پیاده سازی ATS در سازمان به آماده‌سازی فرآیندهای استخدام، انتقال اطلاعات و هماهنگی میان کاربران نیاز دارد. اجرای درست این مراحل کمک می‌کند سامانه با ساختار سازمان هماهنگ شده و در فعالیت‌های روزمره منابع انسانی به کار گرفته شود. در ادامه این مطلب از بلاگ سنجمان مراحل پیاده‌سازی ATS و چک‌لیست اقدامات لازم از شروع تا راه‌اندازی نهایی را بررسی می‌کنیم.
مراحل پیاده سازی ATS در سازمان چیست؟
پیاده سازی ATS فرایندی است که طی آن نرم‌افزار را با نیازها و شیوه استخدام سازمان هماهنگ کرده و آن را برای استفاده روزمره در اختیار تیم منابع انسانی و مدیران قرار می‌دهیم. این فرایند با بررسی وضعیت فعلی و تعیین اهداف شروع شده و تا راه‌اندازی نهایی و ارزیابی عملکرد سامانه ادامه پیدا می‌کند.
مراحل اصلی پیاده سازی ATS در سازمان شامل موارد زیر هستند.
- شناسایی چالش‌های موجود در فرآیند جذب و استخدام
- تعیین اهداف اصلاحی جهت بهینه‌سازی فرآیند جذب و استخدام
- پیکربندی ATS و تنظیم گردش کارها
- آماده‌سازی و انتقال اطلاعات متقاضیان
- اتصال سامانه به ابزارهای مورد نیاز
- آزمایش عملکرد ATS و رفع مشکلات
- آموزش کاربران و آماده‌سازی کارکنان
- راه‌اندازی نهایی و ارزیابی عملکرد سامانه
اکنون که می‌دانیم مراحل پیاده سازی ATS در سازمان چیست، در ادامه هر یک از مراحل بالا را با اقداماتی که برای اجرای آن لازم است بررسی می‌کنیم.
۱) شناسایی چالش‌های موجود در فرآیند جذب و استخدام
پیش از شروع پیاده‌سازی، مراحل مختلف فرآیند جذب نیرو را از زمان ثبت درخواست جذب تا انتخاب نیروی نهایی به‌طور دقیق بررسی می‌کنیم تا چالش‌های فعلی موجود در این فرآیند به‌طور دقیق شناسایی شود. همچنین در هنگام بررسی مراحل جذب، به نکات کلیدی و اجرایی توجه می‌کنیم تا چالش‌های احتمالی به دقیق‌ترین شکل روشن شوند.
در ادامه این موارد را معرفی می‌کنیم.
- نحوه دریافت رزومه‌ها
- شیوه بررسی متقاضیان
- محل نگهداری اطلاعات
- ابزارهای ارزیابی مورد استفاده
- روش هماهنگی مصاحبه‌ها
- نکات مورد نظر در تدوین گزارش
کارشناسان جذب و استخدام با ارزیابی دقیق این نکات و ردیابی مراحل جذب، کوچک‌ترین چالش‌های احتمالی مانند «ناهماهنگی ارزیاب‌ها برای حضور در جلسه» یا «نبود پرسشنامه ارزیابی دقیق برای جذب موقعیت شغلی خاص» را شناسایی می‌کنند.
۲) تعیین اهداف اصلاحی جهت بهینه‌سازی فرآیند جذب و استخدام
با شناسایی چالش‌های موجود در فرآیند جذب سازمانی، در گام بعد می‌توانیم اهداف یا اقدامات اصلاحی جهت بهینه‌سازی پروژه را در نظر بگیریم.
در ادامه برخی از مهم‌ترین رفتارهای اصلاحی برای بهینه‌سازی فرآیند جذب را معرفی می‌کنیم.
- متمرکز کردن اطلاعات متقاضیان
- کاهش زمان بررسی رزومه‌ها و استخدام
- جلوگیری از ثبت تکراری اطلاعات
- بهبود هماهنگی میان منابع انسانی و مدیران
- جلوگیری از مصاحبه یا غربالگری سلیقه‌ای
- غربالگری رزومه با هوش مصنوعی با هدف افزایش سرعت و دقت
- دسترسی سریع‌تر به گزارش‌های جذب و استخدام
همچنین از ابتدای پروژه، مسئولیت اعضای تیم شامل منابع انسانی، فناوری اطلاعات، مدیران واحدها و نماینده شرکت ارائه‌دهنده ATS را مشخص می‌کنیم تا پیگیری اقدامات و تصمیم‌گیری‌ها بدون ابهام انجام شود.
۳) طراحی فرآیند استخدام و مشخص کردن مسئولیت‌ها
بعد از شناخت وضعیت موجود، مسیر استخدام را متناسب با ساختار سازمان و اهداف اصلاحی طراحی می‌کنیم. در این مرحله، ترتیب مراحل جذب، شرایط انتقال متقاضی به مرحله بعد و مسئول انجام هر فعالیت مشخص می‌شود.
مثال از طراحی فرآیند استخدام
برای نمونه، یک فرآیند استخدام می‌تواند شامل موارد زیر باشد.
- ثبت و تأیید درخواست جذب
- انتشار آگهی
- دریافت رزومه‌ها
- غربالگری رزومه‌ها
- احراز اولیه تلفنی
- ارزیابی با تست‌های شخصیت‌شناسی
- مصاحبه آنلاین منابع‌انسانی
- ارزیابی فنی
- مصاحبه نهایی و ارائه پیشنهاد همکاری
البته لازم نیست همه موقعیت‌های شغلی به‌طور از یک مسیر پیروی کنند و تیم‌های منابع انسانی حرفه‌ای، فرآیند هر گروه شغلی را بر اساس نیازهای همان موقعیت تنظیم می‌کنند. همچنین باید وضعیت پرونده در شرایط مختلف روشن باشد. برای مثال در نظر بگیریم که اگر متقاضی رد شود، از ادامه فرآیند انصراف دهد یا استخدام برای مدتی متوقف گردد، نتیجه چگونه در سامانه ثبت خواهد شد.
در انتهای این فرآیند مشخص می‌کنیم که هر کدام از همکاران مسئولیت کدام یک از مراحل را بر عهده دارد. برای مثال، کارشناس منابع انسانی بررسی اولیه رزومه‌ها را انجام می‌دهد، مدیر واحد تخصصی نتیجه مصاحبه فنی را ثبت می‌کند و تأیید نهایی بر عهده مدیر مربوطه و سرپرست منابع انسانی است.
۴) پیکربندی ATS و تنظیم گردش کارها
پس از طراحی فرآیند استخدام، نوبت به پیاده‌سازی آن در سامانه جذب و استخدام می‌رسد. در این گام، تمام مراحل جذب، فرم‌ها، اطلاعات مورد نیاز و سطح دسترسی کاربران را مطابق نیاز سازمان تنظیم می‌کنیم. در بیشتر مواقع پیاده‌سازی ATS با همکاری یکی از کارشناسان شرکت تولیدکننده ATS انجام می‌شود تا از ایجاد ابهام یا سؤال جلوگیری شود.
مهم‌ترین تنظیمات شامل موارد زیر هستند.
- تعریف مراحل استخدام: تعریف وضعیت‌هایی مانند بررسی رزومه، مصاحبه و ارزیابی نهایی و مشخص کردن شرایط انتقال متقاضی میان آن‌ها
- تدوین یا بارگذاری فرم‌ها: تعیین اطلاعات ضروری برای ثبت درخواست جذب، موقعیت شغلی و مشخصات متقاضی
- تدوین پروفایل برای ارزیاب‌ها: ایجاد اکانت کاربری برای هر کدام از ارزیاب‌ها جهت ایفای نقش مجزا در فرآیند جذب
- تعیین سطوح دسترسی: تعیین میزان دسترسی هر کدام از کاربران به اطلاعات و امکانات سامانه
- طراحی پیام‌ها و اعلان‌ها: تنظیم پیام‌هایی مانند تأیید دریافت رزومه، دعوت به مصاحبه استخدامی و اطلاع‌رسانی درباره تغییر وضعیت درخواست
- یکپارچه‌سازی با پلتفرم‌های کاریابی: متصل کردن آگهی‌های شغلی به جاب‌بردهایی مانند «جاب‌ویژن» یا «جابینجا»
در تنظیم فرم‌ها باید از دریافت اطلاعات غیرضروری خودداری کنیم و سطح دسترسی را نیز متناسب با مسئولیت افراد در نظر بگیریم. همچنین پیش از فعال‌سازی پیام‌های خودکار، متن و شرایط ارسال آن‌ها را بررسی می‌کنیم تا اطلاع‌رسانی اشتباه یا تکراری انجام نشود.
۵) آماده‌سازی و انتقال اطلاعات متقاضیان
اگر سوابق متقاضیان در فایل‌های اکسل، ایمیل‌ها، پوشه‌های سازمانی یا نرم‌افزار قبلی نگهداری می‌شوند، باید تمام اطلاعات مورد نیاز را به ATS جدید منتقل کنیم. این کار با شناسایی منابع اطلاعاتی و بررسی کیفیت داده‌ها آغاز می‌شود. پیش از انتقال اطلاعات قبلی، ابتدا نیاز داریم تا تمام موارد را پاک‌سازی و دسته‌بندی کنیم.
در زیر می‌توانیم مراحل اجرایی و گام‌به‌گام سازمان‌دهی اطلاعات را مشاهده کنیم.
- رزومه‌های تکراری را شناسایی و ادغام می‌کنیم.
- اطلاعات ناقص یا اشتباه را اصلاح خواهیم کرد.
- قالب تاریخ‌ها، شماره تماس‌ها و سایر فیلدها را یکسان می‌کنیم.
- پرونده‌های فعال را از سوابق بسته‌شده جدا خواهیم کرد.
- اطلاعات غیرضروری را از فهرست انتقال کنار می‌گذاریم.
بعد از پیش‌برد مراحل بالا، ساختار اطلاعات سامانه قبلی را با فیلدهای ATS جدید تطبیق می‌دهیم تا هر داده در بخش درست قرار بگیرد. همچنین بهتر است ابتدا تعدادی از پرونده‌ها را به‌صورت آزمایشی منتقل کنیم. در این بررسی، صحت مشخصات متقاضیان، قابل مشاهده بودن فایل‌های رزومه، حفظ سوابق استخدام و نبود اطلاعات تکراری را کنترل خواهیم کرد.
همچنین در برخی سیستم‌های جذب و استخدام، امکان «بارگذاری گروهی» حجم زیادی از اطلاعات فراهم شده است. در این موارد، یک اکسل نمونه از شیوه دسته‌بندی درست اطلاعات برای بارگذاری در سامانه وجود دارد. کارشناسان جذب و استخدام با ارزیابی ساختار اکسل، متوجه می‌شوند که شیوه درست بارگذاری اطلاعات در سامانه چگونه است. در نهایت پس از تأیید نتیجه، انتقال اصلی را انجام می‌دهیم.
۶. اتصال سامانه به ابزارهای مورد نیاز
برای جلوگیری از ثبت چندباره اطلاعات و هماهنگ کردن فعالیت‌های استخدامی، ممکن است لازم باشد ATS را به بعضی ابزارهای سازمان متصل کنیم. انتخاب این ابزارها به شیوه کار سازمان و امکانات نرم‌افزار بستگی دارد.
اتصال‌های رایج شامل موارد زیر هستند.
- وب‌سایت سازمان: دریافت درخواست‌های شغلی از صفحه فرصت‌های همکاری
- سایت‌های کاریابی: دریافت رزومه‌ها و مدیریت آگهی‌های استخدام
- ایمیل و تقویم: ارسال دعوت‌نامه و هماهنگی زمان مصاحبه
- سامانه منابع انسانی: انتقال اطلاعات موردنیاز پس از استخدام
- ابزارهای ارزیابی: ثبت نتایج آزمون‌ها و ارزیابی متقاضیان
لازم نیست همه اتصال‌ها را هم‌زمان فعال کنیم. ابتدا ابزارهایی را در اولویت قرار می‌دهیم که نقش مهم‌تری در فرآیند جذب دارند. پس از اتصال نیز انتقال اطلاعات و عملکرد ارتباط میان سامانه‌ها را آزمایش می‌کنیم تا خطا یا نقصی در تبادل داده‌ها وجود نداشته باشد.
۷. آزمایش عملکرد ATS و رفع مشکلات
پیش از استفاده رسمی، ابتدا ضروری است تا مطمئن شویم که سامانه مطابق تنظیمات انجام‌شده کار می‌کند. برای این کار، یک موقعیت شغلی آزمایشی تعریف کرده و مراحل آن را از ثبت درخواست جذب تا بررسی رزومه، مصاحبه و ثبت نتیجه نهایی در ATS پیش می‌بریم.
در این اقدام آزمایشی، موارد زیر را بررسی خواهیم کرد.
- ثبت و تأیید درخواست جذب نیرو
- ارتباط درست رزومه‌ها با موقعیت شغلی
- انتقال متقاضیان میان مراحل استخدام
- عملکرد سطح دسترسی کاربران
- ارسال صحیح پیام‌ها و اعلان‌ها
- ارتباط با سایت‌های کاریابی و سایر سامانه‌ها
- صحت گزارش‌ها و اطلاعات انتقال‌یافته
همچنین سناریوهای مختلف، مانند رد شدن متقاضی یا انصراف او از ادامه فرآیند را آزمایش می‌کنیم. هر مشکلی که شناسایی شود باید همراه با اولویت و مسئول پیگیری ثبت گردد. به‌طور کلی «بهترین نرم‌افزارهای جذب و استخدام» همواره با پشتیبانی دقیق همراه هستند. در نهایت پس از اصلاح نیز همان مرحله را دوباره آزمایش می‌کنیم تا از برطرف‌شدن ایراد مطمئن شویم.
۸. آموزش کاربران و آماده‌سازی کارکنان
برای استفاده مؤثر از ATS، کاربران باید نحوه انجام وظایف خود را در سامانه بدانند. به همین دلیل، آموزش را متناسب با نقش هر گروه برگزار می‌کنیم:
• کارشناسان جذب: ثبت موقعیت شغلی، بررسی رزومه و به‌روزرسانی وضعیت متقاضیان
• مدیران استخدام: مشاهده متقاضیان و ثبت بازخورد مصاحبه
• مصاحبه‌کنندگان: مشاهده اطلاعات موردنیاز و ثبت نتیجه ارزیابی
• مدیران منابع انسانی: بررسی گزارش‌ها و نظارت بر فرآیند جذب
علاوه بر آموزش، باید تاریخ شروع استفاده از سامانه و تغییرات ایجادشده در فرآیند استخدام را به کارکنان اطلاع دهیم. برای مثال، اگر ثبت بازخورد مصاحبه قرار است فقط از طریق ATS صورت گیرد، این موضوع باید پیش از راه‌اندازی به افراد اعلام شود. در هفته‌های اول نیز بهتر است فرد یا واحد مشخصی مسئول پاسخ‌گویی به پرسش‌ها و پیگیری مشکلات کاربران باشد. آماده‌سازی یک راهنمای کوتاه برای فعالیت‌های پرتکرار می‌تواند به استفاده صحیح از سامانه کمک کند.
۹. راه‌اندازی نهایی و ارزیابی عملکرد سامانه
پس از تکمیل تنظیمات، انتقال اطلاعات، آزمایش و آموزش کاربران، می‌توانیم استفاده رسمی از ATS را آغاز کنیم. راه‌اندازی سامانه ممکن است به‌صورت یک‌باره یا مرحله‌ای انجام شود. در روش مرحله‌ای، ابتدا یک واحد یا چند موقعیت شغلی از ATS استفاده می‌کنند و پس از بررسی مشکلات، استفاده از آن به سایر بخش‌ها گسترش می‌یابد.
در هفته‌های ابتدایی، بازخورد کاربران و خطاهای احتمالی را پیگیری می‌کنیم. ممکن است بعضی مراحل استخدام نیاز به اصلاح داشته، اعلان‌ها به‌درستی ارسال نشده یا کاربران برای انجام برخی فعالیت‌ها به آموزش بیشتری نیاز داشته باشند. این موارد را ثبت می‌کنیم و بر اساس میزان تأثیر خود بر فرآیند استخدام، برای رفع آن‌ها اولویت تعیین می‌کنیم.
برای سنجش نتیجه پروژه، عملکرد سامانه را با اهدافی که در ابتدای کار تعیین کرده‌ایم مقایسه می‌کنیم.
شاخص‌های زیر می‌توانند در این ارزیابی کاربرد داشته باشند.
- زمان جذب نیرو: مدت‌زمان موردنیاز برای تکمیل موقعیت شغلی
- زمان بررسی اولیه رزومه: سرعت بررسی درخواست‌های دریافتی
- میزان استفاده کاربران: میزان فعالیت کارکنان در سامانه
- نرخ پیشرفت متقاضیان: وضعیت عبور افراد از مراحل مختلف استخدام
- تجربه متقاضیان: کیفیت اطلاع‌رسانی و ارتباط با افراد در طول فرآیند
- میزان کارهای دستی: فعالیت‌هایی که همچنان خارج از ATS انجام می‌شوند
- خطاهای اطلاعاتی: میزان نقص یا تکرار داده‌ها
بهتر است وضعیت این شاخص‌ها را پیش از راه‌اندازی ثبت کرده و پس از شروع استفاده از سامانه نیز در بازه‌های مشخص بسنجیم. به این ترتیب، می‌توانیم میزان پیشرفت را ارزیابی کرده و بخش‌هایی را که هنوز به اصلاح نیاز دارند، شناسایی کنیم.
چک‌لیست نهایی پیاده سازی ATS در سازمان
برای اینکه مراحل پیاده سازی ATS در سازمان قابل پیگیری باشند، می‌توانیم از چک‌لیست زیر استفاده کنیم. بهتر است در هر مرحله، مسئول انجام کار و وضعیت تکمیل آن را نیز ثبت نماییم.
مرحله اول: پیش از پیاده‌سازی
ارزیابی چالش‌ها و تنظیم اهداف اصلی که با اقدامات زیر انجام می‌شود.
- وضعیت فعلی فرآیند جذب و استخدام بررسی شده است.
- مشکلات و نیازهای اصلی سازمان مشخص شده‌اند.
- اهداف پیاده‌سازی تعیین گردیده‌اند.
- مسئول پروژه و اعضای تیم اجرایی مشخص شده‌اند.
- فرآیند مورد نظر استخدام طراحی شده است.
مرحله دوم: آماده‌سازی و تنظیم سامانه
پیاده‌سازی عملیاتی و طراحی مراحل جذب که با گام‌های اجرایی زیر انجام می‌شود.
- مراحل و گردش کار استخدام در ATS تعریف شده‌اند.
- فرم‌ها و اطلاعات مورد نیاز تنظیم گردیده‌اند.
- نقش‌ها و سطح دسترسی کاربران مشخص شده‌اند.
- پیام‌ها و اعلان‌های مورد نیاز آماده هستند.
مرحله سوم: انتقال اطلاعات و اتصال سامانه‌ها
سامان‌دهی و بارگزاری اطلاعات قبلی در سامانه جدید که با مراحل اجرایی زیر انجام می‌شود.
- محل نگهداری اطلاعات قبلی شناسایی شده است.
- داده‌های تکراری و ناقص بررسی و پاک‌سازی شده‌اند.
- اطلاعات مورد نیاز برای انتقال مشخص گردیده‌اند.
- انتقال آزمایشی انجام شده است.
- صحت اطلاعات منتقل‌شده مورد بررسی قرار گرفته‌اند.
- اتصال‌های مورد نیاز راه‌اندازی و آزمایش شده‌اند.
مرحله چهارم: آزمایش و آماده‌سازی کاربران
ارزیابی کارکرد صحیح و استاندارد نرم‌افزار که به‌طور معمول در ارتباط با تیم پشتیبانی شرکت تولیدکننده انجام می‌شود و در اقدامات اجرایی زیر ذکر شده است.
- یک فرآیند استخدام آزمایشی از ابتدا تا انتها اجرا شده است.
- دسترسی کاربران و عملکرد اعلان‌ها بررسی شده‌اند.
- خطاهای شناسایی‌شده برطرف گردیده‌اند.
- کاربران متناسب با نقش خود آموزش دیده‌اند.
- مسیر پشتیبانی و پیگیری مشکلات مشخص شده است.
مرحله پنجم: راه‌اندازی و ارزیابی
فرآیند نهایی استفاده از سامانه و افزایش بهره‌وری در فرآیند جذب که با اقدامات زیر انجام می‌شود.
- آمادگی سامانه برای استفاده رسمی تأیید شده است.
- برنامه راه‌اندازی مرحله‌ای یا سراسری مشخص گردیده‌اند.
- عملکرد سامانه پس از راه‌اندازی پایش می‌شود.
- بازخورد کاربران جمع‌آوری و مورد بررسی قرار می‌گیرند.
- شاخص‌های موفقیت با اهداف اولیه مقایسه می‌شوند.
- اصلاحات و بهینه‌سازی‌های مورد نیاز صورت می‌پذیرند.
اکنون که به خوبی با چک‌لیست نهایی پیاده سازی ATS در سازمان آشنا شدیم، در ادامه روش ارزیابی برای میزان موفقیت آن را نیز توضیح می‌دهیم.
اشتباهات رایج در پیاده سازی ATS در سازمان که باید از آن‌ها جلوگیری کنیم
شناخت اشتباهات رایج در پیاده سازی ATS در سازمان کمک می‌کند تا از دوباره‌کاری و اختلال در فرآیند استخدام جلوگیری کنیم.
- شروع پیکربندی بدون طراحی فرآیند استخدام: اگر مراحل و مسئولیت‌ها از قبل مشخص نباشند، ممکن است تنظیمات سامانه چند بار تغییر کنند یا با نیاز واقعی سازمان هماهنگ نباشند.
- انتقال تمام اطلاعات قدیمی بدون پاک‌سازی: واردکردن رزومه‌های تکراری، ناقص یا غیرضروری باعث شلوغ‌شدن پایگاه اطلاعاتی و دشوارشدن جست‌وجو و گزارش‌گیری می‌شود.
- تعریف دسترسی‌های نامناسب: اگر سطح دسترسی کاربران به‌درستی تعیین نشود، ممکن است افراد به اطلاعاتی دسترسی پیدا کنند که برای انجام وظایف خود به آن‌ها نیازی ندارند.
- نادیده‌گرفتن آزمایش اتصال‌ها: فعال‌بودن اتصال میان ATS و سایر سامانه‌ها تضمین نخواهد کرد که اطلاعات بدون خطا منتقل می‌شوند. هر اتصال باید پیش از راه‌اندازی رسمی مورد آزمایش قرار گیرد.
- آموزش ناکافی کاربران: اگر کارکنان از نحوه کار با سامانه اطلاع نداشته یا از تغییر فرآیندها مطلع نباشند، ممکن است همچنان از روش‌های قبلی مانند فایل‌های پراکنده و ایمیل برای پیگیری استخدام استفاده کنند.
- راه‌اندازی سراسری بدون اجرای آزمایشی: شروع استفاده در تمام واحدها پیش از شناسایی مشکلات می‌تواند اختلال‌ها را گسترده‌تر کند. اجرای آزمایشی فرصتی برای اصلاح این ایرادها است.
- عدم برخورداری از برنامه پشتیبانی پس از راه‌اندازی: مشکلات کاربران و نیاز به اصلاح تنظیمات با شروع استفاده رسمی تمام نشده و باید مسئول مشخصی برای پیگیری آن‌ها تعیین کنیم.
اکنون که به خوبی با اشتباهات رایج در پیاده سازی ATS در سازمان آشنا شدیم، در ادامه نرم‌افزار جذب و استخدام یا ATS سنجمان را معرفی خواهیم کرد.
صفر تا صد جذب و استخدام ساختاریافته با سیستم ATS سنجمان
نرم‌افزار جذب و استخدام سنجمان با امکاناتی مانند مرحله‌بندی فرآیند جذب، فرم‌ساز اختصاصی، شناسایی رزومه‌های تکراری و ثبت گزارش مصاحبه، به سازمان‌ها کمک می‌کند مراحل استخدام را منظم‌تر مدیریت نمایند. امکان اطلاع‌رسانی ایمیلی و پیامکی، گزارش‌گیری از فرآیند جذب و اتصال به جاب‌بردها و هوش مصنوعی نیز از دیگر قابلیت‌های این سامانه است. با استفاده از سیستم ATS سنجمان، می‌توان مراحل جذب را متناسب با نیاز سازمان طراحی و اطلاعات متقاضیان را در طول فرآیند استخدام پیگیری کرد.
سوالات متداول
حال که به خوبی با پیاده سازی ATS در سازمان آشنا شدیم، در ادامه سوالات رایج در این باره را پاسخ می‌دهیم.
۱. پیاده سازی سیستم ATS در سازمان از کجا شروع می‌شود؟
پیاده‌سازی ATS با بررسی فرآیند فعلی جذب و استخدام، شناسایی مشکلات و تعیین اهداف پروژه آغاز و پس از آن، مراحل استخدام و مسئولیت افراد مشخص و در نهایت، سامانه بر اساس نیازهای سازمان تنظیم می‌شود.
۲. پیاده‌سازی ATS شامل چه مراحلی است؟
این فرایند معمولاً شامل بررسی نیازهای سازمان، طراحی گردش کار استخدام، پیکربندی نرم‌افزار، انتقال اطلاعات متقاضیان، اتصال به ابزارهای موردنیاز، آزمایش سامانه، آموزش کاربران و راه‌اندازی نهایی است.
۳. اطلاعات متقاضیان در سیستم ATS چگونه منتقل می‌شوند؟
ابتدا اطلاعات موجود در فایل‌ها، ایمیل‌ها و نرم‌افزارهای قبلی شناسایی و بررسی می‌شوند. سپس داده‌های تکراری یا ناقص پاک‌سازی شده و اطلاعات باقی‌مانده پس از تطبیق با فیلدهای سامانه جدید، به‌صورت آزمایشی و در نهایت کامل منتقل می‌شوند.
۴. موفقیت پیاده‌سازی ATS را چگونه ارزیابی کنیم؟
برای ارزیابی نتیجه، شاخص‌هایی مانند زمان جذب نیرو، مدت‌زمان بررسی رزومه‌ها، میزان استفاده کاربران، تعداد فعالیت‌های دستی و خطاهای ثبت اطلاعات را بررسی می‌کنیم. مقایسه این شاخص‌ها با وضعیت پیش از راه‌اندازی، میزان بهبود فرآیند استخدام را نشان می‌دهد.
۵. آموزش کارکنان در زمان پیاده‌سازی ATS چه اهمیتی دارد؟
کاربران باید متناسب با نقش خود، نحوه استفاده از سامانه را یاد بگیرند. همچنین لازم است زمان شروع استفاده رسمی از ATS و مسئولیت هر فرد در ثبت و پیگیری فعالیت‌های استخدامی مشخص شود تا سامانه به ابزار اصلی مدیریت فرآیند جذب تبدیل شود.
منابع
۱. thehirehub
۲. 100hires
۳. compono
