی از امکانات سامانه استفاده کنند.
- پشتیبانی و خدمات پس از فروش: کیفیت پشتیبانی، سرعت پاسخ‌گویی و نحوه آموزش کاربران از معیارهایی است که باید پیش از خرید بررسی شود، زیرا استفاده مؤثر از ATS فقط به امکانات نرم‌افزار وابسته نیست.
- کاربرد آفلاین: یکی از برترین امکانات نرم‌افزارهای ATS، قابلیت استفاده تیم منابع‌انسانی و دسترسی به بانک اطلاعات در زمان قطعی اینترنت است.
- شناسایی رزومه‌های قدیمی: امکان تعیین رزومه‌هایی که در موقعیت‌های شغلی قبلی ارسال شده و مجدد در آگهی جدید نیز درخواست همکاری داده‌اند و همچنین، حفظ گزارش‌های قبلی ارزیاب‌ها که در موقعیت‌های شغلی قدیمی برای رزومه نوشته‌اند.
- استقرار در سرور سازمان: برخی نرم‌افزارهای پیشرفته‌تر امکان استقرار کامل بر سرور سازمانها را فراهم می‌کنند تا محرمانگی اطلاعات در بیشترین حد ممکن باقی بماند. البته این قابلیت هزینه زیادی برای مشتریان به‌همراه دارد.
در چک لیست انتخاب ATS صرفاً تعداد امکانات یک سامانه نباید ملاک تصمیم‌گیری قرار گیرد. میزان هماهنگی قابلیت‌های سامانه با فرآیند جذب سازمان، تعداد کاربران، حجم استخدام و نیازهای تیم منابع انسانی نیز اهمیت دارد. بررسی این معیارها پیش از خرید کمک می‌کند سامانه‌ای انتخاب شود که علاوه بر پوشش نیازهای فعلی، امکان توسعه و استفاده مؤثرتر از فرآیندهای جذب و استخدام را در آینده نیز فراهم کند.
چگونه قبل از خرید ATS آن را ارزیابی کنیم؟
تیم‌های منابع‌انسانی پیش از تصمیم‌گیری برای خرید ATS از شرکت مورد نظر درخواست می‌کنند تا در جلسه دمو، امکانات نرم‌افزار را برای آنها توضیح دهد.
از ثبت درخواست نیرو تا استخدام نهایی، تمام مراحل را در یک سیستم هوشمند و یکپارچه مدیریت کنید.
همچنین بهتر است پیش از خرید، عملکرد ATS در شرایطی نزدیک به فرآیند واقعی استخدام سازمان بررسی شود تا میزان تطابق امکانات سازمان با نیازهای تیم منابع انسانی به‌طور کامل روشن شود. برای این کار می‌توانیم از مراحل گام‌به‌گام زیر پیروی کنیم.
- درخواست دمو: از ارائه‌دهنده بخواهیم امکانات اصلی سامانه را در قالب یک دموی واقعی نمایش دهد و نحوه کار بخش‌های مختلف، از مدیریت کارجویان تا گزارش‌گیری، بررسی شود.
- اجرای یک سناریوی واقعی استخدام: یک موقعیت شغلی واقعی را در سامانه تعریف کرده و مراحل دریافت رزومه، غربالگری، مصاحبه، ثبت ارزیابی و تغییر وضعیت کارجو را آزمایش کنیم.
- بررسی سهولت کار مدیران و کارشناسان: سامانه باید برای کاربران مختلف، از کارشناسان منابع انسانی تا مدیران استخدام و مصاحبه‌کنندگان، روند کاری ساده و قابل فهمی داشته باشد.
- بررسی سرعت و کیفیت گزارش‌گیری: گزارش‌های مورد نیاز سازمان را بررسی کنیم و ببینیم آیا اطلاعات به شکل دقیق، قابل فهم و در زمان مناسب در اختیار تیم منابع انسانی قرار می‌گیرد یا خیر.
- تست یکپارچه‌سازی: نحوه اتصال ATS به جاب‌بردها، نرم‌افزارهای منابع انسانی و سایر ابزارهای مورد استفاده سازمان را پیش از خرید بررسی کنیم.
- بررسی دوره آزمایشی: اگر سامانه دوره آزمایشی ارائه می‌دهد، بهتر است به جای بررسی سطحی امکانات، چند فرآیند واقعی استخدام با آن اجرا شود تا نقاط قوت و محدودیت‌های سیستم مشخص گردد.
در نهایت، ارزیابی عملی سامانه در کنار استفاده از چک لیست انتخاب ATS می‌تواند تصویر دقیق‌تری از عملکرد آن ارائه دهد و در نتیجه، به ما کمک کند تا بهترین نرم افزارهای مدیریت جذب و استخدام (ATS) را بشناسیم. اجرای یک فرآیند واقعی استخدام کمک می‌کند تا بدانیم ATS تا چه اندازه با روند کاری سازمان هماهنگ است و آیا امکانات آن در عمل نیازهای تیم منابع انسانی را پوشش می‌دهد یا خیر. بنابراین، پیش از تصمیم‌گیری نهایی بهتر است چک لیست انتخاب ATS در کنار نتایج دمو و دوره آزمایشی سامانه بررسی شود.
نرم افزار جذب و استخدام (ATS) سنجمان
شرکت سنجمان به عنوان اولین سازمان دانش‌‌بنیان توسعه‌دهنده نرم‌افزار جذب و استخدام یا ATS با سرمایه‌گذاری بر تیم فنی و طراحی امکانات متنوع و کارآمد در سامانه، همواره در تلاش است تا در صفر تا صد فرآیند جذب و استخدام سازمانها در خدمت کارمندان باشد. به بیان دقیق‌تر، مجموعه سنجمان همواره در تلاش است تا تمام امکانات مورد نیاز شرکت‌ها در چک لیست انتخاب ATS را برای مشتریان سازمانی محیا کند.
سوالات متداول
اکنون که به خوبی می‌دانیم چک لیست انتخاب ATS چیست، در ادامه سوالات رایج در این حوزه را پاسخ خواهیم داد.
۱) چک لیست انتخاب ATS چیست؟
پوشش فرآیند جذب، امکان شخصی‌سازی گردش کار، مدیریت رزومه‌ها، گزارش‌گیری، اتوماسیون، امنیت اطلاعات، یکپارچه‌سازی، سهولت استفاده و کیفیت پشتیبانی از مهم‌ترین معیارهایی هستند که باید پیش از خرید ATS بررسی شوند. میزان اهمیت هرکدام نیز به نیازها و شرایط سازمان بستگی دارد.
۲) چگونه بفهمیم یک ATS برای سازمان مناسب است؟
ابتدا باید حجم استخدام، تعداد کاربران، پیچیدگی فرآیند جذب و نیازهای فعلی و آینده سازمان مشخص شود. سپس می‌توان سامانه‌های مختلف را بر اساس این نیازها مقایسه کرد و با استفاده از دمو یا دوره آزمایشی، عملکرد آنها را در یک فرآیند واقعی استخدام مورد بررسی قرار داد.
۳) آیا می‌توان قبل از خرید، ATS را آزمایش کرد؟
در برخی سامانه‌ها دمو یا دوره آزمایشی ارائه می‌شود. در این مرحله بهتر است یک موقعیت شغلی واقعی ایجاد شده و مراحلی مانند دریافت رزومه، غربالگری، مصاحبه، ثبت ارزیابی و گزارش‌گیری مورد آزمایش قرار گیرد تا عملکرد سامانه در شرایط واقعی مشخص شود.
۴) قیمت ATS به چه عواملی بستگی دارد؟
قیمت ATS می‌تواند بر اساس عواملی مانند تعداد کاربران، حجم استخدام، امکانات و ماژول‌های مورد استفاده، سطح یکپارچه‌سازی و خدمات پشتیبانی تعیین شود. بنابراین، برای مقایسه قیمت‌ها باید هزینه را در کنار امکانات و نیازهای واقعی سازمان بررسی کرد.
۵) سامانه جذب و استخدام یا ATS چیست؟
«سامانه جذب و استخدام» (Applicant Tracking System) یا به اختصار (ATS)، نرم‌افزاری است که برای مدیریت مراحل مختلف جذب و استخدام از زمان دریافت رزومه تا ارزیابی و انتخاب کارجویان استفاده می‌شود. این سامانه با متمرکز کردن اطلاعات و فرآیندهای استخدام، به تیم منابع انسانی کمک می‌کند فعالیت‌های جذب را منظم‌تر و قابل پیگیری‌تر انجام دهد. با این حال، همه سامانه‌های ATS امکانات یکسانی ندارند و تفاوت آنها می‌تواند بر نحوه اجرای فرآیند استخدام تأثیر بگذارد. به همین دلیل، هنگام خرید سامانه جذب و استخدام باید علاوه بر تعداد امکانات، میزان تناسب آنها با نیازهای سازمان نیز بررسی شود.
منابع
۱) elvatix
۲) recruitee
۳) compono
