هر استخدام جدید برای سازمان، از انتشار آگهی و بررسی رزومه تا مصاحبه و آموزش نیروی تازهوارد، هزینههای قابل توجهی برای سازمان به همراه دارد. با بهینهسازی فرایند جذب و استخدام میتوان بخش قابلتوجهی از این هزینهها را کاهش داد. در این مطلب از مجله سنجمان، راهکارهای عملی کاهش هزینه استخدام در سازمان را بررسی میکنیم.
راهکارهای کاهش هزینه استخدام در سازمان چیست؟
شناسایی نیاز واقعی سازمان به نیروی جدید، برگزاری مصاحبه ساختاریافته و کاهش استخدام اشتباه ازجمله روشهای کاهش هزینه استخدام در سازمان است. در ادامه مهمترین راهکارهای موثر را شرح میدهیم.
- نیازسنجی دقیق: با شناسایی خلأها، نیاز واقعی به استخدام نیروی جدید را بررسی کنیم.
- تدوین شرح شغلی: شرح شغل و شرایط احراز را دقیق و شفاف تعیین کنیم.
- انتخاب کانالهای مناسب: روش و محل انتشار آگهی استخدام را متناسب با موقعیت شغلی انتخاب کنیم.
- بهینهسازی غربالگری: با کمک فیلترها، فرآیند غربالگری رزومهها را سریعتر و هدفمندتر کنیم.
- مصاحبه ساختاریافته: با طراحی سؤالات در مصاحبه ساختاریافته، زمان و هزینه استخدام را کاهش دهیم.
- استفاده از پرسشنامهها: با کمک تستهای استاندارد، مهارت متقاضیان را در کمترین زمان ارزیابی کنیم.
- اتوماسیونسازی: کارهای تکراری فرایند استخدام را با ابزارهای خودکار انجام دهیم.
- کاربرد استخر استعدادها: اطلاعات متقاضیان مناسب را برای استخدامهای بعدی حفظ کنیم.
- کمک گرفتن از کارمندان: از معرفی کارکنان شرکت برای جذب نیروی مناسب استفاده کنیم.
- استخدام دقیق: با کاهش استخدام اشتباه، هزینههای بعدی سازمان را کنترل کنیم.
- جذب استعداد: استخدام نیروهای چند بعدی را در اولویت قرار دهیم.
- برگزاری جلسات آنلاین: جلسات اولیه را آنلاین برگزار کنیم.
حال که بهطور کلی با راهکارهای کاهش هزینه استخدام در سازمان آشنا شدهایم، در ادامه هرکدام از این روشها را بررسی میکنیم.
۱) نیازسنجی دقیق
قبل از شروع فرایند استخدام، باید مشخص شود خلأهای موجود در سازمان تا چه میزان با وجود نیروهای فعلی قابل بهبود است. به بیان دقیقتر، سازمان به نیروی جدید نیاز دارد یا میتوان نیاز موجود را با منابع فعلی برطرف کرد. گاهی با جابهجایی مسئولیتها، آموزش کارکنان یا اصلاح فرایندها میتوان بدون استخدام نیروی جدید، بخشی از نیاز سازمان را پاسخ داد.
برای اتخاذ تصمیم شرایط موجود را با سؤالات زیر بررسی کنیم.
- آیا حجم کار واقعاً افزایش پیدا کرده است؟
- آیا امکان تقسیم وظایف بین نیروهای فعلی وجود دارد؟
- آیا بخشی از کار قابل برونسپاری است؟
- آیا با اصلاح فرایند میتوان نیاز به نیروی جدید را کاهش داد؟
اگر خلأهای واقعی در سازمان وجود نداشته باشد، جذب نیرو صرفاً منجر به افزایش سطح پرداختیها و ناامیدی متقابل نیروی جدید و کارفرما میشود. در نتیجه شناسایی دقیق نیازمندی به نیروی جدید و پیشگیری از جذب نیروی ناکارآمد، اولین گام در کاهش هزینه استخدام سازمان است.
۲) تدوین شرح شغلی
هرچه مشخصات نیروی مورد نیاز دقیقتر باشد، احتمال دریافت رزومههای نامرتبط کمتر میشود. در نتیجه، واحد منابعانسانی زمان و انرژی کمتری در فرآیند غربالگری رزومه و انجام مصاحبههای استخدامی صرف میکنند.
بر این اساس، کارشناسان منابعانسانی شرح شغلی و شرایط احراز روشنی را پیش از شروع فرآیند جذب تدوین میکنند. در ادامه اصلیترین محورهای این مستندات را معرفی میکنیم.
- وظایف اصلی: مسئولیتهایی که فرد پس از استخدام بر عهده خواهد داشت.
- مهارتهای ضروری: تواناییهایی که برای انجام موفق وظایف شغل لازم هستند.
- سابقه مورد نیاز: میزان و نوع تجربه کاری مرتبط با موقعیت در نظر گرفته شود.
- شرایط احراز: تحصیلات، مهارتها و سایر الزامات ضروری برای تصدی شغل مشخص گردند.
۳) انتخاب کانالهای مناسب
هر کدام از موقعیتهای شغلی بسته به نوع کارجویان آن شغل، در برخی پلتفرمهای کاریابی متقاضیان بیشتری دارند. در نتیجه پیش از انتشار آگهی، باید مناسبترین پلتفرمهای کاریابی را انتخاب کنیم.
برای مثال جذب متخصصان برنامهنویسی در پلتفرم جابویژن، جذب نیروی منابعانسانی در شبکه اجتماعی لینکدین و جذب نیروی خدمات در پلتفرم دیوار میتواند کارآمدتر باشد.
بنابراین برای کاهش هزینه استخدام در سازمان میتوانیم پیش از انتشار آگهی، ابتدا مناسبترین سایتهای کاریابی، شبکههای اجتماعی یا روشهای معرفی نیرو در استخدامهای قبلی را ارزیابی کنیم و با توجه به تجربیات گذشته، مؤثرترین مسیرهای جذب نیرو را در نظر بگیریم.
۴) بهینهسازی غربالگری
بررسی دستی تعداد زیاد رزومه میتواند زمان زیادی از تیم منابع انسانی بگیرد. تعیین معیارهای مشخص برای غربالگری کمک میکند تا رزومههای نامرتبط در همان مراحل اولیه کنار گذاشته شوند. معیارهای غربالگری رزومه میتوانند شامل این موارد باشند.
- مهارتهای ضروری
- سابقه کاری مرتبط
- تحصیلات مورد نیاز
- موقعیت جغرافیایی (در صورت اهمیت)
- سطح تجربه
- شرایط خاص شغل
در نهایا استفاده از انواع ابزارهای فیلتر رزومه و حذف دستهجمعی رزومههای نامرتبط، میتواند نقش بسیار زیادی در در کاهش هزینه استخدام در سازمان داشته باشد.
۵) کاربرد مصاحبه ساختاریافته
مصاحبه ساختاریافته به شیوهای از جلسات مصاحبه گفته میشود که سؤالها و معیارهای ارزیابی از قبل مشخص میشوند و همه کارجویان بر اساس یک چارچوب مشابه مورد بررسی قرار خواهند گرفت. از جمله مزایای این روش میتوان به موارد زیر اشاره داشت.
- کاهش زمان مصاحبه
- جلوگیری از تکرار سؤالها
- کاهش احتمال انتخاب افراد نامناسب
در حالیکه مصاحبه بدون چارچوب مشخص میتواند کیفیت جلسات مصاحبه را کاهش دهد و مقایسه کارجویان را دشوار کند. البته میزان تأثیر مصاحبه ساختاریافته در کاهش هزینه استخدام در سازمان به میزان تخصص فرد مصاحبهکننده نیز بستگی دارد.
۶) استفاده از پرسشنامهها
تیم منابعانسانی میتوانند با کمک انواع آزمونهای شخصیتشناسی برای غربالگری کارجو و تستهای مهارتسنجی، میزان دانش تخصص و ابعاد شخصیتی تعداد زیادی از کارجویان را بدون صرف زمان یا هزینه قابل توجه، مورد ارزیابی قرار دهد.
در ادامه ارزیابی یک مهارت را برای مشاغل مختلف توضیح دادهایم.
- کارشناس محتوا: ارزیابی مهارت نوشتاری
- برنامهنویس: انجام یک مسئله تخصصی
- کارشناس فروش: اجرای یک سناریوی فروش
- کارشناس تحلیل: تحلیل یک داده واقعی
این کار میتواند احتمال استخدام فردی را که در عمل توانایی لازم را ندارد، کاهش دهد.
۷) اتوماسیونسازی
بخشی از فعالیتهای استخدامی به کارهای تکراری و زمانبر اختصاص دارد. با استفاده از ابزارهای مناسب و کاربرد هوشمصنوعی در استخدام، میتوان بخشی از این فعالیتها را ساده یا به صورت خودکار انجام داد.
ازجمله فعالیتهایی که امکان خودکارسازی دارند، میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
- دستهبندی اولیه رزومهها
- هماهنگی زمان مصاحبه
- ارسال پیامهای اولیه
- ثبت اطلاعات کارجویان
- پیگیری وضعیت افراد در مراحل مختلف استخدام
کارشناسان منابع انسانی میتوانند با کمک ابزارهای خودکارسازی، کارهای تکراری و اداری خود را به این ابزارها بسپارند و زمان بیشتری را به بررسی و تصمیمگیریهای مهم در فرایند استخدام اختصاص دهند.
۸) کاربرد استخر استعداد
مدیران جذب و استخدام با نگهداری اطلاعات متقاضیان واجد شرایط در استخر استعداد، دادههای به دست آمده را در استخدامهای بعدی مورد استفاده قرار میدهند و بر این اساس، زمان و هزینه جذب را تا جای ممکن کاهش میدهند.
استفاده از استخر استعدادها به تیمهای منابع انسانی کمک میکند تا فرآیند جذب و استخدام را برای تمام موقعیتهای شغلی از صفر پیش نبرند و از این طریق، هزینه استخدام در سازمان را کاهش دهند.
۹) کمک گرفتن از کارمندان
کارکنان سازمان بهترین شناخت را از فرهنگ سازمانی و ویژگیهای رفتاری همکاران دارند و این دانش به آنها کمک میکند تا مناسبترین گزینهها را برای موقعیتهای شغلی به شرکت خود معرفی کنند.
برای اجرای بهتر این روش کافی است تا به نکات زیر توجه داشته باشیم.
- روشن کردن شرایط معرفی
- اطلاع دادن موقعیت شغلی جدید به کارکنان سازمان
- استانداردسازی فرآیند معرفی نیروی جدید از سوی کارکنان
- در نظر گرفتن پاداش برای ایجاد انگیزه در کرکنان و همکاری در فرآیند جذب
- ارزیابی میزان نتیجهبخش بودن این راهبرد
این روش در صورت اجرای یک برنامه مشخص برای معرفی نیرو میتواند دسترسی به کارجویان مرتبط را افزایش داده و وابستگی به برخی کانالهای جذب را کاهش دهد که موجب کاهش هزینه استخدام در سازمان میشود.
۱۰) استخدام دقیق
استخدام نیروی نامناسب میتواند هزینههای هنگفتی برای سازمان داشته باشد. برخی از این آسیبهای مالی شامل هزینههای ناشی از آموزش، افت عملکرد، جایگزینی و شروع دوباره فرایند استخدام میشود.
برای کاهش این ریسک، بهتر است پیش از تصمیم نهایی به موارد زیر توجه داشته باشیم.
- شایستگیهای اصلی شغل مشخص شوند.
- مهارتهای ضروری مورد ارزیابی قرار گیرند.
- مصاحبه با معیارهای مشخص انجام شود.
- انتظارات شغلی برای کارجو روشن باشد.
- نتیجه استخدامهای قبلی بررسی شود.
۱۱) جذب استعداد
در برخی موقعیتهای شغلی، استخدام فردی که در چند حوزه مرتبط مهارت دارد میتواند نیاز سازمان به جذب چند نیروی جداگانه را کاهش دهد. برای مثال، در یک تیم کوچک ممکن است فردی که علاوه بر تولید محتوا با اصول سئو نیز آشناست، بخشی از وظایف هر دو حوزه را انجام دهد.
البته توجه به چندمهارتی بودن کارجو نباید به معنای افزایش غیرمنطقی حجم وظایف او باشد. پیش از استخدام باید مشخص شود که مهارتهای مورد نیاز با وظایف شغل ارتباط دارند و انجام همزمان آنها از نظر حجم کار امکانپذیر است.
به این ترتیب میتوان با استفاده بهتر از نیروی انسانی، از ایجاد هزینههای استخدامی غیرضروری جلوگیری کرد. اکنون که استخدام نیروی چند بعدی در سازمان آشنا شدیم، در ادامه آخرین روش برای کاهش هزینه استخدام در سازمان را معرفی خواهیم کرد.
۱۲) برگذاری آنلاین اولین جلسات
شرکتها و سازمانهای حرفهای همواره تلاش میکنند تا جلسات ابتدایی مصاحبه را بهصورت آنلاین برگزار کنند و به این شکل، برخی هزینههای مرتبط با استخدام و حضور کارجویان در محل را برای هر دو طرف کاهش دهند.
استفاده از جلسات آنلاین نهتنها به حرفهای بودن و اعتبار برند سازمان کمک میکند، بلکه نشاندهنده احترام شرکت به وقت و هزینه کارجویان نیز هست و میتواند نقش ویژهای در کاهش هزینه استخدام در سازمان شود.
چه عواملی باعث افزایش هزینه استخدام در سازمان میشوند؟
انتشار آگهی استخدام، بررسی و غربالگری رزومهها و آموزش نیروی جدید، ازجمله مواردی هستند که هزینههای سازمان را افزایش میدهند. در ادامه اصلیترین عوامل موثر در افزایش هزینه استخدام در سازمان را معرفی میکنیم.
- انتشار آگهی استخدام: هزینهای که برای درج آگهی در سایتها و پلتفرمهای کاریابی پرداخت میشود.
- خرید خدمات استخدامی: هزینه دسترسی به بانک رزومه، خدمات تخصصی جذب نیرو یا سایر امکانات پلتفرمهای استخدامی.
- زمان کارشناسان منابع انسانی: بخشی از زمان کاری تیم منابع انسانی صرف پیگیری و انجام مراحل مختلف استخدام میشود که به نوبه خود یک هزینه برای سازمان است.
- بررسی و غربالگری رزومهها: بررسی تعداد زیاد رزومه و شناسایی متقاضیان مناسب، به زمان و نیروی انسانی نیاز دارد.
- مصاحبه و ارزیابی متقاضیان: هماهنگی و برگزاری مصاحبهها و ارزیابی کارجویان نیز بخشی از منابع سازمان را مصرف میکند.
- آزمونهای استخدامی: در برخی موقعیتها، سازمان برای ارزیابی مهارتها یا شایستگیهای متقاضیان از آزمونها و ارزیابیهای تخصصی استفاده میکند که ممکن است هزینه مستقیم داشته باشند.
- هماهنگی مراحل استخدام: تنظیم زمان مصاحبه، ارتباط با متقاضیان و پیگیری مراحل مختلف، زمان کارکنان منابع انسانی و مدیران را به خود اختصاص میدهد.
- ورود و آموزش نیروی جدید: پس از استخدام نیز هزینههایی مانند آموزش، آشنایی با فرایندهای سازمان و آمادهسازی فرد برای شروع کار ایجاد میشود.
- استخدام ناموفق و ترک شغل: اگر استخدام به دلیل انتخاب نامناسب فرد یا ترک زودهنگام شغل موفق نباشد، سازمان باید دوباره برای جذب و آموزش نیروی جایگزین هزینه کند.
در هر مرحله از فرایند جذب، بخشی از منابع مالی و زمانی سازمان صرف شده و مجموع این موارد، هزینه واقعی استخدام یک نیروی جدید را بالا میبرد. حال که با عوامل موثر در افزایش هزینهها آشنا شدیم، بهتر درمیابیم که منظور از کاهش هزینه استخدام در سازمان چیست و با تأثیرگذاری بر کدام یک از حوزهها، میتوانیم حجم هزینهها را تا جای ممکن کاهش دهیم.
صفر تا صد جذب و استخدام حرفهای با ATS سنجمان
بخش قابلتوجهی از هزینههای استخدام به زمان صرفشده برای کارهای تکراری، خطاهای انسانی و نبود یک سیستم منسجم برای مدیریت داوطلبان مربوط میشود. سامانه ATS سنجمان با یکپارچهسازی مراحل مختلف جذب و استخدام و استفاده رایگان از آزمونهای روانشناختی، به سازمانها کمک میکند تا فرایند استخدام را سریعتر، دقیقتر و کمهزینهتر مدیریت کنند.
سوالات متداول
حال که با کاهش هزینه استخدام در سازمان آشنا شدیم، در ادامه به مهمترین سوالات رایج در این حوزه پاسخ خواهیم داد.
1) روش های کاهش هزینه های نیروی انسانی چیست؟
کاهش هزینههای نیروی انسانی فقط با کاهش تعداد کارکنان انجام نمیشود. بهینهسازی فرایندهای کاری، استفاده بهتر از ظرفیت نیروهای فعلی، کاهش استخدامهای غیرضروری، بهکارگیری ابزارهای خودکار و استفاده از شیوههایی مانند دورکاری در موقعیتهای مناسب میتواند به مدیریت هزینههای نیروی انسانی کمک کند. همچنین بررسی بهرهوری کارکنان و شناسایی هزینههای اضافی در فرایندهای سازمان، به کنترل بهتر این هزینهها کمک میکند.
۲) چه عواملی باعث افزایش هزینه استخدام در سازمان میشوند؟
هزینه استخدام فقط به انتشار آگهی محدود نمیشود و مواردی مانند خرید خدمات استخدامی، زمان کارشناسان منابع انسانی، بررسی رزومهها، مصاحبه و ارزیابی، آزمونهای استخدامی، هماهنگی مراحل جذب و آموزش نیروی جدید را نیز شامل میشود. استخدام ناموفق و نیاز به جایگزینی نیروی جدید نیز میتواند هزینه قابل توجهی برای سازمان ایجاد کند.
۳) چگونه هزینه هر استخدام را محاسبه کنیم؟
برای محاسبه هزینه هر استخدام، مجموع هزینههای مستقیم و غیرمستقیم فرایند جذب در یک دوره مشخص را بر تعداد نیروهای استخدامشده در همان دوره تقسیم میکنیم. با این روش میتوان میانگین هزینه صرفشده برای جذب هر نیروی جدید را به دست آورد.
منابع
۱) sunbytes
