پیدا کردن نیروی مناسب در بسیاری از سازمانها فقط به زمان انتشار یک آگهی استخدامی محدود نمیشود و بر این اساس، کارشناسان جذب و استخدام تلاش میکنند افراد توانمند شناساییشده در فرایندهای قبلی را مجدد به فرآیند جذب نیرو باز گردانند. نگهداری و مدیریت این افراد میتواند فرایندهای استخدامی آینده را سریعتر و هدفمندتر کند. در ادامه این مطلب از مجله سنجمان توضیح میدهیم که استخر استعداد چیست و چگونه میتوانیم Talent Pool بسازیم.
استخر استعداد چیست؟
«استخر استعداد» (Talent Pool) به فرایند گردآوری، دستهبندی و نگهداری اطلاعات افراد مستعد برای موقعیتهای شغلی فعلی و آینده سازمان گفته میشود. این اطلاعات بهطور معمول توسط واحد منابع انسانی در یک پایگاه داده به ثبت میرسند تا سازمان هنگام ایجاد یک موقعیت شغلی، بتواند سریعتر به کارجویان مناسب دسترسی پیدا کند.
افرادی که بهطور معمول در استخر استعداد قرار میگیرند شامل موارد زیر هستند.
- رزومههای قدیمی: کارجویان واجد شرایطی که در استخدامهای قبلی انتخاب نشدهاند.
- رزومههای جاری: متقاضیان فعلی که برای فرصتهای شغلی آینده نیز مناسب هستند.
- تعامل ارتباطی: افراد معرفیشده یا استعدادهایی که از طریق شبکههای حرفهای شناسایی شدهاند.
- کارمندان گذشته: نیروهای سابق سازمان که امکان همکاری مجدد با آنها وجود دارد.
در استخر استعدادهای موجود در هر کدام از نرمافزارهای جذب و استخدام، متقاضیان بر اساس مهارت، سابقه، تخصص و موقعیت شغلی دستهبندی و بهروزرسانی میشوند تا هنگام ایجاد یک فرصت شغلی، افراد مناسب سریعتر شناسایی گردند.
مزایای داشتن استخر استعداد چیست؟
کاهش هزینه جذب و بهبود برنامهریزی منابعانسانی در حوزه استخدام، ازجمله مهمترین مزایای داشتن استخر استعداد است. داشتن یک استخر استعداد منظم میتواند بخشی از زمان و هزینهای را که سازمان برای جستوجوی نیروی جدید صرف میکند کاهش دهد.
- کاهش زمان استخدام: دسترسی به متقاضیان از قبل شناساییشده، جستوجوی نیروی مناسب را سریعتر میکند.
- کاهش هزینه جذب: نیاز به انتشار مکرر آگهی و اجرای تمام مراحل جذب از ابتدا کمتر میشود.
- دسترسی به استعدادهای مناسب: سازمان میتواند در زمان ایجاد یک موقعیت شغلی، متقاضیان مرتبط را از میان افراد موجود در مخزن بررسی کند.
- بهبود برنامهریزی استخدام: اطلاعات استخر استعداد به سازمان کمک میکند برای نیازهای نیروی انسانی آینده آمادگی بیشتری داشته باشد.
- حفظ ارتباط با کارجویان: ارتباط با افراد مستعد حتی در صورت نبود موقعیت شغلی مناسب، امکان همکاری در آینده را حفظ میکند.
در مجموع، استخر استعداد به سازمان کمک میکند بهجای شروع دوباره فرایند جذب برای هر موقعیت شغلی، از ظرفیت افرادی که پیشتر شناسایی و ارزیابی شدهاند استفاده کند. البته برای حفظ کارایی آن، اطلاعات اعضا باید بهطور منظم بهروزرسانی شود.
چگونه استخر استعداد (Talent Pool) بسازیم؟
ساخت استخر استعداد مؤثر فقط به جمعآوری رزومه محدود نمیشود و سازمان باید ابتدا نیازهای استخدامی خود را مشخص، افراد مناسب را از کانالهای مختلف شناسایی و سپس اطلاعات آنها را به شکل ساختاریافته ثبت و مدیریت نماید.
- تعیین نیازهای استخدامی آینده
- شناسایی و جمعآوری استعدادها
- دستهبندی کارجویان
- ثبت اطلاعات و سوابق افراد
- ارزیابی و اولویتبندی استعدادها
- حفظ ارتباط با اعضای استخر استعداد
حال که دانستیم منظور از استخر استعداد چیست، در ادامه هر یک از موارد بالا را به صورت کامل توضیح میدهیم.
۱) تعیین نیازهای استخدامی آینده
پیش از جمعآوری کارجویان، باید مشخص شود سازمان در آینده به چه نیروها و مهارتهایی نیاز خواهد داشت. برای این کار میتوان موارد زیر را بررسی کرد.
- موقعیتهای شغلی پرتکرار در سازمان
- برنامه توسعه و استخدام در ماههای آینده
- مهارتهایی که جذب نیروی متخصص برای آنها دشوارتر است
- موقعیتهایی که بهطور معمول به زمان زیادی برای استخدام آنها نیاز دارد
حال که دانستیم منظور از تعیین نیازهای استخدامی آینده در استخر استعداد چیست، در ادامه روشهای دیگر برای ساخت Talent Pool را توضیح میدهیم.
۲) شناسایی و جمعآوری استعدادها
شناسایی و جمعآوری استعدادها از طریق کانالهای مختلفی صورت میپذیرد که ازجمله مهمترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره داشت.
- کارجویان مناسب استخدامهای قبلی که انتخاب نشدهاند
- متقاضیانی که تا مراحل پایانی استخدام پیش رفتهاند
- افراد معرفیشده توسط کارکنان
- استعدادهای شناساییشده در شبکههای حرفهای
- افرادی که مستقیماً با سازمان برای فرصتهای شغلی ارتباط گرفتهاند
هر فردی که در استخر استعداد قرار میگیرد، لزوماً نباید برای موقعیت شغلی فعلی مناسب باشد؛ تناسب او با نیازهای احتمالی آینده نیز اهمیت دارد.
۳) دستهبندی کارجویان
برای استفاده مؤثر از استخر استعداد، افراد باید بر اساس معیارهای مشخص دستهبندی شوند. برخی معیارهای کاربردی شامل موارد زیر هستند.
- تخصص و مهارت
- میزان سابقه کاری
- سطح شغلی
- موقعیت جغرافیایی
- نوع موقعیت شغلی مورد نظر
- میزان تناسب با فرصتهای شغلی سازمان
این دستهبندی باعث میشود هنگام ایجاد یک موقعیت شغلی، متقاضیان مرتبط سریعتر شناسایی گردند.
۴) ثبت اطلاعات و سوابق افراد
اطلاعات هر فرد باید به شکل منظم و قابل دسترس ثبت شود. علاوه بر رزومه و اطلاعات تماس، بهتر است موارد زیر نیز در پروفایل کارجویان وجود داشته باشد.
- مهارتها و تخصصها
- سوابق کاری و تحصیلی
- موقعیت شغلی مورد نظر
- نتایج آزمونها و ارزیابیها
- سابقه ارتباط و تعامل با سازمان
- وضعیت فعلی کارجویان
حال که با ثبت اطلاعات و سوابق افراد در استخر استعداد چیست آشنا شدیم، در ادامه روشهای دیگر برای ساخت استخر استعداد را معرفی میکنیم.
۵) ارزیابی و اولویتبندی استعدادها
همه اعضای استخر استعداد از نظر میزان تناسب با نیازهای سازمان در یک سطح قرار ندارند. بنابراین میتوان افراد را بر اساس مهارت، تجربه، نتایج ارزیابی و تناسب با موقعیتهای شغلی اولویتبندی کرد. برای مثال، متقاضیان را میتوانیم به گروههای آماده استخدام، مناسب برای فرصتهای آینده و نیازمند ارزیابی بیشتر تقسیم کنیم. این اولویتبندی باید با تغییر شرایط افراد و نیازهای سازمان بهروزرسانی شود.
۶) حفظ ارتباط با اعضای استخر استعداد
ساخت استخر استعداد بدون حفظ ارتباط با اعضای آن، ارزش محدودی خواهد داشت. ارتباط با کارجویان میتواند شامل موارد زیر باشد.
- اطلاعرسانی درباره فرصتهای شغلی مرتبط
- ارسال اخبار و رویدادهای مهم سازمان
- بررسی تغییرات مهارت و شرایط کاری افراد
- دعوت افراد مناسب برای شرکت در فرایندهای استخدامی جدید
این ارتباط باید هدفمند و متناسب با وضعیت هر فرد باشد تا استخر استعداد به یک فهرست غیرفعال از رزومهها تبدیل نشود.
چگونه استخر استعداد را مدیریت و بهروز کنیم؟
ساخت استخر استعداد پایان کار نیست و اطلاعات آن باید بهصورت منظم مورد بررسی قرار گیرد. مدیریت صحیح استخر استعداد باعث میشود هنگام ایجاد یک موقعیت شغلی، اطلاعات کارجویان همچنان دقیق و قابل استفاده باشد.
- حذف اطلاعات قدیمی: اطلاعات افرادی که دیگر تمایلی به همکاری ندارند یا شرایط کاری آنها تغییر کرده است، باید بررسی و در صورت نیاز حذف یا غیرفعال شود.
- بهروزرسانی مهارتها و سوابق: تغییرات مربوط به مهارتها، سوابق کاری، سمت شغلی و شرایط همکاری افراد باید در پروفایل آنها ثبت گردد.
- مشخص کردن وضعیت هر کارجو: وضعیت افراد، مانند آماده همکاری، در حال بررسی یا غیرفعال، مشخص شود تا تیم منابع انسانی در زمان نیاز بتواند سریعتر تصمیم بگیرد.
- ارتباط منظم و هدفمند: ارتباط با اعضای استخر استعداد باید بر اساس فرصتهای شغلی و شرایط هر فرد انجام شود و به ارسال پیامهای استخدامی تکراری محدود نباشد.
- رعایت حریم خصوصی اطلاعات: اطلاعات شخصی و شغلی کارجویان باید با دسترسی کنترلشده و مطابق قوانین و سیاستهای مربوط به حفاظت از دادهها نگهداری شود.
در نتیجه، یک استخر استعداد زمانی ارزشمند است که اطلاعات آن زنده، دقیق و قابل استفاده باقی بماند و صرفاً به یک آرشیو از رزومهها تبدیل نشود. اگر بدانیم نقش بهروزرسانی رزومهها در استخر استعداد چیست، همواره در طول فرآیند جذب تلاش میکنیم تا منبع استعدادهای سازمان را تقویت کنیم.
چگونه عملکرد استخر استعداد را ارزیابی کنیم؟
صرف داشتن تعداد زیاد کارجو به معنای موفقیت استخر استعداد نیست. برای بررسی عملکرد آن باید مشخص شود این مجموعه تا چه اندازه به استخدام افراد مناسب و سریعتر شدن فرایند جذب کمک کرده است. مهمترین شاخصها شامل موارد زیر هستند.
- تعداد کارجویان فعال: تعداد افرادی که اطلاعات بهروز دارند و همچنان برای فرصتهای شغلی سازمان قابل بررسی هستند.
- نرخ تبدیل اعضای استخر استخدام به جذب: درصد افرادی که پس از ورود به استخر استعداد، در نهایت برای یک موقعیت شغلی استخدام شدهاند.
- زمان استخدام از داخل استخر استخدام: مدت زمانی که از شناسایی یک موقعیت شغلی تا استخدام فردی از میان اعضای استخر استخدام صرف میشود.
- کیفیت استخدامهای انجامشده: بررسی میزان تناسب افراد استخدامشده با نیازهای شغلی و عملکرد آنها پس از ورود به سازمان.
- میزان مشارکت و پاسخگویی کارجویان: بررسی تعداد افرادی که به پیامها و فرصتهای شغلی پاسخ میدهند و همچنان تمایل به همکاری با سازمان دارند.
ترکیب این شاخصها نشان میدهد استخر استخدام تا چه اندازه توانسته است زمان، هزینه و کیفیت فرایند استخدام را بهبود دهد.
سوالات متداول
حال که دانستیم منظور از استخر استعداد چیست و با چگونگی ساخت استخر استعداد و ارزیابی آن آشنا شدیم، در ادامه به سوالات متداول در این حوزه پاسخ میدهیم.
۱) استخر استعداد چیست؟
استخر استعداد مجموعهای از کارجویان مستعد و بالقوه است که اطلاعات آنها برای فرصتهای شغلی فعلی یا آینده سازمان ثبت و مدیریت میشود.
۲) استخر استعداد چه تفاوتی با بانک رزومه دارد؟
بانک رزومه بیشتر برای ذخیره اطلاعات کارجویان مورد استفاده قرار میگیرد، اما در استخر استعداد افراد بر اساس مهارت، سابقه و تناسب با موقعیتهای شغلی دستهبندی و بهروزرسانی میشوند تا در زمان نیاز قابل شناسایی باشند.
۳) چه افرادی باید در استخر استعداد قرار بگیرند؟
کارجویان واجد شرایط استخدامهای قبلی، متقاضیان مستعد، افراد معرفیشده و نیروهایی که برای فرصتهای شغلی آینده سازمان مناسب هستند، میتوانند در استخر استعداد قرار بگیرند.
۴) چگونه یک Talent Pool موفق بسازیم؟
ابتدا نیازهای استخدامی آینده مشخص شده و سپس افراد مناسب شناسایی، دستهبندی و ارزیابی میشوند. ثبت اطلاعات دقیق و حفظ ارتباط با کارجویان نیز برای مدیریت مؤثر استخر استعداد ضروری است.
۵) آیا استخر استعداد فقط برای استخدامهای فوری استفاده میشود؟
خیر. استخر استعداد علاوه بر تأمین سریع نیرو برای موقعیتهای باز، برای برنامهریزی استخدامهای آینده و حفظ ارتباط با استعدادهایی که ممکن است در آینده برای سازمان مناسب باشند نیز کاربرد دارد.
منابع
۱) paylocity
۲) gem
۳) indeed